Moderner Arbeitsplatz: So gelingt die Umsetzung

CANCOM.info: Welche grundsätzlichen Eigenschaften weist der “Modern Workplace” bzw. “moderne Arbeitsplatz” auf?

Christian Gfüllner: Eine wesentliche Eigenschaft ist die Flexibilität. Mitarbeiter müssen heute die Möglichkeit haben, von jedem Ort beruflich tätig zu sein. Dafür ist der sichere Zugriff auf Informationen elementar. Außerdem muss ihnen ermöglicht werden, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten – um so einfach und sicher zusammenzuarbeiten. All das leistet der moderne, cloudbasierte und auf die Mitarbeiter zugeschnittene Arbeitsplatz. Hinzu kommt das Thema Cybersecurity. Der moderne Arbeitsplatz muss bestimmte Sicherheitsrichtlinien einhalten, um etwa Hackerangriffe zu verhindern und den Mitarbeiter davor zu bewahren, schützenwerte Daten (un)absichtlich nach außen zu geben. Sonst drohen fatale Konsequenzen für das Unternehmen.

CANCOM.info: Neben dem Begriff “moderner Arbeitsplatz” ist ja auch vom sogenannten “digitalen Arbeitsplatz” die Rede. Hängen beide Begriffe zusammen?

Christian Gfüllner: Ja, meiner Ansicht nach bedeuten sie sogar das gleiche. Um moderne Anforderungen zu erfüllen, benötige ich digitale Infrastrukturen. Deshalb besteht immer eine Verbindung zwischen “modern” und “digital”.

CANCOM.info: Wie können mittelständische Unternehmen den modernen Arbeitsplatz umsetzen?

Christian Gfüllner: Die Umsetzung muss Schritt für Schritt erfolgen, es handelt sich um eine Reise. Und diese Reise endet nie. Denn es findet ein permanenter Veränderungsprozess statt, der von einem sich ständig verändernden Umfeld und natürlich auch von der Technologie getrieben ist. Getreu dem Motto: „Nichts ist beständiger als der Wandel“. Auf diesen müssen sich unsere Kunden einstellen – aber auch wir. In der Vergangenheit haben viele Kunden mit sehr langen Release-Zyklen gearbeitet, um ihre Arbeitsplätze zu modernisieren. Das Ziel war, die Infrastruktur für die nächsten 7-10 Jahre zu nutzen. Aber ein 10 Jahre alter Workplace ist mit den heutigen Anforderungen an modernes Arbeiten und Sicherheit nicht mehr kompatibel. Deshalb ist es nötig, den Arbeitsplatz schrittweise, mit den neuesten Technologielösungen, aufzubauen und diesen Aufbau regelmäßig zu überprüfen. Also, ob in der Zwischenzeit weitere Anforderungen hinzugekommen sind. Nur so hält man mit den Anforderungen der Mitarbeiter und der Sicherheit mit.

CANCOM.info: Nehmen wir an, ein mittelständischer Kunde möchte diese Reise starten. Was wäre der erste Schritt?

Christian Gfüllner: Wir als CANCOM bieten sogenannte Cloud Reifegrad-Workshops an. Dort legen wir gemeinsam mit dem Kunden die nötigen Grundlagen fest, um den modernen Arbeitsplatz zu implementieren. Dazu zählen Fragen wie: Wie ist die vorhande IT-Infrastruktur bebaut? Verfügt der Kunde über ein konkretes Cloud Governance-Modell – sprich, sind die zentralen Fragen des Cloud Sourcing geklärt? Wir ermitteln also zunächst den Status quo beim Kunden.

CANCOM.info: Wie gestaltet sich der Status quo tendenziell?

Christian Gfüllner: Besonders häufig stellen wir das Thema Cloud-Schatten IT fest. So haben viele Fachbereiche in der Not Cloud-Lösungen eingekauft, die einer unternehmensweiten Datensicherheitsstrategie grundlegend widersprechen. Ein einfaches Beispiel ist WhatsApp. So sind WhatsApp-Gruppen das beliebteste Projektmanagement-Tool in Deutschland. Bei WhatsApp steht aber in den AGBs, dass alle Posts Facebook gehören. Wer darüber interne Informationen teilt, bekommt automatisch ein Problem mit der Datensicherheit. Es fehlt die Kontrolle. Dies zeigt die Notwendigkeit, einfache und flexible Werkzeuge für die Zusammenarbeit, analog zu WhatApp, bereitzustellen. Denn im Unterschied zu WhatsApp sind diese in die Unternehmensprozesse eingebunden und mit den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens konform. Hier zeigen wir unseren Kunden oft die Möglichkeiten von Tools wie Microsoft Teams auf – die die einfache, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit unterstützen, datenschutzkonform agieren und in die Unternehmensinfrastruktur integriert sind.

