E-Mail Archivierung: Keine Suche mehr nach der Nadel im Heuhaufen

Auch was auf den ersten Blick wie ein alter Hut erscheint, kann sich bei näherer Betrachtung als topaktuell erweisen, wenn nicht gar als „heißes Eisen“. Die Rede ist von der guten alten E-Mail Archivierung, deren klassische Vorteile eigentlich längst bekannt sind.

Dazu zählt auf jeden Fall die zentralisierte, sichere Ablage der E-Mails – entweder des ganzen Unternehmens oder auch nur selektiv. Hinzu kommt der gesparte Speicherplatz, weil voluminöse Anhänge nicht mehr bei jedem an der Kommunikation Beteiligten abgelegt werden, sondern nur noch einmal zentral. Und dass das Unternehmen echtes Geld spart, wenn die Mitarbeiter E-Mails in Sekunden wiederfinden, anstatt ihre kostbare Arbeitszeit mit der Suche nach vermeintlich wichtigen, aber unauffindbaren elektronischen Nachrichten zu verbringen, versteht sich sozusagen von selbst.

Weil das Dickicht rechtlicher Bestimmungen hierzulande permanent dichter wird, gerät aber eine weitere Funktion zunehmend in den Fokus: die Revisionssicherheit. Denn immer wichtiger wird, dass sich relevante E-Mails unveränderbar archivieren lassen – um alle Dokumentationspflichten einzuhalten. Sinnvoll ist auf jeden Fall zu prüfen, ob dabei wirklich alle Mitarbeiter-E-Mails erfasst werden sollten oder ob wegen der Kosten nicht besser eine genaue Differenzierung wünschenswert wäre.

Besonders effizient ist es jedenfalls, wenn sich gezielt festlegen lässt, wo genau diese recht teure Funktion zum Einsatz kommt – also eine revisionssichere Archivierung zum Beispiel nur in bestimmten Abteilungen wie Buchhaltung, Investor Relations oder Human Resources erfolgt.

Wer sicherstellen möchte, dass er wegen der rechtlichen Anforderungen auf der sicheren Seite ist, sollte dabei auch konsequent sein – und darauf achten, dass der Betrieb der Anwendung in Deutschland und unter Beachtung strengster Qualitätsmerkmale erfolgt. Ob also zum Beispiel ein zertifiziertes Managementsystem für Informationssicherheit nach ISO 27001 vorhanden ist sowie ein ebenfalls zertifiziertes internes Kontrollsystem – kurz IKS – nach ISAE 3402, Teil II. Und auch das Testat über die explizite Einhaltung der GoBD-Anforderungen zählt dazu, wenn das in dem jeweiligen Business-Szenario angesichts der zu archivierenden Dokumente sinnvoll erscheint.

Damit der beschriebene Nutzen nicht von vermeidbaren Aufwendungen für die IT-Infrastruktur und deren Administration getrübt wird, kommt eigentlich nur eine Cloud-Lösung in Frage – natürlich aus einem deutschen Data Center. Und das i-Tüpfelchen besteht darin, dass der Cloud Provider sogar mehrere Software-Anbieter für die E-Mail Archivierung als Partner im Köcher hat, zwischen denen der Kunde sich entscheiden kann.

So ist sichergestellt, dass der Anwender genau die Lösung in die Hände bekommt, die die Anforderungen des konkreten Business-Szenarios am besten erfüllt. Weil beispielsweise die besagte GoBD-Zertifizierung, selektive Revisionssicherheit, spezielle Workflows zur Anpassung bestimmter Geschäftsabläufe benötigt werden – oder auch ganz andere Funktionalitäten.

Unter dem Strich lässt sich feststellen, dass sich die zahlreichen Vorteile einer unternehmensweiten E-Mail Archivierung – von den gesparten Kosten für Storage über die effizientere Nutzung der Arbeitszeit durch die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens bis zur vorbeugenden rechtlichen Absicherung – nicht von der Hand weisen lassen. Umso unverständlicher ist eigentlich, warum solche Lösungen nicht schon längst bei den Anwendern obligatorisch sind. Und dem beliebten Gegenargument „Schon wieder ein neues System mit zusätzlichen Kosten“ nimmt ein Cloud-Angebot, bei dem der nötige Aufwand sehr schlank beleibt, weil keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich ist, eigentlich von vornherein den Wind aus den Segeln.