“Collaboration-Lösungen dienen nicht nur als Soforthilfe, sondern bilden nachhaltig die Grundlage für ein modernes Arbeiten”

CANCOM.info: Die Corona-Situation verändert die Arbeitswelt tiefgreifend. Ein Artikel des Fachmagazins “IT-Zoom” spricht von einem regelrechten Home Office-Boom. Demzufolge sind gerade Collaboration-Lösungen gefragt. Stellen Sie eine verstärkte Nachfrage fest?

Carsten Pavlovits: Ja, absolut. Wir spüren einen sehr starken Andrang bei den Themen Collaboration-Lösungen und Home Office. Allein die tägliche Nutzung der Collaboration-Lösung Microsoft Teams ist Mitte März innerhalb von 7 Tagen um 12 Millionen auf ingesamt 44 Millionen User weltweit angewachsen. Das ist ein klares Signal, dass Unternehmen gerade händeringend nach solchen Lösungen suchen.

CANCOM.info: Wieso sind Collaboration-Lösungen für Unternehmen so spannend? Mit Telefon oder E-Mails ist es ja auch möglich, aus dem Home Office mit Kollegen zusammenzuarbeiten.

Carsten Pavlovits: Das stimmt. Mit Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams ist es jedoch deutlich einfacher, Projekte abteilungsübergreifend und ortsunabhängig voranzutreiben. Dies liegt daran, dass man Aufgaben, Unterlagen oder Dokumente gleichzeitig bearbeiten kann – ohne sie, wie bei der klassischen E-Mail, ständig hin- und herzuschicken. Hinzu kommt die soziale Komponente in der Zusammenarbeit. Dank Videofunktion kann man sich während des Gesprächs sehen – was telefonisch unmöglich ist. Das ist für viele entscheidend.

CANCOM.info: Sie haben Microsoft Teams erwähnt. Was zeichnet diese Collaboration-Lösung aus?

Carsten Pavlovits: Die Besonderheit von Microsoft Teams ist, was dahinter steckt. Teams ist ohne Zweifel ein wichtiges Produkt – aber gleichzeitig nur ein kleiner Baustein des gesamten Lösungsportfolios von Microsoft 365 und Microsoft Azure. Und genau hier liegen die entscheidenden Vorteile. Tatsächlich ist Teams als zentrales Hub konzeptioniert: Einerseits sind die Skype-Kommunikationsmöglichkeiten wie Videotelefonie, Chat und Konferenzen abgebildet. Andererseits besteht eine Verbindung zu Sharepoint, Exchange, Planner und vielen anderen Microsoft-Diensten. Zusätzlich können diverse 3rd Party-Lösungen wie Adobe Sign für elektronische Signaturen oder auch eigenentwickelte Applikationen eingebunden werden.

CANCOM.info: Lassen sich bestimmte Unternehmensgrößen feststellen, die aktuell besonders an Collaborationen-Lösungen wie Microsoft Teams interessiert sind?

Carsten Pavlovits: Nein, die Unternehmensgröße spielt dafür keine Rolle. Vielmehr sind alle Firmen interessiert, die Office-Worker haben. Also Mitarbeiter, die ihre Aufgaben auch im Home Office erledigen können. Und zwar branchenübergreifend. Dabei reicht die Bandbreite vom Kleinunternehmen mit 5 bis zum Konzern mit mehr als 50.000 Angestellten.

CANCOM.info: Was sind Ihrer Einschätzung nach die größten Unternehmensvorteile von Collaboration-Lösungen?

Carsten Pavlovits: Ich sehe vielfältige Mehrwerte: von optimierten Geschäftsprozessen bis hin zur Positionierung als attraktiver Arbeitgeber. Gerade letzteres wird häufig unterschätzt. In Zeiten des Fachkräftemangels kann das ein entscheidender Vorteil sein. Klar ist aber auch: In der aktuellen Situation sind viele Mehrwerte für Unternehmen eher nebensächlich. Das primäre Ziel ist es, den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Collaboration-Lösungen, wie Microsoft Teams, unterstützen dieses Ziel, da Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Lösung zur Hand geben, um aus dem Home Office heraus jederzeit produktiv mit anderen Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Die ortsunabhängige Zusammenarbeit und Kommunikation ist allerdings nicht nur wegen der jetzigen Umstände notwendig. Sie wird auch in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Denn Home Office wird zum Standard werden. Davon bin ich, ähnlich wie Bitkom-Präsident Achim Berg, überzeugt. In der Folge bedeutet das: Collaboration-Lösungen dienen nicht nur als Soforthilfe sondern bilden nachhaltig die Grundlage für ein modernes Arbeiten. Daher müssen sie in jeder IT-Strategie verankert sein.

CANCOM.info: Welche Aspekte müssen beachtet werden, damit die Einführung von Collaboration-Lösungen gelingt?

