30. Oktober 2015 | pArtikel drucken | kKommentieren

UCC: Bessere Kommunikation zahlt sich schnell aus

Viele Mitarbeiter in Unternehmen verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation. Und dabei hapert es oft: Der Kommunikationspartner ist nicht erreichbar. Schon die versuchte Kontaktaufnahme kostet Zeit und Geld, weil Geschäftsprozesse verlangsamt werden. Kommunikations- und Collaborations-Lösungen schaffen Abhilfe.

Die Marktforscher von Gartner nennen die Verzögerungszeit, die entsteht wenn ein Mitarbeiter nicht erreichbar ist „Human Latency“ (menschliche Latenzzeit). Auf umgerechnet rund 4.800 Euro pro Jahr und Mitarbeiter veranschlagen die Analysten von SIS International Research die Kosten, die dadurch einem mittelständischen Unternehmen entstehen. In diesen Kosten nicht enthalten sind die Auswirkungen auf das operative Geschäft, die durch ineffiziente Kommunikation entstehen. Verursacht beispielsweise durch unzufriedene Kunden.

Die größten „Kosten- und Zeitfresser“ in Sachen Kommunikation:

  • Mindestens 2 Stunden pro Woche entfallen laut der Analyse auf unerwünschte Anrufe und Voicemails.
  • Knapp 4 Stunden in der Woche werden allein mit der Koordination der Kommunikation von verschiedenen Team-Mitgliedern verbracht. Das reduziert die Möglichkeit, schnell auf zeitsensitive Anfragen reagieren zu können.
  • Rund 3,5 Stunden pro Woche warten Mitarbeiter auf wichtige Informationen und Dokumente.
  • Ebenfalls 3,5 Stunden werden mit dem Handling negativer Kommentare oder Kundenbeschwerden verbracht.
  • Rund 3,3 Stunden pro Woche sind nötig, um Termine mit unterschiedlichen Kollegen für Meetings etc. zu arrangieren.
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Mit UCC wird die Kommunikation Eins. Quelle: Pixabay

Ein großes Problem bei der Kommunikation in Unternehmen ist dabei der immer vielfältigere Einsatz von Kommunikationsmedien, Endgeräten und Applikationen. Mitarbeiter kommunizieren per Mail, Telefon, SMS, Video, Chat, Blog, Fax etc. und mit unterschiedlichen Endgeräten wie Telefon, PC, Notebook, Mobiltelefon oder Tablet. Erwischt der „Sender“ den falschen Kanal, so erhöht sich die Human Latency. Zeitverlust sowie komplizierte Abstimmungsprozesse sind oft die Folge.

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Wichtig sind meist schnelle und fundierte Entscheidungen, für die die sofortige Erreichbarkeit der Mitarbeiter und der effiziente Zugriff auf  Unternehmensinformationen unerlässlich sind. Abhilfe schaffen Unified Communications & Collaboration (UCC)-Lösungen. Sie gestalten die Kommunikation in Unternehmen effektiver,  optimieren den Arbeitsfluss der Nutzer, indem sie Fehler minimieren, wiederkehrende Tätigkeiten erleichtern und die Zusammenarbeit im Team mit Kollegen sowie über die Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg mit Geschäftspartnern vereinfachen.

UCC: Die Mehrwerte, die den Return of Invest garantieren

1. Effektive, gebündelte Kommunikation: Mit UCC-Lösungen werden vormals getrennte Kommunikationskanäle auf einer einzigen, intuitiv bedienbaren Oberfläche zusammengeführt. Präsenzinformationen geben Aufschluss über die Erreichbarkeit und machen die Kontaktaufnahme schneller und einfacher. Das steigert die Motivation und die Zufriedenheit mit den Kommunikationsergebnissen – nicht nur bei jedem Einzelnen, sondern im gesamten Team. Vor allem mobile und geographisch verteilte Mitarbeiter profitieren, weil sie mit den Kollegen vernetzt bleiben und über ihre Endgeräte weiterhin Zugriff auf Daten und Systeme in der Zentrale haben.

2. Verbesserte Kollaboration und Teamarbeit: UCC schafft neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und für innovative Dienstleistungen. Teamaufgaben, die vormals eine Vor-Ort-Präsenz der Mitglieder erforderten, lassen sich in der UCC-Umgebung virtualisieren oder gemeinsam online ausführen. Beispielsweise können im Service-Bereich „Remote Experts“ per Video zu Rate gezogen werden, um bei Reparaturen defekter Maschinen zu unterstützen oder als Einkaufsberater zu fungieren.

Rudolf Hotter

Rudolf Hotter, COO der CANCOM SE

3. Fit für den Arbeitsplatz der Zukunft: Der Arbeitsplatz wird mobil und flexibel. Per UCC sind Mitarbeiter im Home Office oder im Außendienst genauso erreichbar wie die Kollegen im Unternehmen. Dazu Rudolf Hotter, COO der CANCOM SE:  „Mobilität beeinflusst die Art, wie wir heute arbeiten und kommunizieren, maßgeblich. Wir bei CANCOM nutzen heute schon den Workplace of the future und UCC. Wir kommunizieren und arbeiten miteinander effizient und einheitlich in der BusinessCloud, egal ob mit Notebook, Tablet oder Smartphone, betriebssystemunabhängig sicher über Unternehmens-LAN oder Internet, zu jeder Zeit an jedem Ort.“

Haben wir Ihr Interesse geweckt? CANCOM bietet ein komplettes Unified Communication & Collaboration (UCC) Portfolio, von der klassischen Nebenstellenanlage, über einzelne Anwendungen bis zur integrierten UCC-Lösung.

Quelle Headerbild: Pixabay

Hier schreibt Heide Witte für Sie

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