14. Mai 2020 | pArtikel drucken | kKommentieren
Sven Hancke (Director, Digital Solutions, CANCOM) im Interview

„Die rechtlichen Rahmenbedingungen geben immer vor, wie die elektronische Unterschrift technologisch umzusetzen ist“

Seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie arbeiten viele Mitarbeiter im Home Office – teils zum ersten Mal. Für Unternehmen wird so die Einholung von Unterschriften zur Herausforderung. Abhilfe kann die elektronische Signatur schaffen. Doch wie gelingt die technische Einführung? Und wieso spielt die rechtliche Dimension eine wesentliche Rolle? Darüber hat die Redaktion von CANCOM.info mit Sven Hancke (Director, Digital Solutions, CANCOM) gesprochen.

CANCOM.info: Wie etwa aus einem Artikel des Tagesspiegel vom April hervorgeht, sind Unternehmen durch die Corona-Pandemie zur Digitalisierung ihrer Prozesse „gezwungen“. Ein Beispiel ist der Unterschriftenprozess: Angesichts von Kontaktbeschränkungen ist es natürlich schwer, Unterschriften persönlich einzuholen. Wie gehen Firmen aktuell mit dieser Situation um?

Sven Hancke: Die Coronakrise zeigt schonungslos, in welchen Bereichen Defizite bei der Digitalisierung bestehen. Diese Defizite existieren in vielen Unternehmen schon länger, machen sich aber jetzt stark bemerkbar. Der Unterschriftenprozess ist ein solcher Bereich. Vielen Firmen fällt nun auf, dass Signaturen schlecht einzuholen sind, wenn Mitarbeiter langfristig im Home Office arbeiten. Und das kann in Fällen, in denen eine Unterschrift zwingend benötigt wird, zum Problem werden. Ein aktuell typisches Beispiel ist das Thema Kurzarbeit. So ist die Unterschrift der Mitarbeiter erforderlich, um Kurzarbeit im Betrieb einführen zu können. Eine weit verbreitete Lösung besteht darin, Dokumente per E-Mail zu versenden, damit sie die Mitarbeiter zuhause ausdrucken, unterschreiben, einscannen und wieder zurückschicken können.

CANCOM.info: Das klingt nach einem langwierigen Prozess.

Sven Hancke: Absolut, zumal dieser Prozess nur funktioniert, wenn jeder das nötige Equipment – also einen Scanner – zuhause hat. Und das muss nicht unbedingt der Fall sein. Deshalb kann es deutlich sinnvoller sein, den Unterschriftenprozess zu digitalisieren. Und das nicht nur wegen der aktuellen Situation: So können Firmen damit ihre digitalen Prozesse erweitern und sich für die Zukunft besser aufstellen. Die grundsätzliche Logik besteht darin, die papiergebundene, klassische Unterschrift durch eine elektronische zu ersetzen. Wie und ob man diesen Ansatz praktisch umsetzt, hängt besonders von den konkreten Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Entsprechend ist die elektronische Unterschrift in unterschiedlichen Qualitäten verfügbar, um die verschiedenen Anforderungen zu adressieren.

CANCOM.info: Welche Qualitäten der elektronischen Unterschrift gibt es?

Sven Hancke: Dazu macht die sogenannte eIDAS Verordnung der EU klare Vorgaben. Demnach reicht die Bandbreite von der einfachen elektronischen Unterschrift über eine fortgeschrittene bis hin zur qualifizierten Signatur. Wie aus der Verordnung hervorgeht, sind in erster Linie die regulatorischen bzw. rechtlichen Anforderungen ausschlaggebend, um die passende Qualität der elektronischen Unterschrift zu wählen. Benötigen Unternehmen für ihre Anwendungsszenarien zum Beispiel eine Rechtsverbindlichkeit, die sich auf dem Niveau der handschriftlichen Unterschrift befindet, kommt nur die qualifizierte, digitale Signatur infrage. Voraussetzung ist hier natürlich, dass es sich um Szenarien handelt, die nicht explizit eine handschriftliche Unterschrift vorschreiben. Erst wenn all diese Regularien geklärt sind, kann man in die technische Umsetzung gehen – die wir als CANCOM beim Kunden übernehmen.

CANCOM.info: Das heißt im Umkehrschluss, dass eine Firma zunächst die rechtlichen Anforderungen abklären muss, bevor sie die elektronische Unterschrift technologisch verwirklichen kann.

