1. August 2015 | pArtikel drucken | kKommentieren
Optimal für Agenturen und Kanzleien

9 Gründe für Office 365

Office im Agenturumfeld oder für Kanzleien, macht das Sinn? Wir liefern Ihnen neun Gründe, warum sich gerade für Agenturen und Kanzleien Office 365 als optimale Lösung anbietet und warum der Umstieg so einfach ist.

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Auf dem Heimweg von der Agentur oder vom Mandanten kommt Ihnen die zündende Idee für die Kunden-Präsentation am nächsten Tag. Nun muss das Powerpoint-Dokument schnell noch bearbeitet und optimiert werden. Was tun? Folgende Szenarien sind denkbar: Entweder Sie haben die Datei gar nicht erst auf dem Tablet oder, wenn Sie das File dabei haben, sehen Sie keine Möglichkeit, wie es morgen früh automatisch im Büro landet (vielleicht sogar zur vorherigen Freigabe vom Chef).

Oder Sie haben nicht mal ein entsprechendes Gerät dabei, mit dem Sie Powerpoint-Dateien bearbeiten könnten. Was also ist die Lösung? Heimfahren und Ihre Gedanken ärgerlicherweise nicht integrieren oder doch durch den Berufsverkehr zurück ins Büro?

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Flexibles Arbeiten ist im Trend. Quelle: Microsoft.

Gegenvorschlag: Sie öffnen das Dokument auf dem Windows- oder Android-Tablet (das Sie – falls es dauerhaft offline war – einfach per Smartphone mit dem Internet verbinden) und finden unmittelbar all Ihre favorisierten Einstellungen und Vorlagen – wie auf dem Desktop-PC – bereit und nehmen die Änderungen vor. Noch dazu sieht Ihr Kollege bei Bedarf live Ihre Änderungen. In diesem Szenario haben Sie vermutlich Microsofts Office 365 im Gebrauch.

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Was ist Office 365 genau?

Office 365 vereint als Cloud-Dienst die gängigen Programme Word, Powerpoint, Outlook und Excel mit Exchange Online, SharePoint Online, Lync (ab sofort unter dem Namen „Skype for Business“. CANCOM.info berichtete) und dem Cloud-Speicher OneDrive. Mit den Anwendungen und den ständigen Weiterentwicklungen entstehen neue Möglichkeiten für Teamwork, Kosteneinsparungen und mobiles Arbeiten – speziell in Firmen, die Bedarf an räumlich verteilten Arbeiten haben und denen oft eine eigene IT-Abteilung fehlt, wie es etwa in Agenturen oder in Kanzleien der Fall ist. Ist Office 365 denn sicher? Und wie sieht es mit der Verfügbarkeit der Anwendungen und Daten aus, wenn diese nicht mehr (nur) auf dem firmeneigenen Server liegen?


Wir zeigen, wo hier der IT-Dienstleister CANCOM ins Spiel kommt und wie Agenturen Office 365 sinnvoll einsetzen – Neun Gründe:

1. Mobile Nutzung & Integration ins Firmennetz

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Das erwarten sich Firmen von der Mobilen Geräteflotte. Quelle: techconsult.

Wer bisher auf dem iPhone/Android-Gerät oder sonstigen Smartphones MS-Dokumente mit Office-Apps, die nicht von Microsoft bereitgestellt wurden, bearbeitet hat, musste zerschossene Dateien und geänderte Formatierungen befürchten, wenn dann am heimischen Windows-Rechner oder vom Kollegen daran weiter gearbeitet werden sollte. Egal ob auf Apple Geräten, Windows- oder Android-Phones – für Office 365-Nutzer bleibt die Formatierung immer erhalten. Das Smartphone oder Tablet wird zum mobilen Büro, denn nicht nur der Zugriff auf die Dokumente, sondern auch auf Mails und den Kalender mit Outlook sind stets verfügbar. Wer häufiger kein Netz hat, kann Dateien und Anwendungen regelmäßig synchronisieren und hat auf dem Mobilgerät auch offline den aktuellen Stand. Vom ortsunabhängigen Arbeiten erhoffen sich fast 70 Prozent der Firmen eine Effizienzsteigerung sowie weitere Vorteile wie erhöhte Erreichbarkeit und einen vereinfachten Informationsaustausch, so eine Studie zu Enterprise Mobility Study 2015 der Analysten von Techconsult. Microsoft schafft in seiner neu entstandenen Münchner Unternehmenszentrale deshalb den festen Arbeitsplatz ganz ab. CANCOM.info berichtete.

