Auswählen, einchecken, starten: Effektives Arbeiten mit Raumbuchungssystemen

Egal, ob man den Arbeitsplatz per Smartphone reservieren oder Meetingräume in nur wenigen Klicks vollständig mit Medientechnik, Catering und Raumpflege buchen möchte – mit modernen Tools für die Raumbuchung ist all dies möglich. Vor allem die Vernetzung mit angrenzenden Systemen zeichnet die Softwarelösung aus: Über Schnittstellen zu ERP, Buchhaltungs- und Gebäudemanagement-Systemen kann die zur Verfügung stehende Fläche optimal genutzt werden. Gleichzeitig wird der Aufwand für Buchung und Verwaltung reduziert.

Die Digitalisierung schafft neue Arbeitsformen und verändert auch den Büroalltag. Die Arbeit in flexibel besetzten Projektteams, an verschiedenen Standorten, im Home Office oder beim Kunden vor Ort ist in einigen Branchen keine Ausnahme mehr – sondern vermehrt die Regel.

Dies ist auch bei Jan der Fall. Der 32-jährige ist gerade am Flughafen München angekommen. Als Projektmanager einer IT-Beratung betreut er mehrere Kunden und pendelt zwischen seinem Projektteam am Londoner Firmenstandort, der Zentrale in München sowie seinem Zuhause hin und her. Aktuell kommt er von einem Treffen mit seinem Kunden aus Dubai zurück. Für die Heimfahrt würde er jetzt, im morgendlichen Berufsverkehr, locker die doppelte Fahrtzeit benötigen.

Anstatt nachhause fährt Jan deshalb in einen nahegelegenen Coworking-Tower, den sein Unternehmen angemietet hat. So früh am Morgen sind dort normalerweise viele Büroarbeitsplätze frei. Und tatsächlich: Das Display im Foyer zeigt viele verfügbare Räume an. Jan hält seine NFC-Karte kurz ans Display. Damit bucht er für zwei Stunden einen der freien Fensterplätze im 10. Stock. Er fährt nach oben, loggt sich via App auf seinem Smartphone am kürzlich reservierten Schreibtisch ein und fängt an, zu arbeiten.

Desk-Sharing und Coworking liegen im Trend

Wie eine Studie zeigt, ist allein in München die vermietete Fläche von rund 7.200 Quadratmetern (2016) auf etwa 35.000 Quadratmeter (2017) gewachsen. Zu Beginn vor allem Freelancer und Start-Ups, entdecken auch große Unternehmen die Vorteile der Coworking Areas zunehmend für sich: In Wachstumsphasen lassen sich Büroarbeitsplätze unkompliziert hinzubuchen. Projektteams können dort mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten und sich vom „Start-up-Spirit“ anstecken lassen.

Auch innerhalb der Unternehmen wird Desk-Sharing immer mehr angewandt. Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten und in wechselnden Teams und Projekten arbeiten, benötigen genau dort einen Arbeitsplatz, wo sie gerade sind – und zwar just-in-time. Büroarbeitsplätze sind nicht mehr an eine bestimmte Person gebunden. Vielmehr sind sie grundsätzlich austauschbar. Ob Kommunikation und Teamwork oder konzentrierte Einzelarbeit in einer ruhigeren Zone – je nach anstehender Aufgabe können Unternehmen den dafür passenden Raum auswählen.

Jan konnte alles erledigen und ist sogar früher fertig als gedacht. Allmählich füllt sich der Raum um ihn herum. Per Smartphone checkt er am Schreibtisch aus – ein grüner Balken leuchtet auf. Unten im Foyer zeigt das Display den Platz wieder als „frei“ an und steht dem nächsten Nutzer zur Verfügung.

Was für den einzelnen Mitarbeiter praktisch ist, lohnt sich auch für das Unternehmen. Moderne Systeme für die Raumbuchung – ein Bestandteil der Digital Signage-Lösungen für die Unternehmenskommunikation – erlauben es, Konferenzräume sowie Büroflächen nach dem Desk-Sharing Prinzip optimal zu nutzen. Voraussetzung dafür ist die technisch einwandfreie Anbindung der Raumbuchungssoftware an die angrenzenden Systeme, wie beispielsweise Groupware, Facility Management, Zugangskontrollen oder Telefonanlagen. Die Buchungssysteme sollten intuitiv bedienbar sein und Raumreservierungen in Echtzeit ermöglichen. Egal, von wo aus der Nutzer zugreift.

