So steigern Sie Ihre Effizienz im Büro um 25 Prozent

Womit verbringen Sie die meiste Zeit im Büro? Viele denken da an Ihre Office Anwendungen, vor denen sie tagtäglich sitzen, wie der Erstellung einer PowerPoint-Präsentation: Meist ist gar nicht der Inhalt das Problem, sondern wirkliche Zeitfresser sind die Formatierungsarbeiten.

Das belegt auch die große Office-Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK): Ein durchschnittlicher Office-Nutzer verbringt 38 Prozent der Gesamtzeit für eine Präsentation nur mit Formatierungen. Dazu gehört die Formatierung von neu erstellten Folien, Tabellen und Diagrammen ebenso wie die Überführung von alten Folien in neue Designs.

Sind die Mitarbeiter einfach zu langsam? Nein, denn mit einfachen Mitteln, so das Ergebnis der Studie, lässt sich die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Die Rechnung geht so: Wenn ein Mitarbeiter in einem Jahr 1.760 Stunden arbeitet, entfallen davon im Schnitt 1.267 Stunden auf Aufgaben, die mit Bürosoftware wie Microsoft Office erledigt werden. Durch gezielte Automatisierungen ließen sich 443 Stunden einsparen. Oder anders ausgedrückt: Ein Mitarbeiter hätte 25 Prozent mehr Zeit, sich mit wichtigeren Aufgaben zu beschäftigen.

„Das moderne Office soll daher nicht Zeit kosten, sondern Freiräume schaffen, die für strategische, kollaborative und kreative Aufgaben notwendig sind.“, sagt Dr. Thorsten Hübschen, der bei Microsoft Deutschland für das Office Geschäft verantwortlich ist. „Aus genau diesem Grund haben wir Office im Herbst vergangenen Jahres mit neuen Werkzeugen und einem erweiterten Zugang auf Services für Office 365 und Visual Studio für individuelle Erweiterungen und Anpassungen geöffnet“.

Das sind die drei wichtigsten Ziele mit denen Effizienzsteigerung gelingen kann:

1. Standard-Erweiterung

Nicht wirklich erstaunlich ist, dass ein typischer Büromitarbeiter im Schnitt 72 Prozent seiner Zeit mit Office-Anwendungen wie Power Point, Word oder Excel,verbringt. Die Folge: Die Standardisierung der Vorlagen lässt sich am meisten Zeit sparen, damit der Mitarbeiter mehr freie Kapazitäten für andere Aufgaben hat.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Standardisierung: Unternehmer wissen, dass die eigene Marke von besonderem Wert ist. Deshalb – und weil der Aufbau der Unternehmensmarke mit hohen Kosten verbunden ist – sollen die Mitarbeiter sich an das CI halten. Doch: Mit der Erstellung der Vorlagen werden die Mitarbeiter dann häufig alleine gelassen, entsprechende Vorgaben nicht weitergegeben oder – weil unpraktikabel – diese selbstständig abgeändert. Schon ist es vorbei mit den einheitlichen Geschäftsbriefen, Angeboten und Präsentationen.

Noch dazu verwenden die Mitarbeiter viel Zeit auf solche Formatierungsarbeiten, die immer wieder in ähnlicher Weise anstehen – vielleicht eben auch ohne das gewünschte Ergebnis. Sinnvoll ist es daher ihnen diesen Prozess abzunehmen und auf standardisierte Vorlagen zu setzen. Damit diese Vorlagen effizient erstellt werden und von den Mitarbeitern angenommen werden, wird in der Studie ein entsprechendes Vorgehen vorgeschlagen, das letzten Endes über den Weg der Automatisierung führt.

2. Automatisierung durch Add-Ins und spezifische Makros

Obwohl die Arbeit mit Office-Anwendungen zu 35 Prozent aus wiederkehrenden Szenarien besteht, setzen bis dato nur ein Drittel der Befragten auf Makro oder Add-ins, so das Ergebnis der Studie. Automatisierte Abläufe gibt es also kaum, denn die Hälfte derer, die die Erweiterungen überhaupt nutzen, basteln sie entweder selbst oder erhalten sie von Kollegen aus der eigenen Abteilung. So ist freilich nicht sichergestellt, dass diese tatsächlich ideal auf die Aufgaben angepasst sind.

Unternehmen verlieren Know-How: Da die hochqualifizierten Facharbeiter sich mit den Programmierarbeit an der Office-Software zu kämpfen haben, kommen diese weniger zu Ihren eigentlichen Aufgaben.

Die Lösung: Effizienter ist es, die Facharbeiter zu entlasten und die Programmierung einem Profi anzuvertrauen, sei es aus der eigenen IT-Abteilung, sei es einem IT-Dienstleister, der auch beratend zu Seite steht und die Bedarfsanalyse fachgerecht durchführt.

Ein Vorgehen kann dabei aus einem schrittweisen Programm bestehen, beginnend mit einem gezielten Assessment in Form der Mitarbeiterbefragung, über die Priorisierung der geplanten Maßnahmen bis hin zur ausgewählten Durchführung (Entwicklung und Implementierung) der neuen Erweiterungen.

3. Intensivere Mitarbeiterschulung

Damit die Erweiterungen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter optimiert sind, von diesen auch entsprechend angenommen werden und die Erfolge sich langfristig bemerkbar machen, ist die Schulung der Mitarbeiter ein unverzichtbarer Bestandteil der neuen Office-Strategie.

Die Studie zeigt hier dringenden Handlungsbedarf: Ein Viertel der Befragten verfügt gerade einmal über Grundkenntnisse in den Office-Programmen, mit denen sie täglich mehrere Stunden arbeiten. Sogar knapp die Hälfte gibt an, wenig oder gar kein Training in der Anwendung von Office-Software zu erhalten.

Steht der Mitarbeiter nach der Einführung der neuen Office-Strategie wiederum vor der Aufgabe eine Präsentation zu erstellen, spart er so Zeit: Im Idealfall weiß er durch die Schulung sofort, was zu tun ist und greift auf die zentrale Folienbibliothek mit allen relevanten Themen zurück. Einfach zu finden und sofort zur Verwendung ebreit, lädt er die Vorlage in seine Anwendung und kann ohne lange Formatierungen ein- oder umstellen zu müssen, mit der Aufgabe beginnen.

Quelle Video: Die große Office-Studie – durchgeführt von der GfK. Made in Office / Youtube.