21. Januar 2019 | pArtikel drucken | kKommentieren
Workflow Manager von Kyocera

Diese Kriterien müssen Dokumentenmanagement-Systeme erfüllen

Dokumentenmanagement-Systeme haben das Ziel, Wissen und Informationen zu verwalten und verfügbar zu machen. Es gibt Lösungen verschiedenster Anbieter auf dem Markt, mit teils großen Unterschieden in Funktionsumfang und Handhabung der Software. CANCOM.info fasst in diesem Leitfaden zusammen, welche Kriterien Dokumentenmanagement-Systeme erfüllen müssen.

Im Geschäftsalltag fallen eine Menge Dokumente an: Rechnungen werden erhalten und versendet, Bewerbungen gehen ein, Gehaltsabrechnungen gehen raus. Ordnerweise sammeln sich Verträge und archivierte Korrespondenz.

Immer mehr Dokumente liegen digital vor oder sollen digital bearbeitet und abgelegt werden können – das schafft ganz neue Herausforderungen. Der Weg zum papierlosen Büro klappt nur mit einem passenden Dokumentenmanagement, denn damit stehen Mitarbeitern die benötigten Dokumente schnell zur Verfügung.

Hier herrscht offenbar ein großer Bedarf in vielen Unternehmen. In einer Studie von Kyocera geben zwei Drittel der Büroangestellten an, relativ viel Zeit damit zu verbringen, nach bestimmten Informationen zu suchen. Ein Dokumentenmanagement-System könnte Abhilfe schaffen – bei fast der Hälfte der Befragten wird im Unternehmen ein solches aber nicht eingesetzt. Und das, obwohl 65 Prozent der Teilnehmer, die selbst kein Dokumentenmanagement-System nutzen, die Einführung eines solchen begrüßen würden.

Diese Punkte müssen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems beachtet werden

Bei der Auswahl des geeigneten Dokumentenmanagement-Systems fließen vielfältige Kriterien in die Entscheidung mit ein. Welche davon für Mitarbeiter besonders wichtig sind, hat neben der Erhebung von Kyocera auch die Bitkom-Studie „ECM (Enterprise Content Management) im Mittelstand“ ermittelt. Diese Studie, die unter anderem von Kyocera unterstützt wird, legt einen besonderen Fokus auf mittelständische Unternehmen.

Betrachtet man die beiden Studien, werden folgende zentrale Kriterien deutlich:

1. Benutzerfreundlichkeit

Laut der Kyocera-Studie ist die Benutzerfreundlichkeit für über zwei Drittel der Befragten der wichtigste Aspekt bei der Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung. Da die Mitarbeiter täglich mit der Software arbeiten, sei ein simples Bedienkonzept und eine intuitive Nutzerführung ausschlaggebend für die Akzeptanz des Systems.

Den Entscheidungsträgern ist das durchaus bewusst. Eine bessere Usability wünschen sich 81 Prozent der mittelständischen Unternehmen, die sich für eine digitale Lösung entschlossen haben.

2. Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten

Auch die gesetzeskonforme Speicherung von Informationen spielt für viele Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Dort, wo Daten personenbezogen sind, stellt die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) viele Vorgaben. So müssen Unternehmen Auskunft geben können, welche Daten über eine natürliche Person gespeichert sind – und zwar über alle Dokumente im Unternehmen hinweg. Und auf Verlangen müssen die Daten (mit bestimmten Ausnahmen) gelöscht werden können.

Die gesetzlichen Vorschriften bei der Digitalisierung von Papierdokumenten sind in der GoBD geregelt. Hinter der Abkürzung steckt der lange Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Zu diesen Grundsätzen zählt die revisionssichere Ablage, die bedeutet, dass alle Änderungen an einem Dokument eindeutig protokolliert werden müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System sollte Unternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben mit entsprechenden Werkzeugen unterstützen.

3. Vereinfachte, effizientere Zusammenarbeit im Team ermöglichen

Digitale Dokumente haben den Vorteil, dass Mitarbeiter standortübergreifend auf sie zugreifen und auf Änderungen in Echtzeit reagieren können. Eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen wünschen sich fast 40 Prozent der von Kyocera befragten Büroangestellten.

Ein Dokumentenmanagement-System sollte es zum Beispiel ermöglichen, wichtige Informationen auf Anhieb zu finden.

