Der Software-Discounter Lizengo hat vor Kurzem Insolvenz angemeldet – Angebote mit sehr niedrigen Software-Lizenzkosten, etwa für Windows 10 oder Microsoft 365, finden sich jedoch schnell auch bei anderen Wettbewerbern. Die geringen Kosten scheinen verlockend, doch die Herkunft der Lizenzen und die Legalität der Angebote ist oft unklar. Gerade für Unternehmen können Fehler bei der Lizenzierung von Software schwerwiegende Folgen haben. Erfahren Sie deshalb, wie Sie mit einem Software Asset Management (SAM) typische Lizenzierungsfehler vermeiden – und welche weiteren Mehrwerte ein SAM mit sich bringt.
26. Februar 2021
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Richtiges Lizenzmanagement verhindert die Überlizenzierung oder Unterlizenzierung. Zum einen reduziert dies die finanziellen Risiken, die durch den Erwerb von Lizenzen über den tatsächlichen Bedarf hinaus entstehen. Zum anderen wird das rechtliche Risiko durch den Kauf falscher oder zu weniger Lizenzen vermindert. Vor allem im zweiten Fall kann die Fehllizenzierung hohe Schadenersatzforderungen oder rechtliche Konsequenzen für verantwortliche Mitarbeiter nach sich ziehen. In beiden Fällen spart ein Lizenzmanagement unnötige Kosten ein.
Ein weiteres Risikofeld im Bereich der Software-Lizenzierung entsteht durch das erhöhte Risiko, das eigene IT-System durch verdächtige Software mit Malware zu infizieren. Daher bieten Hersteller wie Microsoft spezielle Services an, bei dem verdächtige Software auf ihre Echtheit hin überprüft werden kann. Neben dem Sicherheitsrisiko gibt es beim Weiterverkauf von gebrauchter Software außerdem zusätzliche Lizenz-Richtlinien zu beachten – auch wenn Hersteller den Weiterverkauf prinzipiell akzeptieren.
Um einen typischen Lizenzierungsfehler aufzuzeigen, erklärt Daniela Englbrecht, Strategy Manager Software Asset Management bei CANCOM, die Feinheiten des Nutzungsrechts für ein Windows Enterprise Upgrade im Volumenlizenzvertrag. „Für eine korrekte Lizenzierung ist hier immer die OEM-Basislizenz nötig“, so die Expertin. „Windows Enterprise ist nur eine Upgrade-Lizenz. Der Kunde benötigt also immer zwingend die OEM-Lizenz zusammen mit der Hardware. Die Beschaffung eines sog. Naked PCs wäre somit für den Einsatz von Windows Enterprise nicht zulässig.“
Um solche Fehler bei der Lizenzierung zu vermeiden und unseriösen Software-Angeboten aus dem Weg zu gehen, bietet es sich an, ein SAM aufzubauen. So ist das Lizenzmanagement Teil des SAM – das einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt.
Mit SAM können Unternehmen Kosten einsparen und die Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften verbessern. SAM hat das Ziel, Unternehmen einen Überblick auf ihre komplette Software-Infrastruktur zu ermöglichen. Auf Grundlage dieser Daten können Unternehmen Geschäftsprozesse planen und kompetente Entscheidungen treffen. So vereinfacht SAM auch die Ressourcenplanung, da eine bessere Kosten-Nutzung-Abschätzung für IT Projekte möglich wird – ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Um dauerhaft zu profitieren, sollte SAM nicht nur in akuten Situationen – wie beispielsweise bei einem Hersteller Audit – zur Anwendung kommen. Es sollte nachhaltig und kontinuierlich betrieben werden. Die konkrete Implementierung und Inbetriebnahme von SAM teilt sich in drei Phasen auf:
Hier wird die Basis für ein erfolgreiches SAM geschaffen. Dabei wird beispielsweise eine Lizenzbilanz erstellt, Unterstützung bei Hersteller-Audits oder Compliance-Checks geboten, Mitarbeiter-Schulungen zum Thema Lizenzierung durchgeführt oder eine SAM Risikoanalyse erstellt.
In dieser Phase werden verschiedene SAM-Prozesse implementiert. Darunter fallen die Integration von SAM-Tools in die bestehende IT-Infrastruktur oder die Optimierung von Verträgen.
Hier wird sichergestellt, dass die SAM Tools jederzeit verfügbar sind. Es besteht auch die Möglichkeit, mit Managed Services eine Compliance-Überwachung oder Lizenz-Optimierung zu etablieren.
Oft stehen Firmen allerdings vor der Herausforderung, dass das benötigte Know-how nicht vorhanden ist, um SAM erfolgreich zu implementieren. Erschwerend kommt hinzu, dass der Aufbau interner Kompetenzen und Prozesse viel Zeit in Anspruch nimmt.
In solchen Fällen bietet sich eine langfristige Zusammenarbeit mit externen SAM-Experten wie CANCOM an. CANCOM bietet in diesem Bereich ein breites Portfolio an und unterstützt Unternehmen in allen Phasen des Software Asset Managements. Auf diese Weise gehen Firmen auch Lizenzierungsfehlern aus dem Weg.
Weitere Informationen zum Leistungsportfolio von CANCOM erhalten Sie hier.
