26. März 2018 | pArtikel drucken | k1 Kommentar
Papierloses Büro

Digitalisierung von Papierdokumenten: Das gilt es zu beachten

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Um Papierunterlagen zu digitalisieren und damit einen Schritt hin zum papierlosen Büro zu gehen, müssen Unternehmen vor allem die entsprechenden Papierdokumente scannen. Und von denen gibt es viele. Denn der Einsatz von Papier ist in Unternehmen nach wie vor weit verbreitet.

So nutzen Unternehmen in Deutschland bis heute sehr viel Papier im Berufsalltag. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie laufen in drei Viertel der Unternehmen noch mindestens die Hälfte aller Prozesse papierbasiert ab.

Aber: Die Studie identifiziert auch eine langsame Kehrtwende. Demnach wollen die meisten Unternehmen ihren Papierverbrauch künftig reduzieren. Knapp die Hälfte der Unternehmen (46 Prozent) haben neue Papierakten schon zum Teil durch Scannen digitalisiert, 19 Prozent überwiegend.

Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente birgt zentrale Vorteile für Unternehmen – das betont Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management bei Bitkom. Als zentrale Mehrwerte nennt Biffar die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen sowie die Schonung der Umwelt.

Digitalisierung von Papierdokumenten: Diese Punkte müssen berücksichtigt werden

Beim Umstieg von Papier auf digitale Dokumente müssen Unternehmen einige Punkte beachten.

Einerseits müssen sie gewährleisten, dass die über den Scanvorgang digitalisierten, ehemaligen Papierdokumente in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sind. Sonst leidet die Produktivität der Mitarbeiter enorm – das hat eine aktuelle IDC-Studie ergeben.

Andererseits sind sie verpflichtet, den Scanvorgang rechtskonform zu gestalten und die digitalisierten Dokumente anschließend sicher und jederzeit nachvollziehbar zu archivieren. Welche Regeln hier einzuhalten sind, hält die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) detailliert fest. Auf den Scanvorgang geht die GoBD gesondert ein.

GoBD-konforme Digitalisierung von Papierdokumenten: Das sind die wichtigsten Regelungen

Die GoBD führt an mehreren Stellen aus, was Unternehmen beim Scanvorgang mit anschließender Archivierung der digitalen Dokumente beachten müssen. Hier lesen Sie die wichtigsten Punkte im Überblick.

1. Der Scanvorgang selbst

Hierfür werden im Abschnitt „9.3. Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)“ konkrete Vorgaben formuliert. Unternehmen müssen das Verfahren, also den Scanvorgang an sich, dokumentieren. Hierzu wird Unternehmen vorgeschrieben, eine Organisationsanweisung zu erstellen.

Diese regelt unter anderem: Wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt zu scannen ist, welches Schriftgut gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualität der Lesbarkeit und Vollständigkeit zu kontrollieren ist oder wie man Fehler protokollieren soll.

2. Die Archivierung

Wie die gescannten Dokumente anschließend zu archivieren sind, wird im Abschnitt „9.2. elektronische Aufbewahrung“ ausgeführt: „Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.“

Eine besondere Bedeutung kommt hier der Indexierung zu. So ist es für Unternehmen verpflichtend, jedes digitale Dokument mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index (etwa Dokumenten-ID oder Belegnummer) zu versehen. Dieser Index muss über die gesamte Dauer der Archivierung (für die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen gilt die Vorgabe von sechs bis zehn Jahren) dem entsprechenden Dokument zugewiesen sein.

Im Umkehrschluss bedeutet das: Die Indexierung darf zu keinem Zeitpunkt verändert werden. Wie die gescannten Dokumente anschließend zu archivieren sind, wird im Abschnitt „9.2. elektronische Aufbewahrung“ ausgeführt: „Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.“

3. Die Unveränderbarkeit

Tatsächlich ist die Unveränderbarkeit eine wesentliche Anforderung der GoBD. Grundsätzlich gilt, dass aufbewahrungspflichtige, digitale Dokumente nicht auf eine Weise verändert werden dürfen, die es unmöglich macht, den ursprünglichen Inhalt festzustellen. Sollten Veränderungen vorgenommen werden, müssen diese eindeutig protokolliert werden.

Gewährleisten können Unternehmen diese Anforderung entweder mittels Hardware (etwa durch fälschungssichere Datenträger), Software (zum Beispiel durch Sicherungen oder automatische Protokollierung) oder organisatorische Maßnahmen (wie beispielsweise Zugriffsberechtigungen) – auch Kombinationen sind denkbar. Eine bloße Ablage im Dateisystem ist auf jeden Fall unzureichend.

