2. Oktober 2015 | pArtikel drucken | kKommentieren

Projektmanagement mit MindManager: 3 Schritte zum erfolgreichen Projekt

Wer Zeit, Geld und Kollegen zusammenbringt, um gemeinsam eine Idee in die Tat umzusetzen, könnte sich als Projektmanager bezeichnen. Einige haben es sogar explizit gelernt diese Organisationsaufgaben auszufüllen. Die Crux: mehr als jedes dritte Projekt scheitert, wie eine Studie zeigt. CANCOM.info stellt Ihnen mit MindManager ein Tool vor, das Sie in drei Schritten zum Projekt-Erfolg bringt.

   Deshalb scheitern Projekte häufig
  Die Software MindManager im Einsatz
  In 3 Schritten zum erfolgreichen Projekt

In nahezu jeder Abteilung werden Projekte bearbeitet. Denken Sie zum Beispiel an die Event-Planung im Marketing, eine Produkt-Einführung, eine System-Migration in der IT, eine Forecast-Planung im Vertrieb oder ein neues Weiterbildungsprogramm in der Personalabteilung.

Sie planen solche Vorhaben, steuern und koordinieren die gemeinsame Arbeit mit Ihren Kollegen und müssen dafür die Ressourcen und das Budget im Blick behalten? Dann sind Sie ein Projektmanager, auch, wenn Ihre Stellenbeschreibung nicht explizit so lautet. In vielen Positionen gehört Projektmanagement in der einen oder anderen Form einfach dazu, auch wenn die Mitarbeiter selbst dazu nicht extra ausgebildet sind oder mit einer komplexen Projektmanagement Software arbeiten.



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Erste Graphik

So bewerteten die Teilnehmer ihr Projekt. Quelle: BPM-Labor.

CANCOM.info zeigt Ihnen, woran solche Projekte häufig scheitern und wie Sie in drei einfachen Schritten mit der Visualisierungs-Software MindManager die häufigsten Problem meistern.

Deshalb scheitern Projekte häufig

Die Business Process Management und Organizational Excellence (BPM) der Hochschule Koblenz hat in einer Studie herausgefunden, dass fast 40 Prozent der Projekte in Firmen nur wenig erfolgreich sind und zum Teil sogar abgebrochen werden.

Graphik2

Wenn Sie das Projekt kritisch konstruktiv betrachten, woran lagen Ihrer Einschätzung nach die Hauptgründe, dass das Projekt weniger erfolgreich verlief? Quelle: BPM-Labor.

Laut der BPM-Studie missglücken Projekte vor allem aufgrund falscher oder fehlender Projektsteuerung und Entscheidung.

Man kennt es aus der Praxis, wie schnell Projekte im Verlauf an Dynamik gewinnen: Der klassische Mix besteht aus unzureichender Vorbereitung und Definition der Projekte. Entweder ist gar nicht klar, wer das Management übernimmt und für Einzelaufgaben zuständig ist oder es werden Deadlines nicht klar gesetzt. Nach Projektstart erfolgt der massenhafte Versand von (Rund-)Mails, die nicht immer gelesen und selten beantwortet werden – kurz gesagt, die Kommunikation und Zusammenarbeit könnte einfacher sein. Kommen spontane Meetings ohne klare Agenda und Zielsetzung hinzu, führt das schnell zu spürbaren Verzögerungen, teureren Ergebnissen oder das Projekt wird sogar vollständig fallen gelassen.



Das sind die Vorteile von MindManager auf einen Blick:

Aufgaben planen & steuern

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Bei kleineren und mittleren Business-Projekten sind umfangreiche und aufwendige Projektmanagement-Lösungen oft zu komplex. Projektmanager aller Abteilungen können mit dem intuitiven Mindmapping-Tool MindManager von Mindjet und drei einfachen Schritten ihre Projekt in den Griff bekommen und flexibel anpassen – ohne Lehrgänge und Schulungen. Das Prinzip hinter MindManager: Alle Beteiligten arbeiten gemeinsam an einem Dokument – der Mindmap – sind sich über die Projektziele im Klaren und haben den Überblick, wie einzelne Schritte darin zusammenhängen. Visualisierung ist das Zauberwort.

