Höflichkeit in der Digitalisierung: Darauf ist zu achten
Mit der Digitalisierung entstehen auch neue Benimmregeln. Die digitale „eEtiquette“ der Telekom zeigt als eine Art Knigge in 101 Leitlinien auf, was zu beachten ist.
Benimmregeln gibt es in der Gesellschaft viele. Sie bestimmen das Verhalten und koordinieren das Zusammenleben. Gerade im Büro ist ein einwandfreies Benehmen wichtig. Der digitale Wandel in der Arbeitswelt stellt Mitarbeiter allerdings vor ganz neue Herausforderungen. Ist es in Ordnung, im Home Office ungeduscht und im Schlafanzug an einer Telefonkonferenz teilzunehmen? Oder während eines Meetings liegen gebliebene E-Mails zu beantworten?
Diese Fragen beantwortet die Studie „eEtiquette@work – Empfehlungen für die Zusammenarbeit in der digitalen Welt“, deren Ergebnis eine Art Knigge für die digitale Zusammenarbeit ist. CANCOM.info stellt einige Benimmregeln vor.
1. Der richtige Umgang mit der Informationsflut
Die E-Mails häufen sich und es ist nur allzu verlockend, die offenen Mails zu beantworten, während der Kollege im Meeting referiert. Doch dieses Verhalten ist nicht nur unhöflich, sondern verringert auch noch die Konzentration aller Teilnehmer. Ein sinnvoller und effektiver Austausch ist somit nicht möglich.
Die Lösung kann sein, das E-Mail-Programm so einzustellen, dass eingehende Nachrichten sinnvoll gefiltert und an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden. Wenn die ständigen Benachrichtigungen beim Eingang einer neuen E-Mail stören, sollten sie unbedingt ausgeschaltet werden. Zudem kann es hilfreich sein, feste Smartphone-Pausen im Meeting festzulegen, die für alle Teilnehmer gelten und die ihnen Zeit geben, ihre Mails zu beantworten. Auf diese Weise kann die Konzentration aller Teilnehmer gesteigert werden.
2. Die richtige Art der Kommunikation
Durch die Digitalisierung wird den Mitarbeitern ermöglicht, unabhängig von Ort und Zeit zu arbeiten. Dank der Kommunikation über E-Mail, Telefon oder Skype können sie auch bei verschiedenen Standorten oder Zeitzonen miteinander in Kontakt bleiben. Allerdings sollte im Vorfeld abgeklärt werden, welcher Kollege mit welchen Kommunikationsmitteln am besten zurechtkommt. Der eine kommuniziert lieber per E-Mail, der andere zieht ein kurzes Telefonat vor.
Was jedoch nicht außer Acht gelassen werden darf, ist das persönliche Treffen. Dieses sollte innerhalb eines Teams von Zeit zu Zeit stattfinden. Virtuelle Teams sollten sich vor Beginn ihrer Zusammenarbeit mindestens einmal vorher treffen, um sich persönlich kennenzulernen. Dies kann die spätere Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Außerdem entstehen viele kreative Ideen aus der Face-to-face Kommunikation.
3. Der richtige Dresscode
Auch im Home Office sollte man sich nicht gehen lassen. Dass man sich für eine Videokonferenz ordentlich anzieht, dürfte selbstverständlich sein. Sich präsentabel an die Arbeit zu setzen, hat allerdings auch den Vorteil, dass die Konzentration steigt. Geduscht und angezogen zu sein bringt also nicht nur Struktur in den Home-Office-Alltag, sondern sorgt auch für mehr Effizienz.
Für Videokonferenzen gilt darüber hinaus auch der Grundsatz, nicht nur auf seine Kleidung, sondern auch auf seine Umgebung zu achten. Private Fotos an der Wand oder ein unaufgeräumtes Zimmer sollten den Kollegen verborgen bleiben.
Quelle Titelbild: © AntonioGuillem/iStock
