4. Juli 2017 | pArtikel drucken | kKommentieren

5 Tipps: So werden Ihre Meetings zu einem Erfolg

Haben Sie eine Meeting-Kultur? Oder laufen Ihre Meetings meist eher unstrukturiert und ohne echtem Output ab? Mit unseren fünf Tipps wird Ihr Meeting garantiert erfolgreich. 

Struktur – das fehlt den meisten Meetings. Es gibt keine richtige Agenda, keine Zielsetzung und häufig wird aus den angesetzten 45 Minuten eine zweistündige Diskussionsrunde, die zu keinem wirklichen Ergebnis kommt. Dabei gibt es nur ein paar Punkte zu beachten, damit Ihr Meeting produktiv wird. Wie? Das erklären wir Ihnen jetzt.

1. Tagesordnung gemeinsam erarbeiten – so ist jeder eingebunden und weiß, worum es geht

Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete. Welche Themen sollen im Meeting besprochen werden? Arbeiten Sie gemeinsam eine Agenda aus. Hierfür trägt jeder Teilnehmer zum Beispiel in eine bestehende Mindmap seine Schwerpunkte ein und fügt bereits Notizen, Unterlagen und Links hinzu. So vermeiden Sie doppelte Themenbelegungen, langen E-Mail-Verkehr und jedes Teammitglied ist in die Planung mit einbezogen. Die damit entstandene „Agenda-Map“ beinhaltet alle wichtigen Tagesordnungspunkte. Diese lassen sich zudem gleich nach Priorität sortieren.

Die Verwendung einer Mindmap führt zu einer höheren Produktivität und Effizienz. Das betont Jörg Steiss (General Manager, Corel GmbH – Mindjet): „In einer solchen Map habe ich immer alles im Überblick und im Zugriff: Die aktuellsten Versionen von angehängten Dateien, letztendlich alle Daten, die ich für das Projekt brauche.“

Die "Agenda-Map" kann eine wertvolle Unterstützung sein, damit das Meeting produktiv wird.

Im Bild zu sehen ist eine beispielhafte Darstellung einer „Agenda-Map“ (Bild: Corel GmbH – Mindjet)

2. Brainstorming im Meeting – Ideen entwickeln und verbessern

Orientieren Sie sich im Meeting an der Agenda und den im Vorfeld eingetragenen Punkten. Nutzen Sie die bereits begonnene Mindmap, um darin Ihre Ideen und Diskussionen direkt aufzufangen. Dabei spielt es eher eine untergeordnete Rolle, ob die Einfälle schon zum Thema passen, oder ob Sie diese noch überdenken müssen. Gelöscht ist ein Feld ganz schnell.


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3. Diskussion richtig steuern – an der Agenda festhalten

Verknüpfen Sie bereits in dieser Phase wichtige Zusammenhänge miteinander, damit Sie gleich erkennen, welche Aufgaben, Ideen und Planungen zusammengehören. Außerdem macht es Sinn,  bestimmte Szenarien mithilfe der Mindmap direkt zu simulieren, um so zum Beispiel Ihre Businessplanungen zu optimieren und die Diskussion zielgerichteter zu steuern: „Simulieren Sie in der Mindmap: Was passiert wenn? Was passiert, wenn ich zum Beispiel in der Umsatzplanung einen Markt mehr einbeziehe – oder mehr Mitarbeiter einsetze? Was muss getan werden, um dieses Ergebnis zu erreichen?“, so Jörg Steiss.

Führen Sie während der Diskussion immer wieder auf die wesentlichen Punkte zurück und orientieren Sie sich an der Agenda. So verhindern Sie, dass unwichtige Details die Überhand gewinnen.

4. Protokollierung – bereits Besprochenes nicht neu diskutieren

Die genaue Dokumentation der Argumente innerhalb der MindMap hilft dabei, unnötige Diskussion über vergangene Beschlüsse im nächsten Meeting zu vermeiden.

Zur Vermeidung unnötiger Diskussionen über vergangene Beschlüsse ist es sinnvoll, während der Besprechung alle wichtigen Argumente für und gegen diesen Entschluss zu dokumentieren – gleich innerhalb der Mindmap. (Bild: CANCOM)

Es gibt nichts unangenehmeres, als eine Diskussion im nächsten Meeting erneut zu führen – weil niemand mehr nachvollziehen kann, aus welchen Gründen dieser Entschluss damals gefällt wurde. Um dies zu vermeiden, dokumentieren Sie während der Besprechung gleich innerhalb der Mindmap, weshalb eine Entscheidung in dieser Form getroffen wurde bzw. ob eine nochmalige Diskussion notwendig ist.

Schreiben Sie Kommentare oder verwenden Sie Symbole, sodass das Team die nächsten anstehenden Aufgaben vorbereiten kann. Auf diese Weise verlässt jeder das Meeting mit den wichtigsten Informationen und weiß über die genaue Aufgabenverteilung Bescheid.

Weisen sie den verschiedenen Aufgaben außerdem Prioritäten und Fälligkeitstermine innerhalb der Map zu. So wird die Planungsphase beschleunigt und die Umsetzung schneller realisiert.

5. Aufgabenverteilung und Follow-Up – jeder weiß genau, was bis zum nächsten Meeting zu tun ist

Für den Projekterfolg ist es wesentlich, einer Überlastung von Ressourcen rechtzeitig entgegen zu wirken und den Status zeitkritischer Aufgaben jederzeit einzusehen.

Dies wird durch MindManager ermöglicht: Das Tool erlaubt, visuelle Mapansichten mit Applikationen wie MS Projekt, SharePoint, Outlook oder Excel zu synchronisieren. Damit bleibt man stets auf dem aktuellen Projektstand.


Im Video präsentiert Jörg Steiss (General Manager, Corel GmbH – Mindjet) die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von Mindmaps im Arbeitsalltag.

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Quelle Titelbild: CANCOM

Hier schreibt Christian Schinko für Sie

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