Wie hilft Ihnen die Visualisierung?

Viele Projektmanager greifen der Einfachheit halber auf vorhandene Programme, wie zum Beispiel Excel-Kalkulationstabellen zurück. Die Kalkulation klappt, doch was ist mit dem Überblick, der Flexibilität und der einfachen Bedienbarkeit? Wird auch immer an dem aktuellsten Dokument oder Spreadsheet weitergearbeitet? Und mal ehrlich: Die wenigsten Kollegen können wirklich richtig, gut und sinnvoll mit Excel arbeiten und Änderungen können nur schwer nachvollzogen werden.

Graphik3

Links die Mindmap auf dem Whiteboard, rechts in MindManager. Quelle: Mindjet.

Alles im Blick: Wenn Sie auf einen Blick sehen, aus welchen Komponenten, wie Zeitplänen, Budgets, Informationen oder Risiken, sich Ihre gemeinsame Aufgabe zusammensetzt, verstehen alle Projekt-Beteiligten, worauf Sie hinarbeiten. Und das ist die (häufig nicht geklärte) Grundvoraussetzung eines jeden Projekts.

MindManager setzt genau hier an: Anschaulich fassen Sie von Beginn an in Form von Mindmaps Ihre Projekte zusammen. Die bildhafte Darstellung hilft dabei, den Überblick über die Zusammenhänge zu behalten, sodass auch bei kleinteiligen Aufgaben das große Ganze nicht aus dem Blick gerät.

In der oben stehenden Grafik sehen Sie, wie sich beispielsweise die Projekt-Struktur, die bei einem Initial-Meeting auf einem Whiteboard entstanden ist, gleichermaßen mit MindManager festhalten lässt. Digital haben Sie alle Informationen für die weiteren Projektphasen somit direkt verfügbar und können daran gemeinsam weiterarbeiten. Dazu im Folgenden mehr.



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In drei Schritten zum erfolgreichen Projekt

Graphik4

Prüfen Sie direkt alle Anforderungen für das Projekt und halten Sie diese fest. Quelle: Mindjet

1. Ziele, Prioritäten und Erwartungen definieren

Wie so oft ist auch bei Projekten ein guter Start entscheidend für den Erfolg. Gerade zu Beginn in dem sogenannten „Brainstorming“-Prozess ist eine schnelle Sammlung von Ideen und Vorschlägen von Vorteil. Werden diese per E-Mail eingereicht oder in unterschiedlichen Foren, ist es nicht nur schwierig, den Überblick zu behalten, sondern vor allem aus den vielen Ideen die besten herauszufiltern. Die Ideen sollten also besser von Anfang an schnell erfasst, strukturiert und geordnet werden. In diesem frühen Stadium des Projekts helfen Mindmaps von MindManager:

Graphik5

Die integrierte Funktion für Gantt-Diagramme bietet eine Zeitachsenansicht Ihres Ablaufplans. Quelle: Mindjet.

Wer ein Projekt beginnt, öffnet MindManager am besten direkt in einer Live-Session zusammen mit den Beteiligten. Mit schlichten Vorlagen und ein paar einfachen Klicks, kann eine Struktur für das Projekt erstellt werden (wie rechts in der Grafik). Wird das Projekt mit sämtlichen Teilnehmern geteilt, haben alle einen visuellen Überblick über die Vorschläge, Entscheidungen, Prioritäten etc. So entstehen weniger Missverständnisse und Unklarheiten, da die gesamte Diskussion simultan dokumentiert und über alle Phasen genutzt werden kann. Davon ausgehend lassen sich weitere Äste erstellen und konkrete Zeitpläne mit Zuständigkeiten festhalten.