Sven Hancke: Richtig, und diese Abklärung machen Unternehmen am besten mit Juristen. Wir als CANCOM sind ein IT-Unternehmen – und können im Zweifelsfall weder die rechtlichen Vorgaben prüfen noch gesetzmäßige Empfehlungen aussprechen. Wir können lediglich darauf hinweisen, dass die rechtlichen Anforderungen für die technologische Umsetzung vorab feststehen müssen. Am Ende des Tages ist eine Unterschrift schließlich ein Mechanismus, der rechtliche Relevanz hat. Sonst wäre sie unnötig. Deshalb gilt: Die rechtlichen Rahmenbedingungen geben immer vor, wie die elektronische Unterschrift technologisch umzusetzen ist. Sie sind dafür die Guideline. Tatsächlich kann es auch technisch einen Unterschied ausmachen, welche Qualität der elektronischen Unterschrift nötig ist. Die digitale Signatur kann beispielsweise eine Public Key-Infrastruktur voraussetzen. Das ist eine Infrastruktur, mit der sich die Identität einer Person oder eines Unternehmens zweifelsfrei feststellen lässt. Bei der einfachen elektronischen Unterschrift ist eine solche Infrastruktur nicht erforderlich.

CANCOM.info: Gehen wir davon aus, ein Unternehmen hat sich Klarheit über die Regularien verschafft. Welche wesentlichen Maßnahmen treffen Sie als CANCOM, um die Umsetzung technologisch zu verwirklichen?

Sven Hancke: Wir ermitteln im ersten Schritt die Ausgangslage sowie die nötigen Maßnahmen. Dazu gehört vor allem die Frage, ob die technische Umsetzung auf einer „grünen Wiese“ stattfindet oder ob es erforderlich ist, in eine bestehende IT-Umgebung zu integrieren. Hinzu kommen die regulatorischen Anforderungen für die geplanten Anwendungsszenarien. Wenn zum Beispiel eine digitale Signatur gefordert ist, spielt das Thema Public Key-Infrastruktur eine entscheidende Rolle: Verfügt der Kunde bereits über eine solche Infrastruktur? Oder muss sie zusätzlich aufgesetzt werden? Erst wenn all diese Punkte geklärt sind, kümmern wir uns um die praktische Umsetzung. Als passendes Toolset nutzen wir dafür unter anderem Adobe Sign.

CANCOM.info: Welches Szenario tritt Ihrer Erfahrung nach bei der technischen Umsetzung häufiger auf? Die „grüne Wiese“ oder die Integration in die bestehende IT-Umgebung?

Sven Hancke: In den meisten Fällen treffen wir auf eine bestehende IT-Infrastruktur. Das liegt daran, dass viele Unternehmen zumindest mit der Digitalisierung angefangen und entsprechend digitale Prozesse, häufig mit Microsoft-Applikationen wie Office 365, aufgebaut haben. Genau in diese Prozesse muss man die benötigten Funktionalitäten der elektronischen Unterschrift integrieren. Und das klappt eben mithilfe von passenden Toolsets wie Adobe Sign.


 

Bild: © CANCOM

„Die allermeisten Firmen benötigen die Enterprise-Version für die Digitalisierung ihrer Unterschriftenprozesse“

Sven Hancke (Director, Digital Solutions, CANCOM) über die unterschiedlichen Versionen von Adobe Sign


CANCOM.info: Sie haben Adobe Sign ja bereits erwähnt. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile dieser Lösung?

Sven Hancke: Ich sehe drei große Vorteile. Erstens vermeidet man Medienbrüche und erhält die Qualität der Dokumente. Um an dem anfangs erwähnten Home Office-Beispiel anzuknüpfen: Wer Dokumente ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen muss, benötigt dafür nicht nur sehr viel Zeit. Mit dem Vorgang verschlechtert sich auch die Dokumentenqualität. Falls rechtlich möglich, lässt sich das mit dem Einsatz von Adobe Sign verhindern. Zweitens bietet die Lösung vielfältige Integrationsmöglichkeiten. So ist es aus technologischer Sicht möglich, Adobe Sign in sehr viele Systeme hinein zu integrieren. Das können beispielsweise SharePoint-Infrastrukturen sowie verschiedene Cloud-Umgebungen im Microsoft-Umfeld sein – wie Office 365 oder die Collaboration-Lösung Microsoft Teams. Drittens bietet Adobe Sign eine hohe Skalierbarkeit. Das macht die Lösung sowohl für KMUs als auch Konzerne interessant. Wenn beispielsweise kleine Unternehmen nur wenig digitale Standardprozesse haben, können sie Adobe Sign einfach als Cloud-Lösung implementieren – ohne dass eine Integration nötig ist. Konzerne wiederum haben die Möglichkeit, die Lösung so anzupassen, dass sich diese nahtlos in bestehende Prozesse eingliedert.

