18. September 2014 | pArtikel drucken | kKommentieren

Microsoft erfindet Office-Effizienz in Unternehmen neu

Oppermann

Hier schreibt Axel Oppermann. Der bekannte IT-Marktanalyst ist Gründer des Beratungs- und Analystenhauses Avispador sowie Mitherausgeber des MSFTbriefing, einem herstellerunabhängigen Branchendienst. Oppermann beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Social Enterprise, Cloud Computing und Microsoft hineinfällt. Als IT-Analyst berät er Anwender und Anbieter bei der Planung und Umsetzung ihrer IT-Strategien.


Die Idee entstand vor einigen Jahren: Wäre es nicht prima, wenn Buchhalter, Vertriebler, Controller oder Sachbearbeiter bei ihren immer anspruchsvoller werdenden  Arbeiten durch Wissenssysteme unterstützt würden? Wenn für diese Anwender – egal aus welcher Branche sie stammen oder wie sie ihre Arbeit organisieren – Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen und Kanälen nach ihren individuellen Anforderungen gefiltert und aufgearbeitet würden?

Aus dieser Idee wird jetzt Realität. Zwar gibt es bereits seit Jahren einige Ansätze, diese Wünsche und Anforderungen zu erfüllen, doch jetzt stehen die ersten Lösungen in den Startlöchern. Microsoft bietet mit Office Graph und der Anwendung Delve eine entsprechende Lösung. Und scheinbar ganz nebenbei erfinden die Redmonder das, was bisher als Office-Produktivitätslösung verstanden wurde, vollkommen neu.

Als eine zentrale Komponente der täglichen Arbeit für Millionen von Wissensarbeitern haben sich in den letzten 20 Jahren Office-Lösungen etabliert. Wissensarbeiter sind Menschen, für deren Arbeitsleistung es notwendig ist, neues Wissen zu erwerben, zu integrieren oder zu entwickeln und die im Rahmen ihrer überwiegend geistigen Tätigkeit permanent kollaborative und problemorientierte Aufgaben erledigen. Nicht erst seit Mitte der 90er Jahre führt Microsoft diesen Markt an. Standen anfänglich aus heutiger Sicht eher plumpe Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation im Fokus, setzen heutige Lösungen auch Kommunikations- und Kollaborationselemente ein und ermöglichen so ein integriertes und nahtloses Arbeiten.

Wissensarbeiter werden in der Regel nicht für ihre reine Anwesenheit im Unternehmen, ihre physische Arbeit oder ihre manuellen Fähigkeiten bezahlt. Ihr Wert für das Unternehmen entsteht durch die Aufarbeitung von Daten zu Informationen hin zu Wissen.

Dieses Wissen muss im Sinne des Unternehmens genutzt und geteilt werden. Hierzu werden technische Lösungen wie Office-Anwendungen benötigt, die die Controller, Sachbearbeiter oder Vertriebsbeauftragen unterstützen und entlasten.

Für diese Mitarbeiter, die für knapp 40 Prozent der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland stehen, hat sich der Einsatz von Office-Systemen von einer unterstützenden Komponente hin zum zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt.

Vor diesem Hintergrund treten die eingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement für hoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass manuelle Routineaufgaben, wie zum Beispiel die mehrfache händische Eingabe von identischen Daten in unterschiedliche Systeme (stark verbreitet im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) oder die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten beruhen, durch standardisierte bzw. automatisierte Prozesse abgelöst werden.

Im gleichen Atemzug können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie die organisatorische und personelle Führung, die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellung schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden.

Es zeigt sich jedoch, dass die bestehenden Lösungen und Systeme nicht ausreichend sind. Die beschleunigte Verarbeitung in Richtung Wissensarbeit bedingt neue Ansätze.

Ein solcher Ansatz ist in Office Graph und der Applikation Delve zu finden. Dabei ist Office Graph für die Intelligenz und die Applikation Delve für eine übersichtliche Darstellung und bessere Kommunikation zuständig.

Office Graph: Was ist das?  

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Laut Oppermann ist Microsoft heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht, nahtlose Office-Systeme über Server, Client oder Services bereitzustellen. Quelle: flikr: Robert Scoble Microsoft sign outside building 99

Der Office Graph ist eine Symbiose aus von Microsoft zusammengekauften und selbst entwickelten Lösungen. Es handelt sich um eine Lösung, die über alle Office-Programme selbstlernend die wichtigsten Informationen und Dokumente zusammenstellt.

Aus Sicht des Anwenders ist der Office Graph die Grundlage für einen persönlichen Assistenten. Der Graph ist für den einzelnen Anwender eine Mischung aus persönlicher Suche und personalisiertem Angebot.