2. Effektivere Teamarbeit und besseres Projektmanagement

Bei den meisten Projekten im Agentur-& Kanzleiumfeld sind heute mehrere Mitarbeiter beteiligt. Anstatt eine Kalkulation in Excel mühsam an verschiedene relevante Personen zu versenden und dann unterschiedliche Bearbeitungen zusammenzuführen, können Nutzer mit Office 365 eine Arbeit direkt aus Excel heraus im neuen Sharepoint freigeben beziehungsweise sogar gleichzeitig daran arbeiten. Mit dem Dienst lassen sich alle Projekte überblicken, Zugriffe verwalten und alle Personen, Änderungen und Informationen leicht auffinden. Ein weiteres Feature sind Teamwebsites, die sich schnell einrichten lassen, um Besprechungsnotizen zu veröffentlichen und alle E-Mail-Nachrichten und Dokumente des Teams an einer zentralen Stelle zusammenführen zu können. Langes Scrollen in Mailverläufen gehört so der Vergangenheit an. Auch Gruppenkalender, Teamchat und Videotelefonie sind mittlerweile ein angebotener Bestandteil.



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3. Leichtes Einrichten

Office 365 ist einfach auf allen Geräten einzurichten – auch ohne tieferen IT-Sachverstand. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen die schrittweise Anleitung und steuern selbst mit der Verwaltungskonsole – auch ohne eigene IT-Abteilung – die Dienste. Hier lassen sich Benutzer in Sekundenschnelle hinzufügen oder löschen, E-Mail-Richtlinien verwalten, Zugriffsregeln festlegen und Unternehmensdaten von verloren gegangenen Smartphones löschen. Vor allem größere Unternehmen möchten zudem bestimmen, inwieweit sie in die Cloud migrieren und was (vorerst) auf den eignen Servern bleibt. Auch spezielle Ansprüche an Compliance und Sicherheit sind rund um Office 365 erfüllbar. (Lesen Sie mehr dazu unter dem Punkt „Sicherheit“). Vorab ist eine Analyse der Anforderungen an Workflows, Projektmanagement und Teamwork in allen Fällen anzuraten. Professionelle IT-Dienstleister wie CANCOM helfen dabei, sollte es komplexer werden bei der ganzheitlichen Konzeption und Einrichtung sowie der Schulung der firmeneigenen IT.

Im kurzen Video erfahren Sie mehr über Office365 mit CANCOM:

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4. Vereinfachte Kommunikation

Mit Microsofts Skype for Business (vormals Lync) konnten Firmen bisher gesicherte Audio-, Video und Webbesprechungen durchführen – allerdings nur im eigenen Kreis (innerhalb des Lync-Systems). Jetzt ist zudem die Möglichkeit enthalten, auch mit Usern der kostenlosen Skype-Version zu kommunizieren, die inzwischen weltweit über 300 Millionen Nutzer hat. So sind auch Lync-Telefonkonferenzen mit Kunden möglich, die kein Office 365 oder Lync-Online haben. Lync zeigt allen im Firmennetzwerk die Anwesenheitsinformationen in Echtzeit an – einschließlich Fotos, Verfügbarkeitsstatus und Standort – für effiziente und wirksame Verbindungen gibt es den erweiterten Chat. Für viele dürfte im Kundenkontakt mit Onlinepräsentationen zudem die Bildschirmfreigabe und virtuelle Whiteboards interessant sein.

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Microsoft setzt mit allen neuen Produkten vermehrt auf Teamwork. Bildquelle: CANCOM.

