Deutsche bleiben Aktenordnern treu
Deutsche Verbraucher archivieren wichtige Dokumente vor allem auf Papier – im Gegensatz zu Unternehmen. Im Schnitt hat jeder Deutsche sieben volle Aktenordner bei sich zu Hause stehen. Dies sind Ergebnisse einer Umfrage im Auftrag des Hightech-Verbands Bitkom.
Rechnungen und Verträge sind in digitaler Form einfacher zu verwalten und haben außerdem in vielen Fällen denselben rechtlichen Stellenwert wie ein Papierbeleg. Dennoch sparen sich 82 Prozent das Einscannen und heften lieber Papierdokumente ab.
„Während sich in Unternehmen die digitale Archivierung von Dokumenten weitgehend durchgesetzt hat, sind die meisten Verbraucher noch skeptisch“, sagt Bitkom-Hauptvorstand Andreas Nowottka. Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind sehr unterschiedlich: Sie reichen von fehlenden Geräten bis zur Angst vor Datenverlust.
Nowottka: „Die Vorteile der digitalen Speicherung von Dokumenten sind vielen Verbrauchern nicht bewusst. So etwa die Möglichkeit, alle Dokumente zu durchsuchen und zu verschlagworten oder mit intelligenten Regeln die Dokumentenarbeit zu erleichtern. Digitale Dokumente lassen sich zudem verschlüsseln und in der Cloud speichern.“ Hier seien sie auch bei einem Brand oder Einbruch zu sicher.
Viele Unternehmen dagegen speichern laut Bitkom ihre Dokumente bereits seit Jahren digital. Und sparen damit oft mehrere Tausend Euro pro Jahr gegenüber der Archivierung von Papierdokumenten. Eingescannte Dokumente werden von den Finanzbehörden anerkannt, auch wenn das Original auf Papier vernichtet wurde.
CANCOM vereinigt mehr als 20 Jahre Erfahrung in IT-Beratung und Integration mit innovativen Dienstleistungen. Die CANCOM-Mitarbeiter verfügen über langjährige Projekterfahrung sowie wichtige Herstellerzertifizierungen für aktuelle Technologien. Hierzu müssen jedoch einige Punkte beachtet werden: Die Speicherung der digitalen Dokumente muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBS) entsprechen, wie sie vom Bundesfinanzministerium festgelegt wurden. Zudem muss sichergestellt sein, dass während der gesamten Speicherdauer die digitalen Kopien nicht verändert wurden.
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