So werden Sie redundante Unternehmensdaten los

8. März 2017

Daten bieten heute in vielen Fällen die Basis für neue Geschäftsmodelle. Doch wie sollten IT-Verantwortliche angesichts der stetig wachsenden Datenmengen die Datenpflege in ihrem Unternehmen optimieren? Diese drei Schritte helfen.

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Fast in jedem Unternehmen, und wahrscheinlich auch bei Ihnen, werden Daten mehrfach gespeichert sein. Die Gründe hierfür kennen Sie vermutlich auch: Verschiedene Kollegen speichern die gleiche Datei ab, Kopien werden angelegt oder neue Ordnerstrukturen entstehen alle paar Monate, ohne, dass die alten gelöscht werden.

Die Experten von IDC haben bereits 2015 in ihrem Whitepaper „Common gaps in data control“ angegeben, dass pro Speicherort durchschnittlich 13 Kopien von einer Originaldatei angelegt werden.

Und jetzt denken Sie nur kurz an Big Data Lösungen, die seit 2015 vermehrt in Unternehmen eingesetzt werden. Die Ansammlung von Dateien und deren Kopien wächst exponentiell, der mit den gesammelten Daten generierte Umsatz hat sich in den vergangenen zwei Jahren fast verdoppelt.

Datenpflege einfach gemacht

Sie wollen der Herausforderung der Digitalisierung mit möglichst geringen Risiken entgegentreten? Mit diesen drei Schritten zeigen wir Ihnen, wie eine optimale Datenhaltung als Basis Ihrer Digitalisierung heute aussehen sollte:

1. Zentralisieren Sie Ihre IT-Architektur
Mit diesem Schritt gehen Sie auf „Nummer sicher“. Mit einer zentralen Datenhaltung sorgen Sie für einen logisch aufbereiteten und von jedem Mitarbeiter individuell nutzbaren Datenpool. Gleichzeitig können Sie sich sicher sein, dass Sie redundanter Datenhaltung vorbeugen – zumindest auf dem zentralen Speicherplatz.

Ihre Kollegen finden alle Daten auf der zentralen Datenbank, Redundanzen entstehen nur noch auf den lokalen Arbeitsgeräten der einzelnen Mitarbeiter.

Tipp für IT-Experten: Verknüpfen Sie möglichst auch alle Anwendungen in Ihrem Unternehmen mit einer alleinigen Datenbank. So reduzieren Sie nicht nur die Anzahl an Kopien, sondern auch die Anzahl der Schnittstellen.

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2. Standardisieren Sie alle Anwendungen
Durch Freeware, kostenlose Testversionen oder unterschiedliche Betriebssysteme nutzen viele Arbeitstätige immer häufiger unterschiedliche Software. Bildbearbeitungsprogramme sind schnell runtergeladen, Kollegen mit Windows exportieren Dateien für Apple OS X – nur um ein paar Beispiele zu nennen.

Hier sollten Sie darauf achten, dass die verschiedenen Anwendungen in Ihrem Unternehmen standardisiert werden. Das sorgt neben einer einfacheren Datenpflege und -verwaltung auch ganz nebenbei noch für einen Zeitgewinn Ihrer Mitarbeiter – schließlich müssen diese bei standardisierter Software nicht mehr selbstständig auf die Suche gehen.

Über Abo-Modelle wie Office 365 oder die Adobe Creative Cloud können solche Anwendungs-Mixe heute schon relativ gut überwunden werden.

Am Thema Lizenzmanagement kommen Sie aber dennoch nicht vorbei. Denn: Nur wenn Sie möglichst flexibel und in Echtzeit auf neue Anforderungen bei Ihren Unternehmens-Anwendungen eingehen, können Sie auch eine einheitliche Software-Landschaft langfristig gewährleisten.

3. Verhindern Sie neue Redundanzen

Die Digitale Transformation steht häufig für moderne, digitale Lösungen, die Unternehmen effizienter gestalten, Prozesse vereinfachen und neue Geschäftsmodelle ermöglichen sollen. Ein häufig genanntes Standbein hier: Big Data.

Doch denken Sie immer daran, mit jeder neuen Big Data Lösung und jedem neuen Datenpool – etwa für eine neue Filiale oder eine neue Maschine – erhöhen Sie auch wieder das Risiko, dass neue Redundanzen entstehen.

Unser Tipp: Sollten Sie bereits einen IT-Dienstleister für Big Data Lösungen haben, dann achten Sie darauf, dass Sie mit jedem neuen Datenpool beziehungsweise jeder neuen Big Data Lösung auch mindestens zwei bestehende ersetzen können. Weitere Informationen erhalten Sie auch hier.

Quelle Titelbild: Evernine

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