CANCOM.info: Man hört es deutlich heraus: Cloud-Schatten IT ist einer der Treiber, wenn es darum geht, den modernen Arbeitsplatz einzuführen. Es birgt aber auch ein sehr großes Risiko für Unternehmen.

Christian Gfüllner: Absolut. Ein moderner Arbeitsplatz muss sicher sein. Um Cloud-Schatten IT zu verhindern, müssen die Anforderungen mit dem Fachbereich abgeklärt werden. Welche Cloud-Lösungen, wie Kommunikations- oder Kollaborationstools, benötigt der Fachbereich? Welche Nutzerprofile, also Bedürfnisse der Mitarbeiter, finden sich im Unternehmen? Diese Festlegung schafft eine wesentliche Grundlage für die Einführung des modernen Arbeitsplatzes.

CANCOM.info: Wenn die Strategieberatung abgeschlossen ist: Wie kann CANCOM bei der konkreten Implementierung unterstützen?

Christian Gfüllner: Wir setzen die Projekte abhängig von der Absprungbasis des Kunden auf. In der Regel starten wir bei vielen Kunden mit der Konsolidierung der Identity Infrastruktur (AD). Für ein übergreifendes Cloud-Projekt ist das eine der zentralen Grundlagen. Weil Cloud Computing darüber hinaus immer mit dem Thema Netzwerk verbunden ist, überprüfen wir auch die Netzwerkinfrastruktur des Kunden. Also, ob diese Infrastruktur in der Lage ist, die neuen Anforderungen zu bedienen. Weiterhin beschäftigen wir uns mit der Migration des Betriebssystems, der Softwareverteilung oder der Kollaborations- und Kommunikationsinfrastruktur. Sie sehen: Es gibt eine ganze Bandbreite an Themen, die bei der Implementierung des modernen Arbeitsplatzes anfallen. Und diese Bandbreite zeigen wir dem Kunden auf unserer Eventreihe. Verbunden mit der Botschaft: Innovation bei gleichzeitiger Standardisierung.

CANCOM.info: Das müssten Sie genauer erklären.

Christian Gfüllner: Ich kann all diese Themen sehr innovativ angehen. Der Standard muss aber möglichst gewahrt bleiben. Best of Suite ist hier das Stichwort. Das bedeutet: Anstatt 17 Hersteller mit dem jeweils besten Produkt am Markt zu implementieren, nutze ich im Idealfall einen Hersteller, der über ein breites und von ihm integriertes Portfolio verfügt. So kann ich Unternehmen ein flexibles, sicheres und integriertes Portfolio an Tools bereitstellen. Dieses Portfolio erfüllt die Bedürfnisse der Fachbereiche an Kommunikations- und Kollaborationstools meist vollumfänglich. Außerdem ist es einfach zu bedienen und zu warten. Hier bieten sich Lösungen im Rahmen der M365 Suite von Microsoft besonders an, weil sie viele Themen des modernen Arbeitsplatzes abdecken. Vom Betriebssystem, dem Device, den Themen Security und Softwareverteilung bis zu modernen Kommunikations- und Kollaborationsinfrastrukturen. Dabei unterstützen wir unsere Kunden umfassend. Wir erarbeiten nicht nur die Grundlagen und die resultierende IT- und Umsetzungs-Strategie sondern implementieren, migrieren und warten auch die Infrastruktur. Außerdem suchen wir diejenige Lizenzlösung heraus, die die Kundenanforderungen am besten abdeckt. All dies macht CANCOM für die Kunden so einmalig.

CANCOM.info: Und wenn sich mittelständische Kunden für Lösungen anderer Hersteller entscheiden?

Christian Gfüllner: Diese Lösungen integrieren wir natürlich auch. Wir als CANCOM sind herstellerunabhängig. Sie müssen keine Angst haben, dass wir zu einseitig beraten. Unser Ziel ist es, für unsere Kunden das beste zusammenzustellen – damit diese den bestmöglichen, modernen Arbeitsplatz bekommen.