1. Oktober 2018 | pArtikel drucken | kKommentieren

Wie intelligente Drucker Arbeitsprozesse optimieren

Für Unternehmen bieten Managed Print Services enorme Vorteile, sind aber für Kleinunternehmen mit hohen Kosten verbunden. Sogenannte intelligente Drucker bieten da Abhilfe – ohne auf die Vorteile verzichten zu müssen.

Im Zuge der Modernisierung des Arbeitsplatzes steht neben IT-Sicherheitsfragen und der Bereitstellung von mobilen Arbeitsplätzen auch die Optimierung der Arbeitsprozesse auf der Tagesordnung.

Die Nutzung von Multifunktionsgeräten (MFP) trägt dazu wesentlich bei. Denn Drucker sind heutzutage nicht nur imstande, Dokumente auszudrucken und als Kopierer, Fax oder Scanner zu dienen. Sie sind vielmehr zu „Arbeitsplatzassistenten“ geworden, die Workflows optimieren oder sogar automatisieren können. Auch eine Individualisierung nach Anmelden eines Nutzers via PIN Code oder Karte ist kein Problem.

Aus der IDC-Studie „Future of Work“ geht hervor, dass IT-Entscheider dabei nicht nur ein einheitliches Enterprise-Content-Management berücksichtigen, in dem sämtliche Endgeräte in einer sinnvollen Struktur eingebettet sind.

Durch die DSGVO bestehen hohe Anforderungen an den Schutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten. Gleichzeitig ist durch die größere Vernetzung auch die Bedrohung durch Cyberangriffe größer geworden – gerade Drucker sind ein hoher Risikofaktor. Damit ein echter Mehrwert für Unternehmen entsteht, muss ein smartes Multifunktionsgerät also auch DSGVO-konform arbeiten und höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Und das hat Auswirkungen auf die Managed Print Services-Anbieter, deren Bedeutung einer aktuellen Gfk-Studie nach weiter steigt.

Was bedeutet Managed Print Services?

Managed Print Services sind spezielle Dienstleistungen, die sämtliche Aspekte von Multifunktionsdruckern in Betrieben verwalten. Durch die Optimierung dieser Geräte können Firmen Geld sparen und effizienter arbeiten. Ein Fachartikel des Blogs Marconet nennt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen durch Managed Print Services Programme (MPS) profitieren können:

  1. „Lokale“ Drucker ersetzen
    Fachentscheider sollten als Erstes die Notwendigkeit und den Einsatz von lokalen Druckern überdenken. Diese Drucker sind in der Regel nur für einen Benutzer eingerichtet und selten vernetzt, was sie in den meisten Geschäftsumgebungen ineffizient macht.
  2. Platzierung der Geräte rationalisieren
    Die Platzierung der Drucker ist entscheidend, wenn es darum geht, den Workflow zu optimieren und die Gerätenutzung zu maximieren. Die Geräte sollten in leicht zugänglichen Bereichen für eine angemessene Anzahl von Mitarbeitern erreichbar sein. Denn oft geht viel Arbeitszeit verloren, wenn Mitarbeiter lange Wege zurücklegen müssen.
  3. Remote-Drucken verwalten
    Die Möglichkeit, sich von jedem beliebigen Device aus über WLAN mit dem Drucker zu verbinden, ist für die Mitarbeiter ein großer Vorteil. Ortsunabhängig können sie mit Handy oder Laptop auch von unterwegs aus Dokumente ausdrucken. Wenn Unternehmen eine mobile Druckumgebung (zum Beispiel über Apple AirPrint) unterstützen, tragen sie viel zur Effizienz der Arbeitsprozesse bei.

Managed Print Services gehen aber über die reine Verwaltung hinaus. Als Teil von IoT kann ein smartes Multifunktionsgerät auch dem jeweiligen MPS-Dienstleister übermitteln, wann es Probleme gibt – beispielsweise wenn der Toner zur Neige geht. Auch Datensicherungsprozesse und die Entsorgung von Verbrauchsmaterial sind Teil von MPS.

Wann Sie einen Managed Print Services-Provider benötigen

Auf der einen Seite bieten Managed Print Services für die meisten Unternehmen viele Vorteile. So müssen sie sich nicht um die Einrichtung, Verwaltung und Wartung der Druckgeräte kümmern. Kosten können durch die effiziente Nutzung von Arbeitsprozessen gesenkt werden, indem weniger Material verbraucht wird. Gleichzeitig tragen Unternehmen so zum Umweltschutz bei.

Auf der anderen Seite brauchen gerade kleine Unternehmen keinen MPS-Dienstleister, da sie über wenige Mitarbeiter verfügen und deshalb nur wenige Geräte benötigen. Natürlich spielt auch der Kostenfaktor eine Rolle, weil durch MPS monatliche Fixkosten hinzukommen.

Die Lösung für KMUs besteht also darin, ein intelligentes Multifunktionsgerät anzuschaffen, das folgende Anforderungen erfüllt:

  • Einfache Installation ohne IT-Support
  • Vorinstallierte Vernetzungsmöglichkeit mit gängigen Cloud-Diensten wie Google Drive, One Drive oder Dropbox um geräte- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen
  • Sicherheitsrelevante Features wie z.B. autorisierte Druckausgabe mittels PIN Code
  • Built-in-Device Instrumente zur Analyse und Optimierung von Verbrauchsdaten, Auftragslimits und Kostenstellenverwaltung

Damit kann ein smarter Drucker als Arbeitsplatzassistent Unternehmen dabei helfen, Workflows zu optimieren und Kosten zu senken – ganz ohne Managed Print Services.

Quelle Titelbild: © Xerox

Hier schreibt Patrick Füngerlings für Sie

Mehr Artikel vom Autor

Lesen Sie weiter auf CANCOM.info