8. August 2018 | pArtikel drucken | kKommentieren

Abwesenheitsnotiz: Diese 4 Punkte gilt es zu beachten

Ihr nächster Sommerurlaub steht an? Dann kann eine Abwesenheitsnotiz per E-Mail ein hilfreiches Mittel sein, um Kollegen und Kunden darüber zu informieren. Lesen Sie hier vier Punkte, die Sie bei einer Abwesenheitsnotiz beachten sollten.

Damit Sie Ihren Sommerurlaub genießen können, sollten Sie Ihre Kollegen, Vorgesetzten und Kontakte in Kenntnis setzen, warum Sie nicht über Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse erreichbar sind. So ziemlich jeder E-Mail-Client verfügt über die nützliche Funktion der Abwesenheitsnotiz.

CANCOM.info zeigt, welche Punkte Sie hier berücksichtigen sollten.

1. Alle wichtigen Informationen angeben

Für eine optimale Notiz dürfen keine wichtigen Informationen fehlen. Fangen Sie Ihre Notiz – wie bei einer normalen E-Mail – mit einer Anrede und einem freundlichen Einstiegssatz an. Fassen Sie anschließend zusammen, warum und wie lange Sie nicht erreichbar sind. Verweisen Sie zusätzlich auf einen Kollegen (Name, E-Mail, Telefonnummer), der Sie in wichtigen Angelegenheiten vertreten kann. Erklären Sie, was mit der E-Mail nach Ihrer Rückkehr passiert. Verabschieden Sie sich höflich und vergessen Sie nicht Ihre Signatur.

2. Ein einheitliches Bild transportieren

Grundvoraussetzung für eine optimale Abwesenheitsnotiz ist ein einheitliches Bild. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und vermeiden Sie Rechtschreibfehler. Sollten Sie internationale Kontakte haben, bietet es sich an, zusätzlich eine englische Variante zu verfassen. Denken Sie daran, dass die Notiz eine Art Aushängeschild für Sie und Ihr Unternehmen ist.

3. Den richtigen Ton anschlagen

Achten Sie auf ein positives Bild und einen freundlichen Ton. Benutzen Sie beispielsweise nicht zu viele Ausrufezeichen, am besten gar keine, und verzichten Sie weitgehend auf Standardformulierungen – etwa aus Online-Vorlagen.

4. Vorbeugende Sicherheitsmaßnahmen treffen

Stets im Hinterkopf sollten Sie das Thema Security haben. So besteht vor allem die Gefahr, dass Cyberkriminelle Ihre Abwesenheitsnotiz imitieren, um davon ausgehend etwa Social Engineering-Angriffe durchzuführen. Es ist deshalb besonders wichtig, bei der Abwesenheitsnotiz immer eine vollständige Signatur anzugeben. Diese beinhaltet neben Ihrem Namen auch Ihre Position im Unternehmen, Kontaktdaten sowie relevante Daten aus dem Handelsregister. Dadurch wird die Imitation Ihrer Abwesenheitsnotiz deutlich erschwert.

Zusätzlich sollte bedacht werden, dass Sie in Ihrem Mailprogramm auch die Einstellungen überprüfen und etwa Regeln aufsetzen können, wer alles eine Abwesenheitsnotiz bekommt. Wichtige Adressaten wie Kollegen, Partner und Kunden sollten hierfür freigeschalten sein. Für unbekannte Adressaten oder Spam-Mails wird in der Regel keine Notiz benötigt.

Quelle Titelbild: © oatawa/iStock

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