4. Einbindung aller Unternehmensbereiche und Anforderungen

Jedes Unternehmen hat seine ganz individuellen Prozesse und Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System – das perfekte System von der Stange kann es schlicht nicht geben. Eine gute Lösung muss den Spagat schaffen, sehr genau modifizierbar zu sein, und sich trotzdem einfach konfigurieren lassen.

Dazu kommt: Die Anforderungen, die ein Unternehmen an sein Dokumentenmanagement stellt, können sich ständig ändern. Das System sollte flexibel sein für nachträgliche Anpassungen.

Der großen Herausforderung in kleinen Schritten nähern

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar. Es ist daher ratsam, in kleinen Schritten an das Thema heranzugehen. Unternehmen können die Lösung zunächst einer Abteilung oder einem Prozess zur Verfügung stellen und dann nach und nach auf alle Bereiche ausweiten.

Es bietet sich an, für den ersten Schritt einen Bereich zu wählen, in dem viel Verbesserungspotential besteht, etwa das Dokumentenmanagement rund um Verträge oder Rechnungen. Mit diesem Ansatz können Entscheider ihren Blick auf einen relativ überschaubaren Unternehmensbereich fokussieren und bekommen ein gutes Gefühl für mögliche Stolpersteine und die Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Dokumentenmanagement mit dem Workflow Manager

Die Abbildung zeigt den modularen Aufbau des Workflow Managers von Kyocera (Bild: © Kyocera).

Kyocera hat mit dem Workflow Manager selbst ein Dokumentenmanagement-System im Portfolio. Der Hersteller wirbt mit dem modularen Aufbau der Lösung, sodass einzelne geschäftskritische Prozesse schnell und ohne aufwendiges Customizing digitalisiert werden können. Damit schaffe man eine hohe Standardisierung und biete dem Kunden trotzdem eine flexibel skalierbare Lösung.

Zudem betont Kyocera, dass der Workflow Manager eine bessere Transparenz bei Dokumenten-Workflows ermöglicht. So könnten Mitarbeiter genau nachvollziehen, welche Kollegen an Prozessen rund um einen Kunden beteiligt waren. Dank intelligenter Suchfunktion hätten sie außerdem die Möglichkeit, kundenrelevante Informationen auf Anhieb zu finden.

Nicht zuletzt könnten Unternehmen mit dem Workflow Manager die angesprochenen, rechtlichen Vorschriften erfüllen: Das Dokumentenmanagement-System von Kyocera adressiere unter anderem die Herausforderung, dass es für manche Dokumente Aufbewahrungspflichten gibt, die über dem Datenschutz stehen.

Der Workflow Manager im Test

Soweit die Theorie – wie der Workflow Manager in der Praxis funktioniert, hat die Fachzeitschrift FACTS vier Monate lang getestet. Das Ergebnis: Das Dokumentenmanagement-System von Kyocera kann das FACTS-Team überzeugen und erhält deshalb die Note „sehr gut“.

Besonders positiv wird im Testbericht der modulare Aufbau hervorgehoben: „Das Besondere am Kyocera Worflow Manager: Er ist vorkonfiguriert. Er besteht aus Modulen, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozessen anlehnen: Posteingang, Lieferanten, Kunden und Personal sind die wichtigsten, hinzu kommen Vorlagen, Verträge und ein Bereich für sonstige Dokumente. Fast jedes Modul kann man einzeln beziehen, wenn man möchte, also beispielsweise nur das Vertragsmanagement, das Unternehmen unterstützt, Verträge revisionssicher abzulegen, sie schnell aufzurufen und sich an Fristen erinnern zu lassen – das ist eine feine Sache.“

Zusätzlich biete der Workflow Manager eine schnelle Implementierung, eine benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche, eine Suchfunktion mit zahlreichen Möglichkeiten sowie einen gewaltigen Funktionsumfang. Rechtlich seien Unternehmen auf der sicheren Seite. Neben den DSGVO-Features – die es Unternehmen etwa ermöglichen, bei einer DSGVO-Anfrage sofort Auskunft zu geben – liege das in der revisionssicheren Dokumentenablage begründet.

Im Fazit der FACTS-Redaktion heißt es: „Der Workflow Manager ist wirklich gründlich durchdacht. Obwohl die Grundstruktur vorgegeben ist, bildet er Geschäftsprozesse so ab, dass jedes Unternehmen ihn nutzen kann.“

In welchen Unternehmensbereichen es sich besonders lohnt, ein Dokumentenmanagement-System einzusetzen, erfahren Sie hier.

Quelle Titelbild: © CANCOM

Hier schreibt Moritz Kramer für Sie

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