10. Oktober 2016 | pArtikel drucken | kKommentieren

Rechtsgültig und sicher: Das bringt die elektronische Signatur

Viele kleine und mittelständische Unternehmen scheuen noch den Einsatz der elektronischen Signatur. Doch die eSignatur kann im Arbeitsalltag eine echte Erleichterung sein und zusätzlich für erhöhte Datensicherheit sorgen. Wie das geht, erfahren Sie hier und im kostenlosen Whitepaper von Adobe.

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Aus dem Bereich der Paketannahme kennen wir die elektronische Signatur bereits. Bild: Evernine

Die elektronische Signatur kennen wir aus unserem Alltag, wenn wir Pakete annehmen, Mietwagenverträge oder Zahlungen per Kreditkarte unterschreiben. Doch im Geschäftsalltag insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen ist die eSignatur noch nicht angekommen. Wie bei vielen technischen Neuerungen sind die Vorbehalte von Unsicherheit geprägt. Dabei bietet die elektronische Signatur viele Vorteile.

Mehrwert im Geschäftsalltag

Wenn sie richtig mit vorhandenen Systemen und Prozessen integriert sind, lassen sich damit Freigabe-Workflows durchgängig digitalisieren sowie Abstimmungsprozesse erheblich vereinfachen und beschleunigen. Schließlich gehören Absprachen mit Kollegen, Lieferanten und Kunden in vielen Unternehmen wesentlich zum Alltag. Unterschriften auf Papier sorgen hier zwar für eine hohe Verbindlichkeit, verzögern aber die Prozesse und sind in der heutigen digitalen Welt unnötig aufwändig.

Das Whitepaper „Einsatz elektronischer Signaturen im Mittelstand“ beschreibt Hintergründe und zeigt, wie kleine und mittlere Unternehmen von der elektronischen  Unterschrift profitieren.


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✔ Signaturen einfach implementieren
✔ Alles zu Compliance und Datenschutz
✔ Sicherheitslücken bei Dokumenten vermeiden

Lesen, wann Sie wollen: Der Download startet nicht automatisch. Sie erhalten einen jederzeit abrufbaren Link zum PDF per E-Mail.

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Mittel der Wahl: Einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur kommt laut §127 BGB für alle formfreien Vereinbarungen in Betracht, sprich für Empfangsbescheinigungen von neuen Geschäftsbedingungen, Auftragsvergabe oder Bestellungen bei Partnerfirmen, Kenntnisnahme von Protokollen oder von Änderungen in Bau- oder Projektplänen. Weitere Informationen bietet dieses Video.

Für 90 Prozent der geschäftlichen Anwendungen reicht eine einfache elektronische Signatur aus, bei der der Verlauf des Signaturprozesses mitprotokoliert wird und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abrufbar ist.

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Kosten- und Zeitaufwändige manuelle Unterschriften gehören mit Adobe Sign der Vergangenheit an. Bild: Evernine

Mit elektronischen Unterschriften werden Vereinbarungen auch viel verbindlicher als durch eine mündliche Absprache oder eine E-Mail mit Lesebestätigung. Häufig werden in Unternehmen Vereinbarungen oder Bestätigungen per Mail mit verschickt mit der Bitte um eine Empfangsbestätigung. Der Nachteil: Es lässt sich nur schwer nachvollziehen, ob der Empfänger die angehängte Vereinbarung auch tatsächlich gelesen hat. Eine elektronische Signatur macht das Ganze natürlich viel verbindlicher.

Hinweis: Die qualifizierte elektronische Signatur mit Personenzertifikat kommt nur in speziellen Anwendungsfällen zum Einsatz, die eigens gesetzlich geregelt und gefordert sind, wie z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt oder Anmeldungen zum Handelsregister durch Notare.

Signaturen mit Adobe Sign: Sicher, rechtsgültig und zuverlässig

Besonders wichtig: Unternehmen müssen nachvollziehen können, wer wann welches Dokument signiert hat. Hier hilft ein zentraler Cloud-Service wie Adobe Sign weiter. Die Lösung erstellt automatisiert Prüfprotokolle zu jeder Transaktion und speichert sie in einem sicheren Online-Repository. Adobe Sign ist weltweit einsetzbar und bietet folgende weitere wichtige Features:


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✔ Unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte E-Signaturen.

✔ Einfache Integration in Enterprise-Lösungen (über APIs & vordefinierte Schnittstellen).

✔ Mobile Verwaltung der Unterschriftsprozesse auf iOS- oder Android-Geräten möglich.

✔ Automatisierte, anpassbare Workflows.

✔ Benachrichtigung der Nutzer, sobald ihre Dokumente angezeigt und unterschrieben werden.

Compliance: Elektronische Unterschriften von Adobe sind zuverlässig und in den meisten Industrieländern rechtlich anerkannt und durchsetzbar. Adobe Sign erfüllt branchenübliche Sicherheitsstandards wie PCI DSS 3.0, SOC 2 Type 2 und ISO 27001.

Videos von CANCOM.info

Mit Adobe Sign lassen sich Unternehmen auf durchgängig digitale Unterschriftsprozesse umstellen. Damit reduzieren sie den Kosten- und Zeitaufwand für manuelle oder papierbasierte Vorgänge, beschleunigen den Abschluss von Geschäftstransaktionen und erhalten Transparenz über den gesamten Prozess.

Eine Basisvariante der Adobe Sign Plattform ist bereits in der Abovariante von Adobe Acrobat DC enthalten. Über das Werkzeug „Zum Unterschreiben senden“ können Abonnenten von Acrobat DC den Signaturservice zum elektronischen Signieren von Dokumenten ohne Mehrkosten verwenden.


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Quelle Titelbild: Evernine

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