Über die Anforderungen und Umsetzung der digitalen Archivierung
Die digitale Archivierung spielt im Gesundheitswesen eine immer größere Rolle. Nur so können gesetzliche Vorgaben eingehalten werden – wie die Verpflichtung, die elektronische Patientenakte 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Welche zentralen Herausforderungen bei der digitalen Archivierung bestehen und wie Veritas und CANCOM dabei unterstützen können, diese Hürden zu überwinden, verrät Dr. Nils Albrechtsen (Senior Partner Account Manager DACH bei Veritas) im Interview.
CANCOM.info: Welche zentralen Aspekte muss das Gesundheitswesen beim Thema digitale Archivierung beachten?
Dr. Nils Albrechtsen: Zum einen müssen etwa Kliniken oder Pflegeeinrichtungen das Thema Datenschutz ins Auge fassen. Die elektronische Patientenakte ist hier das Paradebeispiel. Wer vertrauliche Patientendaten archiviert, muss wissen, dass diese der strengen Vertraulichkeit bzw. ärztlichen Schweigepflicht unterliegen – und deshalb laut DSGVO als besonders schützenswert gelten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen, wenn es um die datenschutzkonforme Verarbeitung, Speicherung und Archivierung dieser Daten geht. Zum anderen gilt es, zu überlegen, inwiefern die digitale Archivierung dazu beitragen kann, die Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und eine positive Patientenerfahrung zu schaffen.
CANCOM.info: Mit welchen Herausforderungen sieht sich das Gesundheitswesen nun konfrontiert, wenn es um die praktische Umsetzung der digitalen Archivierung geht?
Dr. Nils Albrechtsen: Die erste Herausforderung besteht darin, dass Kliniken und Pflegeeinrichtungen in kurzer Zeit in der Lage sein müssen, sowohl aktuelle Daten zu klassifizieren und zu archivieren als auch ältere Daten zu finden und in den richtigen Kontext zu setzen. Nur dann können sie den Gesundheitsbehörden wertvolle Daten bereitstellen. Die zweite Herausforderung ergibt sich für die Behörden selbst – diese müssen die bereitgestellten Daten nämlich so verarbeiten und archivieren, dass sie auf deren Basis Krankheitsverläufe in ihrer Entwicklung nachvollziehen, Zukunftsprognosen erstellen oder Handlungsoptionen entwickeln können. Wie die Corona-Pandemie gezeigt hat, stößt unser Gesundheitssystem gerade an diesem Punkt an seine Grenzen.
CANCOM.info: Könnten Sie das genauer ausführen?
Dr. Nils Albrechtsen: Die Probleme wurden insbesondere beim Thema Corona-Erkrankungen ersichtlich: Die Informationslage über deren Verlauf war nicht nur zu Beginn der Pandemie lückenhaft. Der Grund war, dass vielen Gesundheitsämtern die Systeme und Ressourcen fehlten, um die, etwa von Kliniken übermittelten, Daten zu sichten, weiterzuverarbeiten und kostenoptimiert zu archivieren. Bis heute hat sich diese Situation nur marginal verbessert – obwohl solche Systeme und Ressourcen zwingend nötig wären. Um die Größenordnung zu verdeutlichen: Allein das Bundesland Nordrhein-Westfalen verfügt über 344 Krankenhäuser und versorgt im Schnitt 4,6 Millionen stationäre sowie 5 Millionen ambulante Patienten. Entsprechend enorm ist die Summe an Patientendaten, die zu verarbeiten und archivieren sind.
CANCOM.info: Als Veritas bieten Sie mit Enterprise Vault ja ein passendes System an. Die Archivierungslösung nimmt laut Gartner sogar eine weltweit führende Position ein. Welche Merkmale der Lösung würden Sie derzeit als essenziell bewerten, damit die Gesundheitsbranche die von Ihnen beschriebenen Herausforderungen lösen kann?
Dr. Nils Albrechtsen: Hier sind drei zentrale Merkmale zu nennen. Das erste Merkmal dreht sich um die Themen Flexibilität und Skalierbarkeit. Enterprise Vault ist ein sehr reifes – also seit Jahren weiterentwickeltes – offenes und flexibles Archivsystem. Dies ermöglicht Gesundheitseinrichtungen, die Lösung optimal auf ihre Betriebskonzepte und Prozesse zuzuschneiden. Außerdem profitieren sie von einer offenen Architektur, die eine Vielzahl von Betriebskonzepten und Informationsquellen unterstützt – ohne bei der Archivierung wichtige Compliance- oder Datenschutzanforderungen außer Acht zu lassen.
