23. September 2016 | pArtikel drucken | kKommentieren

Vier Business-Tipps für die digitale Kommunikation

Unternehmen setzen vermehrt auf moderne Technologien zur digitalen Kommunikation und Kollaboration (kurz UCC). Das Problem: Diese Umstellung bedeutet mehr als nur ein paar Stecker aus den Telefonanlagen zu ziehen. CANCOM.info gibt Unternehmensentscheidern vier wichtige Tipps mit auf den Weg.

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Ein großes Problem bei der Kommunikation in Unternehmen bleibt der immer vielfältigere Einsatz von Kommunikationsmedien, Endgeräten und Applikationen. Mitarbeiter kommunizieren heute über verschiedenste Kanäle – etwa per Mail, Telefon, SMS, Video, Chat, Blog, Fax und vielen mehr. Und das über ebenso viele Endgeräte.

Doch so viel Mitarbeiter auch kommunizieren, einen wirklich effizienten Mehrwert bieten die gestreuten Teil-Lösungen bis heute nicht. Ein Beispiel: Erwischt der „Sender“ den falschen Kanal, so erhöht sich die Human Latency. Zeitverlust sowie komplizierte Abstimmungsprozesse sind oft die Folge. Das Ziel von mehr Flexibilität und schnelleren Reaktionszeiten bleibt aus.


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Geschäftsführer und Fachabteilungen lesen hier vier entscheidende Business-Tipps für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. So kommt UCC auch in Ihrem Unternehmen an.

1. Analysieren Sie Ihren aktuellen Stand

Ein häufiger Klassiker: Einmal wurde großflächig das Unternehmen mit IT ausgestattet. Neue Computer, Telefonanlagen, Beamer und Drucker sind etwa zu nennen. Doch mit den Jahren ist immer mehr Technologie hinzugekommen. Die Mitarbeiter bringen Ihre eigenen Smartphones mit, Business-Tablets ergänzen den Arbeitsplatz im Büro um Optionen im Außendienst oder Home Office.

Wenn es darum geht, Communication und Collaboration zu modernisieren, dann sollte das Management genau in Erfahrung bringen, welche IT überhaupt im Einsatz ist. Nutzt jemand noch ein Faxgerät? Welche Kollegen sind noch an die Telefonanlage gebunden? Und auf welchen Wegen verschicken die Mitarbeiter überhaupt unternehmensrelevante Dokumente und Dateien?


Wichtig: Die nahtlose Integration aller im Unternehmen vorhandenen Kommunikationsdienste ist notwendig, um eine möglichst reibungslose und intuitive Kommunikation zu ermöglichen. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, lässt sich UCC umso einfacher und damit schneller adaptieren.


Eine Lösung für das gemeinsame Bearbeiten von Dateien per Team-Collaboration innerhalb des Unternehmens zu schaffen, ist schon eine Herausforderung für sich. Aber Projekte müssen immer häufiger mit externen Partnern und Kunden zusammen durchgeführt werden.

Hierzu müssen UCC-Lösungen so flexibel sein, dass Sie jederzeit und ortsunabhängig alle relevanten Daten zur Verfügung stellen, Interaktion ermöglichen und alle Aspekte des Datenschutz beachten.

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2. Überzeugen Sie Mitarbeiter von UCC

Neue Prozesse sind zumeist „Chefsache“. Als Business-Entscheider bedeutet das häufig, dass neue Themen von oben an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Auch bei UCC ist das ähnlich, eine Strategie muss aufgestellt, neue Prozesse müssen definiert werden.

Doch UCC-Lösungen sind auch Tools zur interaktiven Kommunikation und Kollaboration. Die Führungsebene sollte einem ausgewählten Mitarbeiterkreis also an erster Stelle die neue Technologie zur Hand geben.

Eine Möglichkeit besteht darin, so genannte Friendly User zu bestimmen. Diese testen in einer Art Pilotphase die neue Kommunikationslösung und können wertvolles Feedback geben. Anhand der Rückmeldung können wiederum etwa Analysen angefertigt werden, wie sich die UCC-Lösung optimal im Unternehmen integrieren lässt.

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Florian Stiller, Solution Sales CANCOM GmbH. (Bild: CANCOM)

Im nächsten Schritt sollten alle Mitarbeiter in einer Schulung den richtigen Umgang mit UCC lernen.

„Endanwender können unabhängig von ihrem jeweiligen Standort und dem benutzten Endgerät alle für ihre Tätigkeit nötigen Informationen abrufen – egal ob telefonisch, per Mail, via Instant Messaging oder in Web- und Videokonferenzen. Darüber hinaus ermöglicht eine UCC-Lösung die Integration von Office-Anwendungen und Business-Applikationen wie CRM, ERP und anderen“, erklärt Florian Stiller, Solution Sales CANCOM GmbH.


Was leistet UCC eigentlich? Hier erfahren Sie die wichtigsten Fakten im Video.


3. Binden Sie mobile Mitarbeiter voll ein

Home Office, Außendienst und der mobile Arbeitplatz haben viel Flexibilität geschaffen. Nicht umsonst, denn Studien legen nahe, dass der mobile Mitarbeiter im Durchschnitt drei Stunden länger pro Woche arbeitet.

In punkto Effizienz gilt es hier jedoch einiges nachzuholen. Denn: Wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter machen, wenn Sie nicht im Office sind? Und: Bekommt der mobile Mitarbeiter den gleichen Informationsfluss wie der Kollege im Office?

Auf beide Fragen werden die meisten wohl mit „nein“ antworten.

Bis 2015 steigt die Zahl mobiler Mitarbeiter jedoch weltweit um fast ein Drittel auf 1,3 Milliarden. Höchste Zeit, dass sich Unternehmen auf diese Tendenz einstellen und die Mitarbeiter an die Arbeitsprozesse optimal anbinden.


Einige Vorteile von UCC-Lösungen:

– Erkennen Sie jederzeit, ob ein Mitarbeiter in der relevanten Business-Anwendung auch wirklich arbeitet.
– Nutzen Sie UCC, um tagesaktuell alle Informationen an die betroffenen Mitarbeiter zu verteilen.
– Setzen Sie auf UCC, um eine ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen (etwa via Firmen-Chat, Videokonferenz oder virtuelle Desktops).


4. Beziehen Sie automatisierte Systeme

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UCC soll die Kommunikation vereinfachen. Das bedeutet auch, dass die Systeme entsprechend für die Mitarbeiter arbeiten sollen und nicht zusätzlichen Aufwand erzeugen. (Bild: CANCOM)

UCC-Komponenten sollen die Nutzerfreundlichkeit steigern und die Akpetanz zu digitalen Kommunikationswegen erhöhen. Eine Voraussetzung bei der Wahl sollte demnach sein, gezielt Lösungen zur Unified Communication and Collaboration zu beziehen, die automatisiert ablaufen. Beispielsweise können sich die optimalen Systeme beim Hochfahren eines PCs oder bei der Aktivierung des Smartphones sich direkt mit dem Firmennetz verbinden.

Andere Möglichkeiten wie die Anbindung an unternehmensweite Group Ware Systeme, Rufumleitung oder auch E-Mail Clients sind beim Thema Automatisierung zu nennen. Anders formuliert: UCC soll im Idealfall das Maximum an Effizienz bei der Zusammenarbeit und der Kommunikation herausholen. Hier stehen für Business-Entscheider einige attraktive Optionen zur Wahl.

Quelle Titelbild: Evernine

Hier schreibt Lenz Noelkel für Sie

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