Carsten Pavlovits: Hier ist es grundsätzlich entscheidend, zwischen unserer “normalen” Implementierung und unserer Vorgehensweise in Zeiten von Corona zu unterscheiden. Bei der normalen Implementierung berücksichtigen wir als CANCOM vier Dimensionen: People, Business, IT und Compliance. Unter “People” ist die kulturelle Komponente gemeint. So verändern Collaboration-Projekte zahlreiche Abläufe in einem Unternehmen und erfordern einen kulturellen Wandel, der vom Management getragen werden muss. Dies funktioniert nur über ein Change Management. Beispielsweise haben Collaboration-Lösungen die Folge, dass sich unterschiedlichste Abteilungen plötzlich auf einer zentralen Plattform treffen, um gemeinsam ein Projekt durchzugehen. Diese abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist für viele Unternehmen neu. Die Dimension “Business” meint, die Collaboration-Lösung anhand konkreter Use Cases einzuführen. Ein Beispiel ist die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses. So hat die HR-Abteilung mit der Lösung die Möglichkeit, neuen Mitarbeitern alle relevanten Informationen zentral bereitzustellen. Ein weiteres Beispiel ist die produktive und effiziente Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Bei den Dimensionen “IT” und “Compliance” geht es darum, die Collaboration-Lösung technisch zu implementieren – und dabei Security- und Compliance-Standards zu erfüllen.

CANCOM.info: Diese, wie Sie es bezeichnet haben, “normale” Implementierung ist vermutlich sehr zeitintensiv. Schließlich dauert es eine Weile, bis Sie gemeinsam mit dem Unternehmen ein Change Management aufgesetzt oder die passenden Use Cases ermittelt haben.

Carsten Pavlovits: Auf jeden Fall. Wir sprechen hier von Projekten, die Wochen und Monate dauern können. Das ist auch der wesentliche Grund, weshalb sich unsere aktuelle Vorgehensweise unterscheidet. Denn angesichts der jetzigen Situation haben viele Kunden diese Zeit nicht. Bei ihnen steht jetzt an vorderster Stelle, dass sie ihre Mitarbeiter schnellstmöglich produktiv bekommen. Auch steigt die Gefahr einer rasant zunehmenden Schatten IT, je länger Unternehmen mit der Implementierung warten. Wenn Firmen ihren Mitarbeitern keine Collaboration-Lösungen zur Verfügung stellen, werden die Mitarbeiter andere Lösungen für die Zusammenarbeit finden, von denen die IT nichts weiß und die die Unternehmenssicherheit potenziell gefährden. Aus all diesen Gründen muss die Implementierung von Collaboration-Lösungen in der jetzigen Situation schnell und unkompliziert erfolgen. Konkret bewegen wir uns einen Zeitraum von wenigen Tagen. Mittel- und langfristig müssen diese Lösungen natürlich strategisch umgesetzt werden, um ein modernes und flexibles Arbeiten zu ermöglichen.

CANCOM.info: Nehmen wir an, ein Kunde möchte in diesen wenigen Tagen die Collaboration-Lösung Microsoft Teams implementieren. Wie setzen Sie dies als CANCOM um?

Carsten Pavlovits: Hierfür bieten wir unseren Kunden die CANCOM Adoption-Pakete an – entweder in einer Basic, Standard- oder Plus-Version. Dabei konzentrieren wir uns darauf, ein schnelles Onboarding von Microsoft Teams zu ermöglichen, bestimmte Security-Aspekte zu berücksichtigen und Key User & Administrator Workshops durchzuführen. Natürlich bedeutet das im Umkehrschluss, dass wir aktuell die Dimensionen Business und People eher zweitrangig behandeln. Aber nur so ist es möglich, Microsoft Teams in der erforderlichen Geschwindigkeit umzusetzen. Zudem haben wir für alle neuen sowie bestehenden Microsoft Teams-Umgebungen den sogenannten CANCOM Teams Wizard im Portfolio. Dieses AddOn für Teams hilft dabei, Governance-Richtlinien einzuhalten und den Wildwuchs bei der Einrichtung von Teams im Zaum zu halten.

CANCOM.info: Sie haben den CANCOM Teams Wizard erwähnt. Was genau verbirgt sich dahinter?

Carsten Pavlovits: Für einen erfolgreichen Betrieb und eine gute User-Adoption von Microsoft Teams ist es sehr wichtig, entsprechende Governance-Richtlinien aufzusetzen. Diese definieren die Spielregeln für die Anlage von Teams und dessen Verwendung. Mit unserem eigenentwickelten CANCOM Teams Wizard ersetzen wir den Standard-Mechanismus zur Anlage von Teams und bieten einen erweiterten Funktionsumfang. Das heißt: In Microsoft Teams werden zukünftig Teams beantragt und über einen definierten Freigabe- und Genehmigungsprozess freigegeben. Dies hilft, eigene Governance-Richtlinien einzuhalten und dem drohenden Wildwuchs Einhalt zu gebieten. Die Standard-Version von CANCOM Teams Wizard hält bereits alle notwendigen Funktionen bereit, um die Beantragung und Freigabe von Teams einheitlich zu gestalten und zu kontrollieren. Darüber hinaus bieten wir individuelle Erweiterungen und Anpassungen des Funktionsumfangs an. Darunter fällt beispielsweise ein eigenständiger Chat-Bot, der die User in natürlicher Sprache interaktiv durch die Beantragung führt.

Weitere Informationen zu den Leistungen von CANCOM im Microsoft Teams-Umfeld finden Sie hier.