Sharepoint als Datenzentrale
„Sharepoint bietet unterschiedliche Einsatzschwerpunkte, sagt Florian Stiller, Solution Sales bei CANCOM, in diesem Videointerview. Im Hamburger Hafen beispielsweise wurde die Lösung um eine revisionssichere Dokumentenablage ergänzt und durch Anbindung weiterer zentraler Systeme zu einem verbindlichen „Single Point of Information“ ausgebaut.
Die Hamburg Port Authority AöR (HPA), die die Infrastruktur des Hamburger Hafens verwaltet, wollte die Suche nach aktuellen Dokumenten sowie deren Archivierung vereinfachen und Arbeitsabläufe verbessern.
Zentrale Aufgaben der HPA sind Instandhaltung und Ausbau der Infrastruktur im Hamburger Hafen.
Das IT-Team suchte eine Lösung, das die schnelle Verfügbarkeit der Dokumente auf einer zentralen Plattform in digitaler Form zu ermöglicht. Da es sich bei den Dokumenten um Rechnungen, Verträge und wichtige Zeichnungen handelte, musste zusätzlich die Unveränderlichkeit (Revisionssicherheit) der Dokumente gewährleistet sein.
Zudem sollte die Plattform neben der Archivierung die beiden zentralen Komponenten der HPA anbinden, um aus diesen Systemen auf archivierte Dokumente zugreifen zu können: das SAP-System für die allgemeine Datenhaltung sowie das Geo-Informationssystem ArcGis.
Intranet-Portal ist Zentrale
Die HPA nutzte Microsoft SharePoint Server bereits für ihr Intranet-Portal – und baute dieses dann zu einer zentralen Anlaufstelle aus. Hier finden nun alle Mitarbeiter die relevanten und aktuellen Informationen zu ihrem jeweiligen Projekt.
Dafür wurde zunächst mit SharePoint Server 2010 der Intranet-Auftritt neu gestaltet und dann die Archivierung und Digitalisierung sowie die Anbindung des SAP-Systems und ArcGis vorbereitet.
Anschließend wurden drei revisionssichere Archive aufgebaut, jeweils eines für Rechnungen, Verträge und Bauzeichnungen. Die Unterlagen wurden dazu in das PDF(A)-Format konvertiert, das Standardformat für die Langzeitarchivierung.
Zusätzlich wurden die Dokumente in SharePoint mit Metadaten aus SAP oder Altsystemen angereichert, etwa mit Rechnungsnummer, Vorgangsdatum, Vertragsart oder SAP-Objektzuordnung. Das gewährleistet eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente. Die Metadaten sind nicht nur in SharePoint verfügbar, sondern werden ergänzend als Datei im XML-Format mit archiviert.
Eine Herausforderung bei diesem Projekt war die Migration vorhandener Datenbestände aus Altsystemen: Bestandsverträge wurden gescannt, mit Metadaten angereichert, mit SAP verknüpft und archiviert. Bauzeichnungen wurden aus dem Altarchiv in das neue System importiert und in diesem Schritt an das SAP-Objektmodell angepasst.
Das ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf zusammenhängende Informationen über verschiedene Systeme hinweg. Beispielsweise erhalten sie in SAP über Brücken im SAP-Modul PM einen direkten Zugriff auf die Bauzeichnungen aus dem Archiv in SharePoint Server 2010.
In anderer Richtung können sie nun im Archiv direkt auf das ArcGIS-System zugreifen, um sich den Standort des Bauwerks anzeigen zu lassen. Über das Intranet stehen damit sämtliche Informationen zur Verfügung.
Mehr Infos zur Microsoft-Referenz-Anwendung finden Sie hier.