Für die Unternehmens-IT ist es eine Form, den Anwendern Inhalte anzubieten und die Anforderungen der Fachabteilungen durch erweiterte Business-Productivity-Lösungen umzusetzen. Für die Unternehmensleitung und Organisationsentwicklung ist der Office Graph ein Werkzeug, um die Agilität des Unternehmens in bestimmten Bereichen zu verbessern.

Aus technischer Sicht ist der Office Graph ein selbstlernender Algorithmus, der innerhalb von Office 365 Informationen aus diversen Quellen automatisch vernetzt und diese so für den einzelnen Anwender anschaulich und zugänglich macht.

Dabei werden nicht nur Dateien als Grundlage genutzt, es werden auch Personen und Aktivitäten betrachtet. So wird die Teilnahme an einem Online-Meeting genauso berücksichtigt wie die Häufigkeit der Lync-Nutzung oder das persönliche Verhalten bei Eintreffen von E-Mails.

Im Prinzip wird die Verhaltensweise des Einzelnen und seines Teams betrachtet. Im Ergebnis stellt Office Graph dem Anwender zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Inhalt bereit.

Was ist Delve?

Delve ist ein natives Tool, welches Informationen aus dem Office Graph herauszieht und darstellt. Dabei werden ausschließlich Inhalte berücksichtigt, auf die der einzelne Endanwender Zugriffsrechte besitzt.

Mit der Applikation Delve bringt Microsoft den persönlichen Assistenten zu jedem Wissensarbeiter. Delve stellt alle als relevant erachteten Informationen und Beziehungen aus Office 365 zum ermittelten richtigen Zeitpunkt oder auf Knopfdruck übersichtlich dar.

Es handelt sich dabei also um eine Oberfläche, auf der die relevanten Dokumente und Kontakte individuell angezeigt und angeboten werden. Grundlage von Delve ist Office Graph als selbstlernender Algorithmus, der die wichtigsten Informationen zusammenstellt.

Wie können Unternehmen hiervon profitieren?

Das Charmante an Delve und Office Graph ist, dass es sich zwar einerseits um eine fundamentale Umwälzung der Informationsorganisation in Unternehmen und durch Mitarbeiter handelt; andererseits hierfür keine großen Installations- oder Migrationsprojekte notwendig sind.

Die neuen Anwendungen können parallel zu der bisherigen Umgebung genutzt werden. Somit kann der Anwender selbst bestimmen, wie schnell und in welchem Umfang er die neuen Lösungen nutzen will. Auch die Unternehmen können selbst bestimmen, in welchem Tempo sie den einzelnen Mitarbeitern die Services anbieten möchten. In anderen Worten: Die Organisationsagilität ist nicht mehr länger von der Leistungsfähigkeit – bzw. der IT-Agilität – abhängig.

Dennoch spielt die Unternehmens-IT weiterhin eine enorm wichtige Rolle. Sie ist unter anderem für die Grundlagen des Rechtemanagements und die Integration weiterer Datenquellen und Anwendungen verantwortlich.

Resümee

Microsoft hat es in den vergangenen Jahren geschafft, das Office-Portfolio stetig weiter aufzuwerten und ist heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht, nahtlose Office-Systeme über Server, Client oder Services bereitzustellen.

Auch wenn insbesondere in Deutschland nicht immer alle Änderungen sofort auf Wohlwollen und offene Ohren gestoßen sind, boten die Neuerungen teilweise bereits Jahre im Voraus Antworten auf Fragen, die sich viele Verantwortliche in Unternehmen noch gar nicht gestellt hatten.

Die technischen Antworten auf die organisatorischen oder gesellschaftlichen Fragen waren im Unternehmen daher nicht immer sofort technisch und organisatorisch umsetzbar. So ist ein Office-365-Tenant zwar schnell aufgesetzt, die Migration von Daten, die Anpassung der Prozesse und die Akzeptanz bei Anwendern dauert allerdings.

Bei Office Graph und Delve gibt es jedoch an entscheidenden Punkten Unterschiede: Einerseits ist Microsoft bei seinen Office-Erweiterungen auf der Höhe realer Probleme; die ökonomischen Realitäten und die Anforderungen der Anwender zwingen Unternehmen nämlich, die Wissensarbeit zu erleichtern, zu verbessern und zu modernisieren.

Hierbei geht es zunächst nicht darum, dass Maschinen oder Algorithmen mit Menschen konkurrieren; vielmehr kommt es darauf an, Rückkopplungssysteme einzubinden, die die Rolle eines Assistenten übernehmen.

Andererseits bietet der hohe Grad der Integration in die Office-365-Welt und die damit verbundenen geringen technischen Aufwände für die Einführung den Unternehmen Vorteile. Eine schnelle, bedarfsgerechte Bereitstellung kann somit erfolgen. Hohes Augenmerk sollte auf jegliche Art von Rechteeinstellungen gelegt werden.

Quelle Featured Image: Microsoft

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