Home Office ist aktuell aufgrund des Corona-Virus für viele Mitarbeiter die einzige Möglichkeit, um weiterhin zu arbeiten. Diesem Umstand geschuldet, liegt es nahe, dass Collaboration-Tools als Software im täglichen Arbeitsleben verstärkt zum Einsatz kommen. Sie ermöglichen es, mit Kolleginnen und Kollegen aus der Ferne zu kommunizieren, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Videokonferenzen abzuhalten. Bestimmte Komponenten können diese Arbeitsform noch produktiver gestalten.
23. April 2020
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Lesedauer: ca. 5 Min.
Bild: © Poly
Von zu Hause aus zu arbeiten, ist für viele Mitarbeiter in Zeiten der Corona-Pandemie eine Herausforderung. Selbstverständlich gibt es auch positive Aspekte wie den fehlenden Arbeitsweg und den heimeligen Komfort. Ist es aber beispielweise erforderlich, Kinderbetreuung und die tägliche Arbeit unter einen Hut zu bekommen, ist die Herausforderung groß. Dennoch können Angestellte auch in diesen Tagen mehr oder genauso viel schaffen, insofern sie sich gut organisieren und sich einiger digitaler Hilfsmittel wie der Funktionen von Collaboration-Lösungen bedienen.
Früher oder später ist man damit gut beraten. Denn: Das Arbeitsmodell Home Office nimmt laut einer repräsentativen Befragung von bitkom.de zu: „Von den berufstätigen Befragten arbeitet mittlerweile jeder Zweite (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice“. Viele Mitarbeiter haben wegen der Coronakrise aktuell auch keine andere Wahl, weswegen Collaboration-Lösungen momentan auch im Dauereinsatz sind. Diese erleichtern die Kommunikation zwischen Kolleginnen und Kollegen deutlich und gestalten das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Präsentationen oder Texten transparenter.
Für die Projektsteuerung sind Collaboration-Lösungen als Software sowohl im Büro vor Ort als auch im Home Office sinnvoll, um den Überblick zu behalten. Liegt beispielsweise für ein Projekt ein konkretes Budget vor, lassen sich alle Beteiligten des Projekts in einzelne, digitalen Arbeiten einbeziehen. Zum einen haben alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit den gleichen Wissenstand – oder können ihn sich ganz einfach beschaffen – und zum anderen lassen sich lange Feedback-Schleifen dadurch vermeiden, dass Beteiligte auf alle Dokumente Zugriff haben. Mitarbeiter können ortsunabhängig Änderungen an Verträgen, Listen und Schriftstücken aller Art vornehmen und Projektziele sowie Deadlines anlegen. Das spart Zeit und letztendlich auch Kosten.
Ein weiterer großer Vorteil: Da alle Beteiligten zentral auf ein Dokument zugreifen, existiert nur eine und somit stets die aktuelle Version des entsprechenden Dokuments. Laut Amir Tavakolian, Geschäftsführer der Digitalagentur Virtual Identity – den das Fachmagazin „Horizont“ interviewt hat – sind „etwas Fingerspitzengefühl und einfache Tools die wichtigsten Zutaten, um auch im virtuellen Raum Meetings im größeren Kreis produktiv und erfolgreich ablaufen zu lassen“.
Weiterhin ermöglichen es Collaboration-Lösungen den Mitarbeitern, ortsunabhängig zu kommunizieren und gemeinsam zu arbeiten. Die physische Unabhängigkeit bringt viele Vorteile mit sich: Mitarbeiter können über Collaboration-Lösungen Video- oder Audiokonferenzen durchführen und Mitglieder einfach per Knopfdruck dazu einladen. Darüber hinaus lässt sich der Bildschirm freigeben, um zügig gemeinsame Entscheidungen zu treffen.
In den meisten Collaboration-Lösungen sind Features wie Anruf- oder Konferenzfunktionen, Instant Messaging sowie Kommentar- und Linkfunktionen enthalten. Laut Poly, einem Hersteller für Kommunikationslösungen, führt diese einfache Zusammenarbeit am Arbeitsplatz auch zur Stärkung des Mitarbeiterengagements. Collaboration-Tools steigern so die Produktivität, beschleunigen Prozesse und erleichtern die Einteilung von Ressourcen und die Steuerung von Projekten. Aber nicht nur intern lassen sich die kollaborativen Lösungen nutzen, sondern auch für externe Kundengespräche und Abstimmungen.
