Erfolgsfaktor Projektmanagement – Wie sich Unternehmen erfolgreich digital transformieren

Sie ist längst kein Szenario der Zukunft, sondern gehört fest in den firmeninternen Alltag: Die Digitalisierung wirkt sich nachhaltig auf Prozesse, Kommunikation und Strukturen aus. Dies offenbart schon der Blick auf den heutigen Arbeitsalltag angesichts von Home Office, flexiblen Arbeitszeiten und Co.

Vor diesem Hintergrund haben sich auch Projekt- und Change Management gewandelt. Unternehmen stehen in der Pflicht, Veränderungen über die Grenzen der IT-Abteilung hinaus umsetzen, bis sie in der Unternehmenskultur ankommen. Zur Erreichung dieses Ziels bedarf es allem voran eines erfolgreichen Projektmanagements.

Die beiden Konzepte des Projekt- und Changemanagements werden häufig synonym behandelt. Trotz einiger Gemeinsamkeiten sind sie allerdings keineswegs identisch. Change Management zielt auf eine umfassende und bereichsübergreifende Veränderung ab, die sich strukturell, kulturell und strategisch auf das gesamte Unternehmen auswirkt. Im Gegensatz dazu ist es Ziel des Projektmanagements, einzelne Projekte richtig zu planen und zu steuern, um gesteckte Projektziele, auch im größeren Rahmen, erfolgreich zu erreichen.

Unternehmen stehen aus den verschiedensten Gründen vor den Aufgaben des Change-Managements, etwa durch die Umstrukturierung einer Abteilung oder eine strategische Neuausrichtung. Oftmals sind es jedoch sich wandelnde Rahmenbedingungen, insbesondere angesichts zunehmender Digitalisierung, die Change-Konzepte in Aufbau- und Ablauforganisation oder dem sozialen Gefüge erforderlich machen. Innerhalb dieser Neuorientierung ist es das Projektmanagement, das von der Definition und Planung über die Durchführung bis zu Abschluss und Weiterführung in strukturierten Projekten zum Erfolg führt.

Damit Change-Projekte grundlegend funktionieren, sollten Unternehmen über den Tellerrand der eigentlichen Maßnahmen, beispielweise der Implementierung neuer Technik, hinausblicken. So müssen die Veränderungen, die sich aus einem Change-Prozess ergeben, letztlich von allen Mitarbeitern akzeptiert und getragen werden. Die Auswirkungen führen angesichts neuer Aufgaben und Abläufe sonst schnell zu Verunsicherungen.

Damit Risiken an dieser Stelle aufgefangen werden können, stellt eine transparente Kommunikation einen der wichtigsten Bausteine im Veränderungsprozess dar. Wie die meisten anderen Erfolgsfaktoren im Change Management baut auch die Kommunikation auf geeignetem Projektmanagement auf.

Wenn Veränderungen anstehen, dann müssen Mitarbeiter eingespielte Komfortzonen verlassen. Eine Phase der Irritation bleibt dabei in den seltensten Fällen aus. Unternehmen können die Destabilisierung der Prozesse im direkten Dialog auffangen, der über die Vermittlung des bloßen Know-hows hinausgeht.

Ein typisches Beispiel für die nötige Kommunikation bei digitalen Veränderungen ist die ständige Erreichbarkeit, die nun durch Smartphone und Co. technisch möglich ist. Dies bietet zahlreiche Unternehmensvorteile – wie etwa eine erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Gleichzeitig aber kann dadurch der Druck auf Mitarbeiter massiv erhöht werden. Hier ist es an der Führungsebene, Irritationen mit gelungener Kommunikation aufzufangen.

Ebenso wichtig ist eine breite Vermittlung des Know-why, bei dem Mitarbeiter Logik und Kontext der Veränderungen begreifen und, wichtiger noch, annehmen können. So zeigen Workshops und Schulungen weit größere Effekte, wenn Mitarbeiter sich über den individuellen und unternehmerischen Mehrwert bewusst sind. Nötig dazu sind ein beharrlich geführter Dialog und eine transparente Übersicht für alle Beteiligten. Um diese Anforderungen erfolgreich umzusetzen, bieten Projektmanagement-Tools Ansätze für einen strukturierten Übergang.