CANCOM.info: Adobe Sign ist ja in zwei Versionen verfügbar: einer Business- und einer Enterprise-Version. Worin unterscheiden sich beide Versionen?

Sven Hancke: Es gibt zwei wesentliche Unterschiede. Zum einen enthält nur die Enterprise-Version die gerade erwähnten, vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. So sind in dieser Version Schnittstellen zu Systemen wie SharePoint, Office 365 oder Microsoft Teams enthalten. Zum anderen verfügt ausschließlich die Enterprise-Version über den Workflow Designer. Mit diesem Tool haben Unternehmen die Möglichkeit, Workflows in ihrer Gesamtheit zu erstellen. Diese laufen daraufhin selbständig ab.

CANCOM.info: Was wäre ein Beispiel für einen solchen Workflow?

Sven Hancke: Ein Beispiel ist, den Versand und Rücklauf von Dokumenten zu automatisieren, um etwa die nötigen Unterschriften für die Einführung von Kurzarbeit einzuholen. Das bedeutet: Unternehmen können nicht nur genau festlegen, an welche Mitarbeiter die Dokumente verschickt werden. Sie können auch Kriterien festlegen, um automatisch zu registrieren, welche Mitarbeiter die Dokumente bereits signiert haben und welche nicht. Umgekehrt müssen Firmen den Versand und Rücklauf händisch abarbeiten, wenn sie die Business-Version von Adobe Sign nutzen. Und das ist im Zweifelsfall nur in kleineren Unternehmen vorstellbar. In größeren Betrieben ist eine solche Vorgehensweise alleine aus Compliance-Sicht schwierig. An diesem Beispiel sieht man: Die allermeisten Firmen benötigen die Enterprise-Version für die Digitalisierung ihrer Unterschriftenprozesse.

CANCOM.info: Nehmen wir an, ein Unternehmen hat einen digitalen Unterschriftenprozess mithilfe von Adobe Sign technologisch eingeführt – auf Basis der regulatorischen Vorgaben. Wie können Firmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Lösung in der Praxis nutzen?

Sven Hancke: Unternehmen müssen besonders die Nutzerakzeptanz überprüfen – um bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen. Firmen dürfen nicht sagen: Wir haben uns etwas ausgedacht und damit müssen die Mitarbeiter jetzt leben. Vielmehr müssen sie kontrollieren, ob die Lösung – in diesem Fall den elektronischen Unterschriftprozess mit Adobe Sign – tatsächlich so einfach und nachvollziehbar konzipiert ist, dass Mitarbeiter damit effizient arbeiten können. Unvorhergesehene Szenarien lassen sich in der Praxis kaum verhindern. Egal, wie sorgfältig die Planung war.

CANCOM.info: Wie lässt sich die Nutzerakzeptanz überprüfen?

Sven Hancke: Was sich bewährt hat, ist den Weg über sogenannte „Champions“ bzw. Key User zu gehen. Dafür wählt man typischerweise Mitarbeiter aus, die eine hohe Affinität zu neuen Lösungen haben. Die neugierig sind. Denn diese geben in der Regel gutes, wertvolles Feedback – das dabei hilft, die eingeführte Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Weitere Informationen zu den Leistungen von CANCOM im Bereich Adobe Sign erfahren Sie hier.

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Hintergrund zum Experten

Sven Hancke ist als Director im Digital Solutions-Team von CANCOM tätig. In seiner Position beschäftigt er sich unter anderem mit Themen rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört die technologische Implementierung von elektronischen Unterschriften.

Davor war Sven Hancke über 15 Jahre lang Geschäftsführer bei der medocino GmbH, die inzwischen in der CANCOM GmbH aufgegangen ist.

Quelle Titelbild: © ilkercelik/stock.adobe.com

 

Hier schreibt Christian Schinko für Sie

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