Von den Vorteilen dieser Form der Zusammenarbeit ist auch der Wissenschaftler Wilhelm Bauer vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO überzeugt. In einem Interview mit dem Fachmagazin tecchannel.deist er der Auffassung, dass Unternehmen, die stark auf Collaboration setzen, doppelt so hohe Zuwächse beim Umsatz und Ertrag erzielen als diejenigen, die eher konventionell vorgehen.
Collaboration-Lösungen als Software sind für viele Angestellte eine Erleichterung im Arbeitstag. Selbstverständlich braucht es auch an Remote-Arbeitsplätzen dazu die passende Hardware. Neben Laptops und Monitore unterstützen folgende Komponenten die Mitarbeiter dabei, die Collaboration-Tools optimal zu nutzen:
Bei der Nutzung von Collaboration-Lösungen sind Headsets besonders praktisch. Meist geht es für Mitarbeiter an Remote-Arbeitsplätzen in einen regelrechten „Meeting-Marathon“, da kurze Stopps bei Kollegen im Büro nicht möglich sind. Headsets sind in solchen Fällen sinnvoll, da Mitarbeiter die Hände frei haben, um parallel Änderungen an Dokumenten vorzunehmen oder um einfach Notizen zu machen. Dies ist effizient und spart wertvolle Zeit.
Außerdem haben viele professionelle Headsets mittlerweile Funktionen zur Geräuschunterdrückung. Diese filtern störende Hintergrundgeräusche für den Gesprächspartner heraus – und gewährleisten so, dass alle Teilnehmer einer Video- oder Audiokonferenz optimal verstanden werden. Headsets, die zudem über das Feature „aktive Geräuschunterdrückung“ (engl. Active Noise Cancelling) verfügen, helfen dem Mitarbeiter, sich besser zu konzentrieren, indem sie für den User selbst Lärm ausblenden. Der Hersteller Poly hat dafür zahlreiche Headsets wie die Voyager-Serie im Portfolio.
Wer keine Headsets mag und lieber völlig frei sprechen und zuhören möchte, ist mit speziellen Freisprechsystemen gut beraten. Im Home Office sind diese besonders beliebt, da Angestellte ihre Kolleginnen und Kollegen nicht mit der Geräuschkulisse stören können. Zudem sind Freisprechanlagen in der Regel leistungsstärker als Lautsprecher und Mikrofon von Laptop und Monitoren. Freisprechsysteme, die sich besonders einfach per USB anschließen lassen, sind unter anderem in der Calisto-Serie von Poly zu finden.
Wer Videokonferenzen mittels Collaboration-Tools und einer Freisprechanlage abhält, kommt sogar dem Face-to-Face-Gespräch sehr nahe. So ist es möglich, auch über Gestik und Mimik zu kommunizieren.
Tatsächlich bieten Collaboration-Tools häufig Funktionen für Videokonferenzen an. Allerdings verfügt die verbaute Kamera in Laptops und seltener auch in Monitoren häufig nicht über eine hohe Qualität. Hier schaffen hochwertige Webcams von Poly Abhilfe. Für das Home Office bieten sich USB-Kameras ideal an.
Fest steht: Videokonferenzen bieten mehrere Unternehmensvorteile. Sie sind umweltfreundlich und sorgen wegen des fehlenden An- und Abreiseweges für eine effektivere Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter. In der Studie des Fraunhofer Instituts „Erfolgreicher arbeiten mit Videokonferenzen“, die im Fachmagazin CIO erschienen ist, heißt es: „Die Präsenz der anderen Teammitglieder auf dem Bildschirm gibt laut Studie den Ausschlag: 70 Prozent der Studienprobanden gaben an, dass sie motivierter und engagierter waren, wenn sie die Teammitglieder sehen konnten. Genauso wichtig ist es aber für das Funktionieren einer Videokonferenz, dass alle Mitglieder ein Dokument zusammen bearbeiten können. Dies bestätigte mehr als die Hälfte (59,6 Prozent) der Teilnehmer.“
Demzufolge sind Webcams im Home Office in Kombination mit der Nutzung von Collaborations-Tools durchaus sinnvoll.
Sie möchten mehr über passende Hardware als Ergänzung zu Collaboration-Lösungen als Software erfahren? Dann finden Sie hier weitere Informationen.
Eine Übersicht über alle digitalen Lösungen, die ausschlaggebend sind, um die Produktivität der Mitarbeiter im Home Office zu gewährleisten, finden Sie hier.