GoBD-konforme Digitalisierung von Papierdokumenten: Diese Maßnahmen sind nötig

Die drei Punkte zeigen: Ein bloßes Scannen von Papierdokumenten mit anschließender Ablage im Dateisystem, ohne nachvollziehbares System, reicht für Unternehmen nicht aus, um die Anforderungen zu erfüllen, die sich bei der Digitalisierung von Papierdokumenten ergeben.

Tatsächlich benötigen Unternehmen hierfür, neben innerbetrieblichen organisatorischen Maßnahmen (vor allem die Erstellung einer Organisationsanweisung), ein passendes Scangerät (zur Ausführung des Scanvorgangs) sowie eine geeignete SoftwareLösung (besonders für die anschließende Archivierung).

So können Unternehmen ihre Papierdokumente effizient digitalisieren

Bild: Fujitsu

Zu Beginn des Digitalisierungsprozesses steht die Umwandlung von Papier in digitale Dokumente. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um die Vorgaben der GoBD überhaupt erfüllen zu können. So setzt zum Beispiel die rechtskonforme Archivierung der gescannten, also digitalisierten Dokumente, voraus, dass diese Dokumente im ersten Schritt von Papier in digitale Dokumente umgewandelt wurden.

In diesem Kontext ist es für Unternehmen unerlässlich, eine zuverlässige Lösung anzuwenden. Denn so lassen sich zusätzliche Kosten vermeiden und kostbare Zeit sparen. Genau eine solche Lösung bieten die Dokumentenscanner der hunderprozentigen Fujitsu-Tochter PFU (EMEA) Ltd. an – kombiniert mit PaperStream Capture, einer leistungsfähigen Software für die Datenerfassung.

Die Software ist inzwischen in drei verschiedenen Editionen erhältlich: Fujitsu PaperStream Capture Lite, Fujitsu PaperStream Capture sowie Fujitsu PaperStream Capture Pro. Die neueste und gleichzeitig umfangreichste Edition ist die Pro-Variante: Diese wurde im November 2017 erstmals präsentiert.

CANCOM.info stellt die wichtigsten Funktionen von Fujitsu PaperStream Capture Pro vor.

Fujitsu PaperStream Capture Pro: Das sind die wichtigsten Merkmale

Mit Fujitsu PaperStream Capture Pro bekommen Unternehmen vor allem die Möglichkeit, papierbasierte Informationen schnellstmöglich zu digitalisieren. Dies stellt besonders die schnelle Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der digitalisierten Dokumente sicher – um so den Aufwand und die Komplexität bei der Dokumentenerfassung zu reduzieren und die Prozesseffizienz zu steigern. Das Volumen der gescannten Dokumente spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle: Egal, wie viele Dokumente gescannt werden – die Kosten für die Software-Lösung von Fujitsu bleiben gleich.

Konkret zeichnet sich Fujitsu PaperStream Capture Pro insbesondere durch diese Charakteristika aus:

  • Flexibilität und Skalierbarkeit:
    Mit der Software-Lösung sind Unternehmen in der Lage, gescannte Papierdokumente aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren. Es spielt also keine Rolle, ob die Papierdokumente mit den Scannern der fi Series und SP Series oder mit anderen Multifunktionsgeräten gescannt wurden. Auch Altdaten von Faxgeräten werden akzeptiert. Alle gescannten Daten durchlaufen die Prozesse für Bildverbesserung, Qualitätskontrolle und Verarbeitung.
    Die Metadaten der gescannten Dokumente werden anschließend von der Software-Lösung verwaltet: So werden die Metadaten nach der Verifizierung genutzt, um die gescannten Dateien an den gewünschten Backend-Speicherort weiterzuleiten – abhängig von den im Vorfeld festgelegten Regeln und Benutzerprofilen. Mögliche Speicherorte sind lokale oder Cloud-basierte Repositories.
    Auf diese Weise weiß das Unternehmen jederzeit genau, an welchem Ort die gescannten Daten abgespeichert sind – sodass die digitalisierten Dokumente schnell auffindbar sind und zur Verfügung gestellt werden können.
  • Automatisierung:
    Die Software-Lösung ermöglicht es Unternehmen, die Datenextraktion sowie -indexierung zu automatisieren. Dabei wird jede gescannte Datei mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen, der unverändert bleibt. Umfangreiche Reporting-Funktionen erlauben es Unternehmen zudem, die Indexierung zu überwachen und zu überprüfen.

Sie möchten sich weiter zur Software-Lösung PaperStream Capture Pro von Fujitsu informieren? Hier geht es zur offiziellen Pressemitteilung.

Quelle Titelbild: Fujitsu

Hier schreibt Christian Schinko für Sie

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