Auch Budgetplanungen sind möglich. Dafür bietet das Tool eine Kalkulations-Funktion, um direkt in der Mindmap Berechnungen vorzunehmen. Klarer Vorteil: die Zweige mit den einzelnen Werten lassen sich dynamisch und flexibel verschieben und bleiben im Kontext aller anderen Projektinformationen. So fügt sich Ihre Kalkulation in Ihre Map-basierten Notizen oder Planungen ein.

Graphik6

Änderungen in Unterzweigen – wie beispielsweise Budgetposten – werden an die höheren Hierarchieebenen weitergeleitet, um die sich auf der höchsten Zweigebene ergebenden Auswirkungen zu veranschaulichen. Quelle: Mindjet.

 

 

 

 

Der Clou: Ein Projektmanager könnte beispielsweise die Auswirkungen von Änderungen auf das Budget beleuchten wollen. Ohne diese Überlegung vertagen zu müssen oder die Anwendung zu wechseln, können Sie in MindManager solche „Was-wäre-wenn-Analysen“ durchspielen.

  1. Informationen bündeln
Garphik 7

Anhänge, Notizen und Links werden als projektbezogenen Dateien innerhalb der Gesamtprojekt-Map eingebunden. Quelle: Mindjet.

In einem Unternehmen sind unterschiedlichste Anwendungen und Systeme im Einsatz. Meeting-Protokolle werden in Word geschrieben und per Outlook verschickt, Notizen aus Brainstorming-Sitzungen werden abfotografiert und als Bilder auf dem File Server abgelegt und die Aufgabenplanung wird durch bunte Zeilen und Spalten in Excel abgebildet. So geht der Überblick schnell verloren und gerade bei komplexen Projekten ist es zunehmend schwierig, eine gemeinsame Datenablage zu organisieren.

Mit MindManager lassen sich unterschiedliche Formate und Dokumente zentralisieren:

Sie fügen direkt Anhänge, Notizen und Links zu relevanten Webseiten in die Map ein und verknüpfen auch E-Mails mit dem Speicherort. Alle Informationen können kommentiert, markiert und indiziert werden und lassen sich so über die integrierte Filterfunktion schnell wiederfinden.

  1. Durch alle Phasen: Flexibel das Projekt umsetzen

Wichtig ist es außerdem, bei einer Änderung im Plan schnell und flexibel reagieren zu können und jederzeit zu wissen, welche Auswirkungen das auf Ihr Projekt hat. Ein Beispiel: Schafft ein Mitarbeiter seine Aufgabe nicht, bis zu einem festgelegten Termin die Tagesordnung für ein Event zu erstellen, verschiebt das die gesamte weitere Veranstaltungs-Planung, vom Layouten der Flyer bis hin zur Pressarbeit.

Sie und alle Projektbeteiligten sehen auf einen Blick, welche Bereiche dadurch betroffen sind und können entsprechend ihre Zeit und Ressourcen neu einteilen, sodass das Projekt weiter erfolgreich umgesetzt wird.

Zu guter Letzt: Mindmaps lassen sich auch dazu nutzen, die Geschäftsleitung zu Beginn über das Projekt zu informieren und wenn nötig, durch die eingebundenen Kalkulationen zu überzeugen. In Update-Meetings können Sie, ohne sich lange Zeit den Kopf über den aktuellen Stand zu zerbrechen und Informationen zusammen zu suchen, allen Beteiligten den Stand der Dinge über die Präsentations-Funktion vorstellen und das Projekt live anpassen. Auch für Ihren abschließenden Projektbericht lassen sich die Schaubilder nutzen und leicht in eine PowerPoint Präsentation einbinden.

Um es sich noch besser vorzustellen: So geht die Arbeit mit MindManager von Mindjet:

Vimeo

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Quelle Headerbild: Pixabay.

Hier schreibt Doris Breitenreuter für Sie

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