Digital Asset Management (DAM)-System: Über die Vorteile und den Implementierungsprozess

Mit einem DAM-System können Firmen verschiedenste digitale Inhalte an einem zentralen Ort speichern, verwalten oder auch archivieren. Um die jeweiligen Dateien eindeutig zu identifizieren, werden diese beispielsweise mit Dateinamen und Schlagwörtern versehen. Dies erleichtert die Suche enorm. Außerdem verfügt ein gutes DAM über ein Rechtemanagement, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden.

So profitieren Unternehmen von einem DAM-System

Tatsächlich birgt ein DAM viele Unternehmensvorteile – betont Extensis, ein führender Anbieter von DAM-Lösungen, in einem ausführlichen Leitfaden. Ein Beispiel sei die erhöhte Effizienz: Da ein DAM alle digitalen Inhalte zentralisiert abspeichert, müssten Firmen keine wertvolle Zeit mehr für die Suche aufbringen. Sie seien im Gegenteil in der Lage, ihre Inhalte schnell und einfach zu finden, zu teilen, zu erhalten und zu verwalten.

Weiterhin führe ein DAM zu Kosteneinsparungen. Unternehmen könnten so nicht nur digitale Inhalte leicht mehrfach verwenden. Sie könnten auch kontrollieren und festlegen, welche Nutzer auf welche Inhalte zugreifen können – und damit, mitunter teure, Urheberrechtsverletzungen vermeiden.

Das sind die 4 Schritte zur Implementierung

Wie Firmen ein DAM-System einführen können, beschreibt Extensis ausführlich. Der Anbieter unterteilt den Implementierungsprozess in mehrere Schritte. Die CANCOM.info-Redaktion gibt im Folgenden einen Überblick über die von Extensis dargestellten, wichtigsten Punkte.

1. Identifizierung und Einbeziehung der zentralen Akteure

Zu Beginn ist es wichtig, diejenigen Personen im Unternehmen zu identifizieren, die unmittelbar mit einem DAM-System zu tun haben. Anschließend müssen diese Personen in den Implementierungsprozess involviert werden – entweder mit einem Top-down oder Bottom-up-Ansatz. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das neue DAM im gesamten Unternehmen akzeptiert wird.

2. Gründung eines Projektteams

Sind alle Akteure ermittelt, besteht der nächste Schritt darin, die konkrete Erwartungshaltung zu ermitteln. Welche Anforderungen soll ein DAM-System lösen? Welche Maßnahmen sind nötig, damit ein DAM auf lange Sicht erfolgreich wird? Sobald diese Punkte geklärt sind, sollten Firmen ein Team gründen, dass sich explizit mit der Implementierung einer DAM-Lösung befasst. Dazu gehört zum Beispiel die Aufgabe, die kurz-, mittel und langfristigen Ziele festzulegen. Für den größtmöglichen Erfolg sollten die Teammitglieder aus Vertretern der identifizierten Akteure bestehen.

3. Analyse des Status Quo

Stehen die Ziele fest, ist es nötig, die aktuelle Situation im Betrieb unter die Lupe zu nehmen. Denn: „Die erfolgreiche Implementierung einer DAM-Lösung beginnt mit dem Verständnis der bestehenden Prozesse und Anforderungen“, betont der Leitfaden von Extensis. So wissen Firmen genau, welche Prozesse zu optimieren sind – und welche DAM-Lösung am besten geeignet ist, um die verbundenen Anforderungen zu meistern.

4. Definition eines effizienten Workflows

Haben Unternehmen ein konkretes Bild über die zu optimierenden Prozesse und Anforderungen, müssen sie einen Workflow für diese Prozesse festlegen. Davon ausgehend können sie ein DAM-System schrittweise einführen. Dabei gilt es, den Workflow so effizient wie möglich zu gestalten. Damit das gelingt, sind einige Fragen zu berücksichtigen.

Zum Beispiel: Welche Aufgaben muss die DAM-Lösung ausführen – und mit welcher Priorität? Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Ist der Workflow flexibel genug, um auch neue Bereiche abzudecken? Wie werden die digitalen Inhalte, die im Rahmen des Workflows erstellt werden, verschlagwortet? Welche Nutzer können auf welche digitalen Inhalte zugreifen?

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Punkten, wie die Verschlagwortung von digitalen Inhalten oder die Zugriffsregelung, lesen Sie in der Originalversion des Leitfadens. Dieser geht außerdem auf die Absicherung einer DAM-Lösung ein – und was dazu nötig ist.