6. April 2015 | pArtikel drucken | kKommentieren

UCC: So funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit

Die Zukunft hat schon begonnen – zumindest am Arbeitsplatz. Immer mehr Menschen arbeiten immer öfter mobil und in virtuellen Teams zusammen. Ihr Arbeitsplatz befindet sich unterwegs, zuhause oder in unterschiedlichen Büros an verschiedenen Standorten. Moderne Kommunikationstechnologien für „Unified Communications & Collaboration  (UCC)“ unterstützen die Mitarbeiter dabei.

Die wichtigsten Motive für die Mobilisierung: Zeit sparen, Ziele schneller erreichen und gleichzeitig Wirtschaftlichkeit und Qualität von Prozessen verbessern. UCC-Lösungen vereinen Sprach- Daten- und Video-Kommunikation auf einer Plattform und liefern so die Basis für effizientere Kommunikation in verteilten Organisationen.

Mehr mobile Mitarbeiter erfordern neue Lösungen

Bis 2015 steigt die Zahl mobiler Mitarbeiter weltweit um fast ein Drittel auf 1,3 Milliarden. In der Praxis bedeutet das: Smartphones, Tablets, Soziale Netze und Videos dringen immer weiter in die Unternehmensorganisation und Arbeitsprozesse vor.

Doch die neue Vielfalt der Möglichkeiten überfordert viele Anwender – und so manche IT-Abteilung ebenso. Tatsächlich erzeugt die steigende Flut von E-Mails, Voicemails, SMS, Office-Dokumenten, Anrufen, Telefonkonferenzen, Web- und Videokonferenzen sowie Social-Media-Postings bei vielen Anwendern mehr Verwirrung und Frust als Produktivität. Der Grund dafür ist häufig eine fehlende Strategie bei der Einführung von Kommunikationstechnologien.

Das wirtschaftliche Potenzial wird noch kaum genutzt

Um ihren Mitarbeitern die Kommunikation zu erleichtern, haben viele Unternehmen in der Vergangenheit immer neue Technologien bereitgestellt. Oft wurde dabei mehr auf den „Gadget-Charakter“ von Multimedia-PCs, Notebooks, Smartphones und Tablets geachtet als auf die Integration der Lösungen.

Und wer seine für die tägliche Arbeit benötigten Informationen aus vielen verschiedenen Anwendungen für E-Mails, Instant-Messaging, Social-Media-Plattformen und zahlreichen anderen Quellen mühsam zusammensuchen muss, der verliert erst Zeit, dann den Überblick und schließlich die Begeisterung für innovative Formen der Zusammenarbeit.

Der Return on Investment für das Unternehmen bleibt in solchen Szenarien deutlich hinter den Möglichkeiten zurück.

UCC-Schwarz

Werner Schwarz, Direktor Competence Center Security, Netzwerk & Communication bei CANCOM, über UCC.

„Effiziente Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Geschäftsleben. Allerdings haben sich in den letzten Jahren viele parallele, teils konkurrierende Kommunikationskanäle entwickelt. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist jedoch ein durchgängiger Informationsfluss über verschiedene Plattformen, Orte und Endgeräte notwendig„, sagt Werner Schwarz, Direktor Competence Center Security, Netzwerk & Communication bei CANCOM.

Denn das wirtschaftliche Potenzial von UCC ist enorm: Allein die eingesparten Reisekosten durch die Nutzung von Videokonferenzen belaufen sich in global agierenden Unternehmen schnell auf fünf- bis sechsstellige Summen pro Jahr.

Darüber hinaus lassen sich beispielsweise die Mobilfunkkosten spürbar reduzieren, wenn die Smartphones der Mitarbeiter sich innerhalb der Unternehmensstandorte automatisch ins Unternehmensnetz einloggen und Telefonate per VoIP durch das Internet geroutet werden.

Web-Conferencing beschleunigt Abläufe

Ihr volles Potenzial entfalten Unified-Communications-Lösungen jedoch erst, wenn der Faktor „Collaboration“ hinzukommt. Dies ist etwa beim Web-Conferencing der Fall, wenn die Teilnehmer einander zum Beispiel Konstruktionspläne, Layouts oder Präsentationen online zeigen und ad hoc zur gemeinsamen Bearbeitung in Echtzeit freigeben.

Dabei werden die Änderungen der einzelnen Teilnehmer protokolliert, so dass sich Entwicklungen nachvollziehen und frühere Versionen einfach wiederherstellen lassen. Auch die wenig geliebte Aufgabe des Protokollführens wird so erleichtert.

Von dieser Technologie profitieren virtuelle Teams unter anderem bei Abteilungsbesprechungen, Brainstormings, Kundengesprächen und Projektsteuerungs-Meetings. Unternehmen aller Größenordnungen können so Abläufe schneller realisieren, denn ein Termin für eine Web-Konferenz ist für verteilt operierende Mitarbeiter einfacher zu organisieren als ein persönliches Treffen aller Beteiligten.

Cloud-Angebote machen UCC erschwinglich

Entscheidend für den Erfolg der Online-Zusammenarbeit ist die einfache Handhabung der benutzten Werkzeuge. Voraussetzung hierfür ist die Integration der Anwendungen, wie etwa bei Microsofts Office 365.

Hier können Benutzer den Präsenzstatus von anderen Mitarbeitern bereits in ihrem Outlook erkennen und spontan Besprechungen starten oder Online-Meetings planen. Dazu kann der Outlook-Client oder die Lync Mobile-App genutzt werden.

Gespräche mit anderen Lync-Benutzern von PC zu PC mit Audio und Video lassen sich ebenso realisieren wie das Teilen von Anwesenheitsinformationen, Chatnachrichten oder Audioanrufe mit Skype-Benutzern.

Ein weiterer Erfolgsfaktor bei der virtuellen Zusammenarbeit ist eine möglichst hohe Bild- und Tonqualität. Sie sorgt für effektive Kommunikation und vermeidet teure Missverständnisse.  Gerade hier jedoch wurde bislang von vielen Firmen gespart, um hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und Software für Desktop, Web-Conferencing, Video-Conferencing, Präsenzmanagement, Instant Messaging, Chat, E-Mail und Telefonie zu vermeiden.

Heute können Unternehmen UCC-Arbeitsplätze mit komplett integrierten Anwendungen als Service aus der Cloud mit monatlicher Abrechnung buchen. Sie ermöglichen Firmen aller Größenordnungen den schnellen und kostengünstigen Einstieg in produktivere Formen der Zusammenarbeit in virtuellen Teams – und entlasten gleichzeitig die IT-Abteilung.

Quelle: Pixabay.

Hier schreibt Uwe Küll für Sie

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