23. Januar 2019 | pArtikel drucken | kKommentieren

So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für Meetingräume

Eine gesunde Meetingraumkultur braucht bestimmte Voraussetzungen. Diese reichen von einfacher Installation und Wartung hin zu einer effizienten Verwaltung. Erfahren Sie, wie CANCOM am Standort Jettingen-Scheppach eine Lösung dafür gefunden hat.

Der Bedarf nach kleinen Meetingräumen ist enorm. Das geht aus einer Studie von Knoll Research hervor, die sich dem Thema Workplace gewidmet hat. Mehr als zwei Drittel der Befragten gaben demnach an, dass sie am häufigsten Meetingräume für zwei bis sieben Personen benötigen. Der Grund: Mit der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes müssen sich Organisationen und Büroräume anpassen, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. Mitarbeiter arbeiten heutzutage in wechselnden Teams – Büroarbeitsplätze sind somit nicht mehr an eine Person gebunden. Damit diese Veränderungsprozesse am Arbeitsplatz möglichst reibungslos ablaufen, setzen Unternehmen auf moderne Raumbuchungssysteme. Gleichzeitig lässt sich damit der Aufwand für die Meetingraum-Verwaltung gering halten.

Der passende Meetingraum – sofort und zur rechten Zeit

Vor ähnlichen Herausforderungen stand CANCOM am Standort Jettingen-Scheppach. Die Ausgangssituation bestand darin, dass es keine Transparenz über die Raumbuchung gab. So kam es immer wieder zu zeitweisen Doppelbuchungen. Die Folge: Zeitverlust und Frust bei den betroffenen Mitarbeitern, die sich auf der Suche nach neuen Meetingräumen machen mussten. Daher war ein System gefordert, das flexibles Arbeiten unterstützt und die Nutzung von Meetingräumen effizienter gestaltet.

Da die insgesamt 14 Meetingräume über Glastüren verfügen, kamen weitere Anforderungen hinsichtlich Installation und Ästhetik hinzu. Das System sollte ohne externe Stromquelle und mit Anbindung ans WLAN funktionieren und einfach einzurichten sein.

JOAN Raumbuchungssystem - Meetingräume effizient verwalten

© Getjoan.com

Effektive Planung und Verwaltung von Meetingräumen mit JOAN

Ein Anbieter für moderne Raumbuchungssysteme ist JOAN. Mit einer einfachen Installation und Inbetriebnahme ermöglichen die kabellosen Türschilder ein besseres Arbeiten. CANCOM hat sich am Standort Jettingen-Scheppach für diese Lösung entschieden, da sie leicht einzurichten war, nicht fehleranfällig ist und über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügt. Seit Juli 2018 sind alle vierzehn Meetingräume am Firmenstandort mit einem JOAN Türschild ausgestattet – und  zwar in der Basisversion JOAN Manager. Die 6-Zoll-Bildschirme verfügen dank der energieeffizienten Display-Technologie Visionect über eine Akkulaufzeit von mehreren Wochen. Die Türschilder sind mit dem Firmen-WLAN und über Microsoft Exchange mit den Outlook Kalendern verbunden.

Anna-Lena Scherber (Assistant to the Vice President, CANCOM), die das Projekt begleitet hat, meint dazu: „Kurzfristig stornierte Konferenzräume, die leer stehen würden, gehören jetzt der Vergangenheit an. Denn sollte ein Mitarbeiter die Raumreservierung nicht in Anspruch nehmen oder dauert das Meeting kürzer als gedacht, kann er die Buchung direkt über das Gerät stornieren. Eine Benachrichtigungs-E-Mail geht dann an den Empfang, um zu informieren, dass der Raum dann wieder allen zur Verfügung steht. Wir haben jetzt volle Transparenz und sind mit JOAN sehr zufrieden. Es ist genau das, was wir wollten – eine simple und schlanke Lösung.“

Darüber hinaus unterstützen bestimmte JOAN Produkte integrierte Reportingfunktionen bei der Planung und erlauben statistische Auswertungen. Zum Beispiel kann man so analysieren, welche Räume besonders häufig und welche kaum genutzt werden.

Quelle Titelbild: © Getjoan.com

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