5. Office unterstützt beim Marketing

Kleine Unternehmen und Agenturen sollen von Office 365 Unterstützung beim Marketing bekommen: Die Firmen können E-Mail-Adressen mit ihrem eigenen Domain-Namen versehen, damit bei jeder versendeten E-Mail der Name des Unternehmens sichtbar ist. Ohne weitere Hosting-Gebühren erhalten sie eine professionellen Website, die sich einfach erstellen und aktualisieren lässt. Zu einer professionellen Außenwirkung gehört zudem der kompetente Medieneinsatz, sodass Firmen mit Online-Besprechungen in HD-Qualität und durch die Bildschirmfreigabe beeindrucken können. Hier spannend: Microsoft kündigte bereits an, eine Anwendungen zur Kundenbindung & -Verwaltung (CRM) integrieren zu wollen.



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6. Kostenlose Updates

Fast jährlich kommen neue Programmversion heraus, dazu kommen neue Dienste und Upgrades, etwa was den Leistungsumfang der enthaltenen Office-Suite betrifft. In vielen Firmen sind unterschiedliche, oft auch ungeahnt alte Versionen im Umlauf – bis irgendwann Kompatibilitätsprobleme die Arbeit lahm legen. Viele warten dennoch mit den Updates, denn jedes Jahr die Flotte komplett neu zu bestücken, kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit, in der die Mitarbeiter die Geräte nicht nutzen können während die IT daran rege beschäftigt ist. Bei Office 365 laufen die Updates automatisch und regelmäßig ab – Agenturen haben so mit Sicherheit immer die neueste Version und das ohne Unterbrechung der Arbeit. Microsoft optimiert also die Dienste, ohne dass die Nutzer sich immer wieder auf komplett neue Oberflächen und Anordnungen umgewöhnen müssen. Die nächste Version „Office 2016“, die im Herbst 2015 auf den Markt kommt, wird so direkt mit allen Möglichkeiten in Office 365 integriert und upgedatet. CANCOM.info berichtete.

7. Sicherheit und Datenschutz

FutUndBeidl / Flickr.

Sind meine Daten mit Office 365 in der Cloud sicher? Bildquelle: FutUndBeidl / Flickr.

Laut Bitkom befürchten 60 Prozent der befragten Unternehmen einen unberechtigten Zugriff auf sensible Daten. Fast jedes zweite Unternehmen hat Sorge vor einem Datenverlust. Wer schafft es schon, sich heute noch den kompletten Überblick darüber zu verschaffen, was bei welcher Lösung mit den Daten passiert? Wer mit CANCOM zusammenarbeitet, erspart sich selbst Unsicherheit und erhält kompetente Informationen. Firmen sind Besitzer der Daten und behalten auch alle Rechte an den in Office 365 gespeicherten Daten und wissen immer, wo sich die Daten befinden. Es ist sogar möglich, den neuesten Stand über Änderungen am Standort von Rechenzentren und anderen Überwachungsinformationen zu erhalten. CANCOMs Dienst wurde unabhängig geprüft und entspricht unter anderem den Anforderungen von ISO 27001, den EU-Standardvertragsklauseln, HIPAA-BAA und FISMA. Der IT-Dienstleister kann zudem dabei helfen, alle Daten auf Bedrohungen hin zu überwachen und diese im Vorfeld zu erkennen. Auch gegenüber den Kunden können Firmen so den Datenschutz und Compliance-Vorgaben gewährleisten – gerade in Kanzleien ein wichtiges Thema.

8. Verfügbarkeit

Und was ist, wenn plötzlich nichts mehr geht und ich nicht mehr auf meine Daten in der Cloud zugreifen kann?

CANCOM garantiert 99,0-prozentige Verfügbarkeit und schafft hierfür Redundanzen für alle Daten. Der Dienstleister sichert Firmen vertraglich mit entsprechendem Service ab. Falls es doch an einer Stelle zu unerwarteten Problemen kommen sollte, sind eine schnelle Reaktion und eine Notfallwiederherstellung mit im Konzept enthalten. Und das ist in vielen Fällen eine deutlich höhere Sicherheit, als Firmen mit eigenen Servern und der hauseigenen IT überhaupt leisten können.

9. Einstiegsangebote

Bei CANCOM finden Sie günstige Einstiegsangebote für kleine und mittlere Unternehmen, Agenturen und Kanzleien. Sprechen Sie uns an und holen sich ein unverbindliches Angebot ein oder testen Sie Office 365 kostenlos und einfach.

 

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Quelle Titelbild: Flickr: Ambassador Base, CC BY-ND 2.0

Hier schreibt Doris Breitenreuter für Sie

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