New Work: Was dahintersteckt und wie die Umsetzung gelingt

Die Studie „Arbeitswelt 4.0 – Als KMU die Arbeitswelt der Zukunft erfolgreich gestalten“ zeigt die Dimensionen von „New Work“ auf und bietet praxisorientierte Lösungsansätze, um den digitalen Wandel in der Arbeitswelt mit Erfolg umzusetzen – so die Autoren der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW).

Eine wesentliche Erkenntnis daraus: Die meisten Firmen sind Nachzügler, wenn es darum geht, die Arbeitswelt 4.0 einzuführen. Demnach haben erst 12 Prozent der befragten Unternehmen in diesem Bereich wichtige Fortschritte erzielt. Fast jeder zweite Betrieb (43 Prozent) stehe noch am Anfang. Ein wichtiger Grund sei, dass über 70 Prozent keine Strategie hätten oder Mitarbeiter nichts von einer Strategie wüssten.

Das sind die drei Dimensionen von New Work

Doch was bedeutet New Work eigentlich konkret? Laut Studie umfasst New Work drei Dimensionen, die besonders durch ein Merkmal geprägt sind: Flexibilität. Wie aus der Studie hervorgeht, müssen Unternehmen jede Dimension berücksichtigen, wenn sie den Wandel hin zur Arbeitswelt 4.0 erfolgreich meistern möchten.

Die Redaktion von CANCOM.info präsentiert die drei Dimensionen in der Übersicht.

1. People

Charakteristisch für diese Dimension ist ein Verschiebungsprozess – weg von starren Strukturen und Kontrolle, hin zu liquiden Netzwerken und Vertrauen. Das bedeutet vor allem weniger Hierarchie, höhere Transparenz und mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter. So kommt es heute darauf an, im Team die verschiedenen Herausforderungen zu lösen – anstatt von oben nach unten Aufgaben zu befehligen. Tatsächlich stellt Teamfähigkeit eine Schlüsselkompetenz in der Arbeitswelt 4.0 dar. Diese wird sowohl von den Führungskräften als auch von den Mitarbeitern erwartet.

Weitere benötigte Fähigkeiten sind Medienkompetenz, selbständiges Arbeiten, Lernfähigkeit, Veränderungsbereitschaft und Flexibilität. Zum Beispiel ist die Zusammenarbeit mittels virtueller Plattformen nur möglich, wenn man die entsprechende Medienkompetenz hat und weiß, wie diese Plattformen funktionieren.

Wie aus den Studienergebnissen hervorgeht, herrscht gerade in der Dimension „People“ akuter Handlungsbedarf. Demnach bindet mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) seine Mitarbeiter nicht ein, wenn es darum geht, die Arbeitswelt 4.0 zu gestalten. Weitere Herausforderungen seien fehlendes Know-how (42 Prozent) sowie teilweise starre Führungs- und Organisationsstrukturen (41 Prozent).

2. Place

Hier ist die Tendenz maßgeblich, dass Teams zunehmend von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten. Ein fixer Arbeitsort entfällt. Zudem verändert sich die Bürolandschaft: Einzelbüros werden von offenen Räumen, beziehungsweise flexiblen Arbeitsplätzen, abgelöst, die in bestimmte Zonen aufgeteilt sind – je nach Aktivität. Während eine Zone beispielsweise für das konzentrierte Arbeiten konzipiert ist, bietet eine andere die Möglichkeit, offizielle Meetings abzuhalten.

Ein solches Raumkonzept sieht feste Büroarbeitsplätze für Mitarbeiter nicht mehr vor. An ihre Stelle treten flexible Shared Desk-Konzepte. Der Vorteil für Mitarbeiter ist, dass sie ihren Arbeitsplatz frei wählen können – je nach aktuellem Bedarf. Der Vorteil für Unternehmen ist, dass sie weniger Infrastruktur bereitstellen müssen und somit Kosten einsparen können.

3. Technology

Diese Dimension hat im Zeitalter der Digitalisierung den stärksten Einfluss auf die Arbeitswelt 4.0. Das betonen die Studienautoren. So müssen Firmen gezielt in digitale Technologien investieren, um etwa ortsunabhängiges Arbeiten technologisch zu ermöglichen. Dazu zählen vor allem Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit – wie Videokonferenz-Systeme oder Collaboration-Plattformen.

Ein weiteres Beispiel sind Mindmapping-Lösungen wie der MindManager von Corel, die vor allem die visuelle Darstellung von Informationen und Daten unterstützen. Damit können Teams gemeinsam Ideen entwerfen – egal an welchem Ort sich die Teammitglieder befinden. Wie der Hersteller betont, profitieren Unternehmen mit dem MindManager nicht nur von einer effizienten Bewältigung der Informationsflut und einer transparenten Kommunikation. Sie könnten auch wesentliche Informationen schnell erkennen und daraus fundierte Entscheidungen treffen.

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Wie Unternehmen die Arbeitswelt 4.0 umsetzen können

Soweit die Theorie – aber wie können Firmen New Work in die Tat umsetzen? Die Studienautoren identifizieren fünf wesentliche Schritte.

• Schritt 1: Einbeziehung der Mitarbeiter: Zunächst müssen Unternehmen über interne Umfragen den aktuellen Stand zur Arbeitswelt 4.0 ermitteln. Dabei sollten sie unter anderem diese Fragen stellen: Wie wird das Unternehmen aktuell geführt? In welchen Bereichen bestehen Potenziale, um die Arbeitswelt modern und erfolgreich zu gestalten?
• Schritt 2: Ideenfindung mittels Workshop: Sind die Umfrageergebnisse ausgewertet, gilt es anschließend, in die erweiterte Analyse zu gehen. Dafür sollten Unternehmen in Workshops über die drei Dimensionen People, Place und Technology diskutieren und gemeinsam Wünsche, Ideen sowie mögliche Lösungen identifizieren.
• Schritt 3: Entwicklung einer Strategie und Roadmap: Davon ausgehend können Firmen nun Projekte definieren und priorisieren, um die Gestaltung der Arbeitswelt 4.0 voranzutreiben. Dabei ist es unter anderem nötig, die identifizierten Ideen auf ihre Machbarkeit zu überprüfen und messbare Ziele zu bestimmen.
• Schritt 4: Umsetzung und Change Management: In dieser Phase gilt es nicht nur, die definierten Projekte schrittweise zu realisieren. Parallel dazu muss auch ein Change Management stattfinden – um die Projekte und die damit einhergehenden Veränderungen transparent zu kommunizieren.
• Schritt 5: Erfolgskontrolle und fortlaufende Optimierung: Damit die Projekte den erfolgreichen Wandel zur Arbeitswelt 4.0 bewirken, müssen Unternehmen den Status quo regelmäßig überprüfen. Werden die gesetzten Ziele erreicht? Liegen veränderte Gegebenheiten vor, sodass neue Potenziale und Ziele entstehen? Hier bietet sich eine interne Projektgruppe an, die sich kontinuierlich trifft und genau diese Fragen diskutiert.

Sie möchten detailliert erfahren, wie Ihr Unternehmen die Arbeitswelt 4.0 umsetzen kann? Hier können Sie sich die vollständige Version der Studie herunterladen.