15. Juli 2014 | pArtikel drucken | kKommentieren
Ratgeber: So gestalten Sie Online-Meetings erfolgreich

Fünf Goldene Regeln für Web-Konferenzen

Web-Konferenzen sparen den Teilnehmern Zeit und dem Unternehmen Reisekosten. Zusätzlich profitieren alle Beteiligten von kürzeren Entscheidungszyklen und schnelleren Ergebnissen in den Geschäftsprozessen.

Der Einsatz von Kommunikationsmedien und Endgeräten in den Unternehmen ist vielfältig: Mitarbeiter kommunizieren per Mail, Telefon, SMS, Video, Chat oder in Blogs. Zeitverlust sowie komplizierte Abstimmungsprozesse sind oft die Folge.

„Sind jedoch schnelle und fundierte Entscheidungen gefragt, so sind sofortige Erreichbarkeit der Mitarbeiter und Zugriff auch wichtige Unternehmensdaten unerlässlich. Erste Wahl unter den Kommunikationsmitteln sind dann Web-Konferenzen. Damit lassen sich auch Mitarbeiter an verteilten Standorten ohne Probleme einbinden“, sagt Alexander Ernst, Manager Solution Sales in der CANCOM GmbH.

Allerdings ist eine Online-Konferenz ebenso wenig ein Selbstläufer wie ein Präsenz-Meeting. Vielmehr gilt es einige Besonderheiten zu beachten, wenn Online-Meetings die gewünschte Effektivität entfalten sollen.

1. Gute Vorbereitung ist das A und O

Erfolgsfaktor Nummer 1 für jedes Meeting ist: gute Vorbereitung – und zwar von allen Teilnehmern. Machen Sie sich klar, welche Rolle Sie in dem bevorstehenden Meeting innehaben. Aus der Rolle ergeben sich die Maßnahmen, die im Vorfeld zu treffen sind: Informationen beschaffen, Lösungsvorschläge skizzieren oder auch den Termin an einen besser geeigneten Mitarbeiter übergeben – mit entsprechender Kommunikation an die anderen Teilnehmer.

Fragen Sie sich auch, welches Ergebnis Sie erreichen möchten und wie Sie am besten vorgehen sollten. Überlegen Sie beispielsweise genau, mit welchen Argumenten Sie eine Änderung im Projektplan beantragen und verdeutlichen Sie die Vorteile der Änderungen auch visuell. Und als Leiter einer Konferenz machen Sie sich unbedingt vorab mit der Funktionalität der Conferencing-Lösung vertraut. Setzen Sie notfalls einen Moderator ein, der mehr Erfahrung mit dem System hat.

2. Pünktlichkeit steigert die Produktivität

Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto teurer wird es, wenn Sie die anderen warten lassen – auch wenn jeder an seinem eigenen Schreibtisch sitzt. Konkret bedeutet das: Melden Sie sich einige Minuten vor Beginn des Meetings im virtuellen Meeting-Raum an, damit die Besprechung oder Präsentation rechtzeitig beginnen kann. Sorgen Sie dafür, dass Sie die entsprechenden Links und Einwahlnummern auch unterwegs parat haben.

3. Tools und Funktionen einsetzen

Heutige Lösungen für Web-Konferenzen bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die Konzentration der Teilnehmer zu erhöhen und die Produktivität des Teams zu verbessern. Lassen Sie andere Teilnehmer ihre Berichte und Vorschläge selbst präsentieren, in dem Sie die Tastatur- und Mauskontrolle übergeben und wieder zurücknehmen.

Stellen Sie relevante Dateien ad hoc für alle bereit und nutzen Sie private und öffentliche Chats, um selektiv zu kommunizieren. So vermeiden Sie beispielsweise ausufernde Diskussionen zu Punkten, die nur einzelne Anwesende betreffen.

4. Video nutzen: Das Auge bespricht mit

Das Videobild Ihres Gegenübers liefert oft den Schlüssel zum beiderseitigen Verständnis durch die non-verbale Kommunikation. Nutzen Sie die Videofunktion deshalb nicht nur, um besonders prominente Teilnehmer zu präsentieren, sondern auch für Alltags-Meetings. Hier hilft die Video-Funktion dabei, die Aufmerksamkeit sowie die persönliche Bindung zwischen den Anwesenden im virtuellen Meetingraum zu erhöhen.

5. Mediengerecht kommunizieren

Online-Besprechungen bieten viele neue Möglichkeiten. Dennoch sollten Sie einige Einschränkungen gegenüber persönlichen Treffen nicht vergessen: Beispielsweise fehlt bei reinen Audio-Web-Konferenzen die Möglichkeit, auf Gesten und Mimik der anderen Teilnehmer zu reagieren.

Und in ihrem jeweiligen Arbeitsumfeld sind die Besucher der Web-Konferenz leichter abgelenkt als in Präsenz-Meetings. Umso wichtiger ist es, so interessant, konzentriert und verständlich wie möglich zu kommunizieren. Das gilt vor allem in Meetings mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Zeitzonen.

Weitere Informationen und Tipps finden Sie in einem Citrix-Whitepaper.

Hier schreibt Uwe Küll für Sie

Mehr Artikel vom Autor

Lesen Sie weiter auf CANCOM.info