“Die rechtlichen Rahmenbedingungen geben immer vor, wie die elektronische Unterschrift technologisch umzusetzen ist”

CANCOM.info: Sie haben Adobe Sign ja bereits erwähnt. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile dieser Lösung?

Sven Hancke: Ich sehe drei große Vorteile. Erstens vermeidet man Medienbrüche und erhält die Qualität der Dokumente. Um an dem anfangs erwähnten Home Office-Beispiel anzuknüpfen: Wer Dokumente ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen muss, benötigt dafür nicht nur sehr viel Zeit. Mit dem Vorgang verschlechtert sich auch die Dokumentenqualität. Falls rechtlich möglich, lässt sich das mit dem Einsatz von Adobe Sign verhindern. Zweitens bietet die Lösung vielfältige Integrationsmöglichkeiten. So ist es aus technologischer Sicht möglich, Adobe Sign in sehr viele Systeme hinein zu integrieren. Das können beispielsweise SharePoint-Infrastrukturen sowie verschiedene Cloud-Umgebungen im Microsoft-Umfeld sein – wie Office 365 oder die Collaboration-Lösung Microsoft Teams. Drittens bietet Adobe Sign eine hohe Skalierbarkeit. Das macht die Lösung sowohl für KMUs als auch Konzerne interessant. Wenn beispielsweise kleine Unternehmen nur wenig digitale Standardprozesse haben, können sie Adobe Sign einfach als Cloud-Lösung implementieren – ohne dass eine Integration nötig ist. Konzerne wiederum haben die Möglichkeit, die Lösung so anzupassen, dass sich diese nahtlos in bestehende Prozesse eingliedert.

CANCOM.info: Adobe Sign ist ja in zwei Versionen verfügbar: einer Business- und einer Enterprise-Version. Worin unterscheiden sich beide Versionen?

Sven Hancke: Es gibt zwei wesentliche Unterschiede. Zum einen enthält nur die Enterprise-Version die gerade erwähnten, vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. So sind in dieser Version Schnittstellen zu Systemen wie SharePoint, Office 365 oder Microsoft Teams enthalten. Zum anderen verfügt ausschließlich die Enterprise-Version über den Workflow Designer. Mit diesem Tool haben Unternehmen die Möglichkeit, Workflows in ihrer Gesamtheit zu erstellen. Diese laufen daraufhin selbständig ab.

CANCOM.info: Was wäre ein Beispiel für einen solchen Workflow?

Sven Hancke: Ein Beispiel ist, den Versand und Rücklauf von Dokumenten zu automatisieren, um etwa die nötigen Unterschriften für die Einführung von Kurzarbeit einzuholen. Das bedeutet: Unternehmen können nicht nur genau festlegen, an welche Mitarbeiter die Dokumente verschickt werden. Sie können auch Kriterien festlegen, um automatisch zu registrieren, welche Mitarbeiter die Dokumente bereits signiert haben und welche nicht. Umgekehrt müssen Firmen den Versand und Rücklauf händisch abarbeiten, wenn sie die Business-Version von Adobe Sign nutzen. Und das ist im Zweifelsfall nur in kleineren Unternehmen vorstellbar. In größeren Betrieben ist eine solche Vorgehensweise alleine aus Compliance-Sicht schwierig. An diesem Beispiel sieht man: Die allermeisten Firmen benötigen die Enterprise-Version für die Digitalisierung ihrer Unterschriftenprozesse.

CANCOM.info: Nehmen wir an, ein Unternehmen hat einen digitalen Unterschriftenprozess mithilfe von Adobe Sign technologisch eingeführt – auf Basis der regulatorischen Vorgaben. Wie können Firmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Lösung in der Praxis nutzen?

Sven Hancke: Unternehmen müssen besonders die Nutzerakzeptanz überprüfen – um bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen. Firmen dürfen nicht sagen: Wir haben uns etwas ausgedacht und damit müssen die Mitarbeiter jetzt leben. Vielmehr müssen sie kontrollieren, ob die Lösung – in diesem Fall den elektronischen Unterschriftprozess mit Adobe Sign – tatsächlich so einfach und nachvollziehbar konzipiert ist, dass Mitarbeiter damit effizient arbeiten können. Unvorhergesehene Szenarien lassen sich in der Praxis kaum verhindern. Egal, wie sorgfältig die Planung war.

CANCOM.info: Wie lässt sich die Nutzerakzeptanz überprüfen?

Sven Hancke: Was sich bewährt hat, ist den Weg über sogenannte „Champions“ bzw. Key User zu gehen. Dafür wählt man typischerweise Mitarbeiter aus, die eine hohe Affinität zu neuen Lösungen haben. Die neugierig sind. Denn diese geben in der Regel gutes, wertvolles Feedback – das dabei hilft, die eingeführte Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln.

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