21. August 2017 | pArtikel drucken | kKommentieren

Diese vier Apps machen Sie agiler

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Schnell und unkompliziert einchecken und sich auf Dienstreisen sofort zurecht finden? Das würde wohl jeder Manager begrüßen. Durch moderne Smartphone-Applikationen ist das eigentlich schon möglich – laut Studie verzichten dennoch mehr als die Hälfte der Geschäftsführer auf die Nutzung solcher Apps im Businessalltag. Wir erklären wieso und stellen Ihnen vier Applikationen vor, die Ihren Arbeitsalltag enorm erleichtern können.

Auf Geschäftsreise, im Zug oder einfach nur generell zur mobilen Dokumenten- und Projektverwaltung: Apps können den Arbeitsalltag von Geschäftsführern stark unterstützen. Dennoch wird ihr Potential bislang nur von wenigen deutschen Führungskräften genutzt, wie eine aktuelle Studie des Deutschen Reise Verbands (DRV) zeigt.

Warum viele Manager (bislang) auf Apps verzichten

Laut der Studie des DVR nutzen nur 43 Prozent der Geschäftsführer und Führungskräfte Applikationen im Businessalltag. Eine überraschend geringe Zahl möchte man meinen. Was sind die Gründe dafür?

Mehr als ein Drittel (37 Prozent) der Befragten geben an, dass sie die Nutzung von Apps als zu umständlich empfinden. Auch das Thema Security führt dazu, dass Manager Applikationen nicht oder nur sehr verhalten nutzen: Knapp ein Drittel (32 Prozent) meidet Apps, da sie diese als zu unsicher ansehen. Dementsprechend sind offene Applikationen auf Firmengeräten bei einem Fünftel der Befragten von Unternehmensseite sogar generell untersagt.

Der grundsätzliche Wunsch nach hilfreichen mobilen Anwendungen besteht dennoch: Insbesondere auf Geschäftsreisen wollen Manager sich mit Diensten wie Google Maps einfacher zurecht finden (67 Prozent), den Check-in online erledigen (43 Prozent) oder aktuelle Reisedaten abrufen (42 Prozent). Auch die Digitalisierung von Dokumenten und Organisation von Projekten kann durch digitale Helfer unterstützt werden.

Smarte Helfer: Diese Apps machen Ihren Businessalltag noch agiler

Zu jeder Zeit und an jedem Ort produktiv sein – diese vier Apps erleichtern Ihren Arbeitsalltag und sind garantiert nicht umständlich.

1. Pocket – alle Dokumente in der Hosentasche

Mit Apps wie Pocket können Sie auch offline jederzeit auf die entsprechenden Inhalte zugreifen.

Fachbeiträge, Präsentationen, Projektlisten oder Chats – mit Apps wie Pocket können Sie auch offline jederzeit auf die entsprechenden Inhalte zugreifen. (Bild: Read It Later, Inc.)

Sie sind auf einer Geschäftsreise, unterhalten sich mit einem Geschäftspartner und möchten ihn mit einer Präsentation beeindrucken – haben jedoch keinen Zugriff auf das Dokument? Mit Pocket wird Ihnen das nicht mehr passieren.

Das kann die App:

  • Texte, Bilder und Videos werden in einem Cloud-Speicher bereitgehalten – digitale Inhalte sind somit immer griffbereit.
  • Vor Ihrer Geschäftsreise packen Sie nicht nur Ihren Koffer, sondern auch Ihre digitale Tasche: Mit Emails, Lesezeichen, Tweets und allem, was Sie sonst noch benötigen könnten.
  • Offline-Zugriff: Ist Pocket synchronisiert, können Sie auch im Funkloch auf Ihre Inhalte zugreifen.
  • Fortschritte festhalten: In Ihrem Meeting haben Sie ein spannendes Konzept entwickelt? Packen Sie es in die digitale Tasche und nehmen Sie es mit nach Hause.
  • Kompatibilität: Die Inhalte aus mehr als 1.500 Apps lassen sich direkt in die Pocket verschieben.
  • Kostenlos: In der Basisversion (mit Werbung) ist diese App kostenfrei.