Werkzeuge von Microsoft schaffen Lösungen, um Prozesse zu etablieren und den Überblick zu erleichtern. So können Unternehmen mit Microsoft Visio neue Abläufe mithilfe übersichtlicher Darstellungen kommunizieren. Dies spielt besonders für die Anfangsphase von Projekten eine wichtige Rolle. Die Webanwendung SharePoint verhilft Unternehmen dabei, eine entsprechende Infrastruktur zu etablieren. Informationen können damit strukturiert werden. Mit intelligentem Intranet sowie intuitiven Cloud-Lösungen lassen sich zudem Voraussetzungen für eine gelungene Kommunikation schaffen.

Wenn weitreichende Neuerungen in Unternehmen bevorstehen, geht die Veränderung mit dem Eingriff in bestehende Prozesse einher. Und mögen diese auch teilweise von einem Augenrollen begleitet oder in der Belegschaft als antiquiert wahrgenommen werden – der Hang zum Gewohnten ist ein starker Widersacher im Change Management. Das Zauberwort des gelungenen Wandels lautet darum auch hier ‚Transparenz‘.

Die sehr einfache Gleichung, dass übermäßig komplexe und undurchsichtige Prozesse alles andere als Akzeptanz hervorrufen, scheitert trotz ihrer Schlichtheit meist an unzureichendem Projektmanagement. Dieses sollte in allen Phasen, von der Initiierung über Planung, Durchführung und Controlling bis zu Abschluss und Nachprojektphase, übersichtlich und transparent für alle Beteiligten sein.

Zur Implementierung agiler Projektmanagement-Prozesse bietet Microsoft zuverlässige Tools. Allen voran erleichtert Microsoft Project als Software zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten, das Einführen und Umsetzen. Dank integrierter Vorlagen, vertrauter Planungswerkzeuge und übersichtlicher Planungsfunktionen wird der Übergang transparent und produktiv gestaltet. Leicht verständliche Zeitachsen und Teamplanungen, integrierte Präsentationstools und die Möglichkeiten zum Kommunizieren komplexer Daten erleichtern den Übergang in neue Prozesse.

Damit sowohl einzelne Projekte als auch das gesamte Change Management gelingen, müssen Hierarchien und Verantwortlichkeiten klar definiert sein. Erst geklärte Entscheidungskompetenzen lassen eine angemessene Vertretung von Interessen zu. Hinzu kommt, dass konkrete Verantwortlichkeiten dabei helfen, den tatsächlichen Fortschritt sowie Risiken zu erkennen. Dabei ist es an den Führungskräften im Sinne der Top-Down-Kultur, Verantwortlichkeiten abzugeben. Auf diese Weise können Digitalisierung und Veränderungen so schnell und agil angegangen werden, wie es für den erfolgreichen Wandel nötig ist.

Abseits der dafür zuständigen Projektmanager bedarf Veränderungsmanagement also der Führung auf allen Ebenen. Projektmanager wie -verantwortliche müssen sich hier auf Tools zur Steuerung verlassen können. Idealerweise werden Aufgaben wie Soll-Ist-Vergleiche, Koordination, Informationsaustausch und die Überwachung des Fortschrittes zentral gelöst. Das Fehlen konkreter Tools zur umfassenden Planung und Steuerung stellt ein großes Risiko für Veränderungsprozesse dar.

Microsoft bietet Unternehmen mit Project oder Project Server, Share Point, Visio und Co. genau für diese Zwecke vielfältige Werkzeuge. Diese sind auch als Cloud-Lösung über Office 365 bzw. Microsoft 365 verfügbar. Die Werkzeuge können ebenfalls bei der Implementierung dieser Lösungsplattformen (wie eben Project oder Project Server, Share Point, Visio und Co.) im Unternehmen und im Rahmen eines entsprechenden Change-Management-Prozesses zentral unterstützen.