17. September 2015 | pArtikel drucken | kKommentieren
So klappt es mit Unified Communications & Collaboration (UCC)

Checkliste: Wie geht erfolgreiche Firmenkommunikation?

Ständige Erreichbarkeit – in der vernetzen Unternehmenswelt gibt es kaum Rückzugpunkte. Das kann beklagt werden. Mit  der CANCOM.info-Checkliste bekommen Firmen nicht nur die Informationsflut in den Griff, es können sich sogar neue Geschäftsmodelle erschließen. Denn Unternehmen können mit der Checkliste ihre Kommunikation so gestalten, dass sie das Potential der neuen Technologien für „Unified Communications & Collaboration (UCC)“ voll ausschöpfen.

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Vielleicht ist Ihnen dieser Satz von Paul Watzlawick geläufig, der grob gesagt soviel meint, als dass Kommunikation immer – auch nonverbal – stattfindet.

Entreißen wir das Zitat seinem eigentlichen Kontext und stellen es in die Unternehmenswelt, ist damit ein Fakt getroffen, der immer mehr Firmen beschäftigt: Durch die Digitalisierung der Kommunikationsmedien scheint der Kommunikationsaufwand zu steigen. Oder wie viele Mails, Calls und sonstige Nachrichten haben Sie heute schon beantwortet?

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Reaktion auf Digitalisierung. Wie beurteilen Sie folgende Aussagen aus Sicht Ihres Unternehmens? Grafik: Kienbaum.

Wer auf immer mehr Kanälen via Smartphone, Messenger, Video-Call und Mail ständig erreichbar ist, ist „digitalem Stress“ ausgesetzt. Unternehmen sind sich der Herausforderung bewusst. Über die Hälfte der HR-Verantwortlichen haben diese Problematik auf dem Schirm, so das Ergebnis einer Studie der Analysten von Kienbaum. Aktuell überwiegen ihrer Einschätzung nach allerdings die positiven Aspekte der zunehmenden Digitalisierung – und das zu Recht.

Neue Kommunikationsmodelle in Unternehmen schaffen vereinfachte Abläufe, ermöglichen flexibles Arbeiten, begleiten die Unternehmensexpansion und können sogar neue Geschäftsfelder auftun. CANCOM.info hat dazu für Sie eine Checkliste zusammengestellt. 

❒ Kommunikation analysiert.

Die neue Vielfalt der Möglichkeiten für Kommunikation überfordert viele Anwender – und so manche IT-Abteilung ebenso.

Anstatt angesichts der steigenden Flut von E-Mails, Voicemails, SMS, Office-Dokumenten, Anrufen, Telefonkonferenzen, Web- und Videokonferenzen sowie Social-Media-Postings zu resignieren, hilft eine Analyse der aktuellen Kommunikationskanäle.

Bei der Analyse und Strategiefindung unterstützen IT-Dienstleister, wie CANCOM. Sie bieten auch dann ganzheitliche Lösungen, wenn es neben der Bürokommunikation spezielle Anforderungen in bestimmten Abteilungen oder Branchen gibt (dazu unten mehr).

❒ Ganzheitliche Kommunikation (UC) eingerichtet.

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UCC ist mehr als Telefonie. Bildquelle: Pixabay.

Für viele ein erster Schritt ist die Erkenntnis, dass gewöhnliche Telefonanlagen ausgedient haben. Sie können nämlich nicht das leisten, was heute nötig ist:

Unterschiedliche Kommunikationswege wie Telefonie, Mail, Messaging und Video zusammenzuführen, damit die Mitarbeiter nicht mehr aus zahlreichen anderen Quellen mühsam Informationen zusammensuchen müssen, erst Zeit verlieren, dann den Überblick und schließlich die Begeisterung für innovative Formen der Zusammenarbeit.

Unternehmen sollten daher eine einheitliche Plattform wählen. Im technischen Jargon spricht man bei der Zusammenführung der Kommunikation von UC (=Unified Communication). Hier ist es etwa auch möglich, nahtlos Webkonferenzen, Instant Messenger oder Präsenzanzeigen (über den Verfügbarkeitsstatus der Kollegen) zu integrieren.

❒ Collaboration (UC wird zu UCC) berücksichtigt.

Wer schon soweit ist und zu UC gefunden hat, sollte ein „C“ weitergehen. Das dritte C in UCC steht für Collaboration, mit der die einheitliche Kommunikation erst komplett wird. Dies ist etwa beim Web-Conferencing der Fall, wenn die Teilnehmer einander zum Beispiel Konstruktionspläne, Layouts oder Präsentationen online zeigen und ad hoc zur gemeinsamen Bearbeitung in Echtzeit freigeben.

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Dabei werden die Änderungen der einzelnen Teilnehmer protokolliert, so dass sich Entwicklungen nachvollziehen und frühere Versionen einfach wiederherstellen lassen. Auch die wenig geliebte Aufgabe des Protokollführens wird so erleichtert.

Von dieser Technologie profitieren virtuelle Teams unter anderem bei Abteilungsbesprechungen, Brainstormings, Kundengesprächen und Projektsteuerungs-Meetings. Unternehmen aller Größenordnungen können so Abläufe schneller realisieren, denn ein Termin für eine Web-Konferenz ist für verteilt operierende Mitarbeiter einfacher zu organisieren als ein persönliches Treffen aller Beteiligten.