2. Trello – Projekte von unterwegs managen

Mit Apps wie Trello können Unternehmen alle Projekte und ToDos digital festhalten - mobil wie am Desktop.

Mit Taskmanagern wie Trello können Unternehmen alle Projekte und ToDos digital festhalten – mobil wie am Desktop. (Bild: Trello, Inc.)

Taskmanager wie Trello eignen sich optimal, um auch von unterwegs aktuelle Aufgaben, Projekte und Ziele im Auge zu behalten. Diese Applikationen lassen sich nach Abteilungen, einzelnen Mitarbeitern oder Themenbereichen aufteilen und dienen als Chat-Plattform und Dokumentenablage.

Das kann die App:

  • Mittels digitaler Pinnwand können Sie einzelnen Teammitgliedern Tasks zuordnen.
  • Dateien können ausgetauscht, Fristen gesetzt und Erinnerungen geschaltet werden.
  • So können Sie mobil mit dem Projektteam im Büro kooperieren.
  • Die Basisvariante können Sie kostenlos nutzen.

3. Office Lens

Mit der App Office Lens sollen Anwender Dokumente und Whiteboards digitalisieren.

Office Lens ermöglicht Anwendern, Dokumente und Whiteboards zu digitalisieren. (Bild: Microsoft)

Mit Office Lens digitalisieren Sie jedes Dokument – ob Whiteboards, Dokumente oder Rechnungen. Die Anwendung aus dem Hause Microsoft nutzt die Kamera Ihres Smartphones und macht aus Fotos PDF-, Word- oder PowerPoint-Dateien. Laut eigenen Angaben werden die Dokumente dann auch bereits optimal zugeschnitten.

Das kann die App:

  • Schnelle Digitalisierung von Papierdokumenten, Whiteboard-Diagrammen, Visitenkarten und Quittungen via Smartphone-Foto.
  • Umwandlung der Fotos in PDFs, One Note-Notizen oder Word-Dokumente und automatische Speicherung.
  • Teilen der Dateien über die Cloud.
  • Die Basisversion ist kostenfrei verfügbar.

4. Expensify

Reisekostenabrechnung via App.

Reisekostenabrechnung via App – das soll nicht nur komfortabel sein, sondern einige Anbieter wie Expensify bieten Ihnen auch direkt einen vollständigen Report Ihrer jeweiligen Reise. (Bild: Expensify, Inc.)

Rechnungen digitalisieren, Reisekosten abrechnen und das Ganze als abgeschlossenes Reporting an die Buchhaltung senden. Mit Apps wie Expensify sollen sich Anwender nicht mehr um Papierkram sorgen und ihre Auslagen rasch und simpel digital verwalten können.

Das kann die App: 

  • Übernimmt für Sie die Abrechnung am Ende einer Dienstreise.
  • Schon vor Ort dokumentieren Sie Ihre Ausgaben und kalkulieren Reisekosten und Spesen.
  • In der kostenpflichtigen Version können Sie Belege per Foto digitalisieren.
  • Die fertige Reisekostenabrechnung können Sie per Mail verschicken.
  • Die App kann in der Basisvariante kostenfrei genutzt werden.

Das sagt CANCOM.info zu den smarten Apps:

Auch wenn ein sorgsamer Umgang mit mobilen Applikationen und den darüber verwalteten Daten stets ratsam ist, tragen die Funktionen maßgeblich zu einem agilen Arbeitsalltag bei – egal ob im Büro oder auf Geschäftsreise. Prüfen Sie in Ihrem Unternehmen, ob und welche Applikationen Sie nutzen dürfen. Viele Apps bieten heutzutage eine Übersicht der integrierten Sicherheitsfeatures und der Nutzungsberechtigungen – etwa von der Smartphone-Kamera, dem Speicher oder privaten Informationen wie Kontakte und Kalendereinträge.

 

Quelle Titelbild: © LDProd / iStock

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