Der passende Arbeitsplatz – sofort und zur rechten Zeit

Bild: Gingco.Net

Später im Homeoffice geht Jan seine Planungen durch. Für die Arbeit im Londoner Büro in der nächsten Woche ist alles organisiert. Als Jan die Reiseplanung für das morgige Plattform-Meeting in Berlin prüfen möchte, klingelt sein Handy. Lisa, die neue Marketing-Managerin, wird in der nächsten Woche zum ersten Mal in London dabei sein. Sie bittet ihn um einige Koordinaten. Jan nennt ihr die Team-Area. Lisa sucht anschließend per Smartphone und findet noch einen Platz in der Nähe.

Je nach Situation und Bedarf können Raumbuchungssysteme über frei wählbare Touchpoints gesteuert werden. Über Outlook, direkt im System, mobil per App oder vor Ort an einem Buchungsterminal haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Wunschplatz zu reservieren. Bei Meetings mit Kollegen aus verschiedenen Ländern werden die Zeitzonen automatisch angepasst.

Bei allem Komfort darf natürlich eines nicht vergessen werden: der Sicherheitsaspekt. Raumbuchungssysteme lassen sich entweder On Premise oder als SaaS (Software as a Service) betreiben. Dabei sollte der Zugriff nur über gesicherte Verbindungen erfolgen und die Anmeldung über Zugriffsrechte oder einen Token geregelt sein. Insbesondere bei SaaS-Lösungen sollte auf Partner zurückgegriffen werden, die in der Lage sind, zertifizierte Rechenzentren in Deutschland anzubieten. Denn teilweise handelt es sich um sensible personenbezogene Daten.

Die Faktoren Sicherheit und Anbindung an benachbarte Systeme werden umso wichtiger, wenn Raumbuchungssysteme eingesetzt werden, um Konferenz- und Meetingräume zu verwalten. Hier kommen Funktionen wie automatisierte Besucherausweise und Parkplatzbuchung hinzu.

Effektive Planung und Verwaltung von Meetings

Besonders bei Dienstleistungen wie Medientechnik, Catering und Raumpflege sind Raumbuchungssysteme eine elegante und effiziente Lösung: Diese können bei der Buchung direkt dazubestellt werden. So lässt sich der Aufwand, der bei der Vorbereitung eines Meetings entsteht, deutlich reduzieren. Die Abrechnung der jeweils gebuchten Zusatzleistungen läuft zügig über automatisierte Workflows. Mit entsprechender Schnittstellen-Anbindung kann jede Buchung der zugehörigen Kostenstelle, externen Kunden oder Dienstleistern zugeordnet werden.

Ein weiterer Vorteil: Kurzfristig stornierte Konferenzräume, die leer stehen würden, gehören der Vergangenheit an. Denn sollte ein Nutzer die Raumreservierung nicht in Anspruch nehmen, wird die Buchung nach Ablauf einer Karenzzeit automatisch storniert. Der Raum steht dann wieder allen zur Verfügung.

Integrierte Reportingfunktionen unterstützen bei der Planung und erlauben statistische Auswertungen. Zum Beispiel kann analysiert werden, welche Räume besonders häufig und welche kaum genutzt werden. Oder welche Ausstattung die Nutzer bevorzugen. Dadurch lässt sich die Raumnutzung noch effektiver gestalten.

Implementierung von Raumbuchungssystemen ist komplex

Moderne Raumbuchungssysteme unterstützen flexibles Arbeiten und eine optimale Flächennutzung. Dies wird durch die Vernetzung verschiedener Anwendungen in einem System erreicht. Deshalb empfiehlt es sich, einen Dienstleister zu wählen, der auch mit verwandten Themen wie Netzwerkinfrastruktur und Sicherheitskonzepten vertraut ist sowie die Einbindung der Quellsysteme über Schnittstellen sicher beherrscht – und so von der Planung bis zum Rollout alles aus einer Hand liefern kann.

Ein Dienstleister, der hierzu in der Lage ist, ist CANCOM. Der IT-Konzern arbeitet dabei mit einem der führenden Software-Experten für Raum- und Arbeitsplatzbuchung, Gingco.Net, zusammen.

Nähere Informationen zu den Digital Signage-Lösungen von CANCOM für die Unternehmenskommunikation, wie moderne Raumbuchungssysteme, erfahren Sie hier.

 

Quelle Titelbild: CANCOM

Hier schreibt CANCOM.info Redaktion für Sie

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