Der Zugriff auf alle relevanten Daten und Kommunikationsmittel sollte bruchfrei auch über mobile Geräte hinweg ermöglicht werden.

❒ Live-Video als Wettbewerbsvorteil eingesetzt.

Unternehmen unterschätzen bis dato noch die Möglichkeiten, die Video als Medium mit sich bringt. Videocalls können nämlich nicht nur Live-Meetings ergänzen oder ersetzen. Live-Video-Berater (Remote Experts), über die ein Kunde oder Mitarbeiter mit dem Spezialisten online verbunden wird, sind vielfältiger einsetzbar als man denken möchte:

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Bei der Versandapotheke Docmorris kann der Kunde per Videochat mit Fachpersonal sprechen. Quelle: Docmorris

Ob im Industrie-Umfeld, wo ein Service Mitarbeiter via Live-Beratung vom Fachmann an einer Maschine eingewiesen wird, im Handel, wo Live-Berater bei der speziellen Modeberatung unterstützen (z.B. für den idealen Turnschuh) oder in der Automobilbranche, wo der Kunde am heimischen PC sowohl den persönlichen Kontakt und die individuelle Beratung als auch allen Komfort des Online-Shoppings genießt – hier sind der Kreativität kaum Grenzen gesetzt.

❒ Kosten durch neue Strukturen gespart.

In die Kostenrechnung mit einfließen sollten zuerst die Kosten, die entstehen würden, wenn das Unternehmen die Umstellung verpasst und an ungeordneten Kommunikationswegen festhält oder die neuen Möglichkeiten aus Furcht nicht für sich gewinnt.

Effizienteres Arbeiten ist in jedem Fall ein klares Plus. Viele Lösungen wachsen heute zudem leicht mit dem Unternehmen mit, da zusätzliche User etwa nur mit einem Klick mit aufgenommen werden können. Gerade bei Firmen mit mehreren Standorten können durch die einheitliche UCC-Plattform und Videokonferenzen viel Zeit und Reisekosten für Meetings gespart werden. Das Wissen von Fach- und Führungskräften kann so zudem effizienter eingesetzt werden. Das kommt auch dem Fachkräftemangel in bestimmten Bereichen sehr entgegen.

❒ Clevere Cloudmodelle genutzt.

CANCOM ist der einzige deutsche Anbieter, der Kunden bereits heute ein ganzheitliches Portfolio mit vollkommener Wahlfreiheit beim Cloud Computing anbieten kann. Unternehmen können beispielsweise UCC-Arbeitsplätze mit komplett integrierten Anwendungen als Service aus der Cloud mit monatlicher Abrechnung buchen – auch Video-Funktion kann CANCOM in die Cloud bringen. Die leistungsgerechte Abrechnung ermöglicht Firmen aller Größenordnungen den schnellen und kostengünstigen Einstieg in produktivere Formen der Zusammenarbeit in virtuellen Teams – und entlasten gleichzeitig die IT-Abteilung.

Das Video zeigt, wie die BusinessCloud von CANCOM flexibles Arbeiten ermöglicht:

YouTube

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❒ Spezielle Lösungen für Abteilungen und Branchen ausgelotet.

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Mit Citrix GoToTraining können bis zu 200 Wissenschaftler schnell und einfach an den Online-Trainings der IVS-BM teilnehmen

Ein Beispiel: Eine Abteilung der Max Planck Gesellschaft die Grundlagenforschung im Bereich Natur-, Bio-, Geistes- und Sozialwissenschaften betreibt, ist dafür zuständig, die Mitarbeiter und Gäste aller Einrichtungen der MPG beim Einsatz von wissenschaftlichen Informationssystemen zu unterstützen und zu schulen – und das über die verschiedenen Teilinstitutionen hinweg.

Während die persönliche Schulung vor Ort personell und mit einer eigenen Video-Konferenz-Lösung von Seiten der IT an ihre Grenzen geriet, hat CANCOM hier eine Möglichkeit zur Online-Schulung implementiert, mit der jetzt ohne eigene IT-Kapazitäten 150 Online-Workshops pro Jahr abgehalten werden können (Hier lesen Sie mehr über das Erfolgsprojekt).

Weitere branchenspezifische Möglichkeiten durch ganzheitliche UCC zum Nachlesen:

✔    Hamburger Hafen erhält „Single Point of Information“

✔    Education: Schulungen in SAP schneller verfügbar

✔    Live Videoberater in zahlreichen Branchen

❒ Alle Mitarbeiter an Bord.

Man könnte sagen: Die Basis für UCC ist der perfekte Einsatz entsprechender Technologien, die wie Zahnräder ineinander greifen. Ohne das Öl, hier die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber den neuen Technologien, wird sich das Getriebe jedoch festsetzen. Sprich: Unternehmen sollten bei der Einführung neuer Kommunikationswege die Mitarbeiter  von der Planung bis hin zur Schulung mit einbeziehen, damit alle gleichermaßen die Anwendungen beherrschen und eine entsprechende Kultur im Unternehmen etabliert wird.

Mehr Informationen zu den UCC-Lösungen von CANCOM finden Sie hier.

Quelle Titelbild: Pixabay.

Hier schreibt Doris Breitenreuter für Sie

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