CANCOM.info: Welche Betriebskonzepte oder Informationsquellen sind das zum Beispiel?
Dr. Nils Albrechtsen: In Bezug auf Betriebskonzepte lässt sich Enterprise Vault unter anderem im lokalen Rechenzentrum und in der Cloud ausführen. In Bezug auf Informationsquellen unterstützt unsere Archivierungslösung über 120 Quellen aus den Bereichen E-Mail, Instant Messaging, File und Social Media.
CANCOM.info: Sie haben von insgesamt drei Merkmalen gesprochen. Welche weiteren Merkmale von Enterprise Vault spielen aktuell die zentrale Rolle?
Dr. Nils Albrechtsen: Das zweite Merkmal betrifft die Daten- bzw. Informationsverarbeitung. Hier ist unsere Lösung mit einer extrem performanten Index-Engine auf Basis von Elastic Search ausgestattet – wobei auch Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Damit kann die Lösung unter anderem Daten indexieren und klassifizieren, den Datenzugriff im Regelbetrieb definieren sowie Fristen für die Aufbewahrung und Löschung der Daten festlegen. Viele dieser Prozesse, unter anderem die Klassifizierung, erfolgen dabei automatisiert. Das dritte Merkmal ist eng mit dem Thema User Experience verknüpft. Die Benutzeroberfläche einer Archivierungslösung muss einfach und intuitiv zu bedienen sein. Dies ist gerade im Gesundheitswesen wichtig, wo das Personal knapp und die Zeit vor allem für die Patientenversorgung genutzt werden soll. Enterprise Vault ist mit einer solchen Benutzeroberfläche ausgestattet.
CANCOM.info: Und welche Merkmale und Funktionen rund um Enterprise Vault könnten für die Zukunft bedeutend werden?
Dr. Nils Albrechtsen: Prinzipiell entwickeln wir unsere Archivierungslösung kontinuierlich weiter, um möglichst schnell auf technische Entwicklungen zu reagieren. Eine bedeutende Funktion wird künftig sein, dass Enterprise Vault auch moderne Kommunikationskanäle wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom bei der Datenarchivierung berücksichtigt. Denn wir sehen, dass die geschäftliche Kommunikation immer weniger über die klassische E-Mail stattfindet. Für medizinische Fachkräfte ergeben sich daraus zentrale Vorteile: Sie können moderne Kommunikationskanäle für die Telemedizin oder für Patientengespräche nutzen und gleichzeitig alle Dokumentationspflichten erfüllen. Wer Enterprise Vault mit unserer Backup-Lösung „NetBackup“ kombiniert, wird außerdem in Zukunft von der Funktion „autonomes Backup“ profitieren. Darüber wird es möglich sein, automatisiert die Infrastruktur, inklusive Datenbestand, zu analysieren und Backup Jobs zu konfigurieren und zu starten. Der hohe Automatisierungsgrad wird IT-Administratoren in Gesundheitseinrichtungen signifikant entlasten – und ihnen mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben verschaffen. Und dies ist auch nötig. So nehmen gerade die Themen Backup & Archive aktuell noch viele Ressourcen in Anspruch, weil diese häufig manuell durchgeführt werden müssen.
CANCOM.info: Bei der praktischen Implementierung von Enterprise Vault setzen Sie als Veritas auf Partner wie CANCOM. Wenn wir das Beispiel eines Klinikums nehmen: Wie läuft eine solche Implementierung konkret ab?
Dr. Nils Albrechtsen: Prinzipiell schätzen wir an CANCOM sehr, dass sie neben dem Verkauf auch die Integration einer Lösung übernehmen – inklusive der Bereitstellung passender Services und Support-Leistungen. Um auf Ihr Beispiel einzugehen: Zunächst gilt es, die Prozesse und Policies des Klinikums unter die Lupe zu nehmen. Unter anderem müssen folgende Fragen beantwortet werden: Welche Daten sollen archiviert werden? Wo sollen diese Daten gespeichert werden? Wer soll darauf Zugriff bekommen? Wie lange sollen sie aufbewahrt werden? Welche Daten sollen zu welchem Zeitpunkt gelöscht werden? Welche Daten sollen nicht archiviert werden – und woran erkennt das System die entsprechenden Daten? Um diese und weitere Fragen zu klären, hält CANCOM eine Reihe von Workshops ab, in denen unser Partner die individuellen Kundenanforderungen identifiziert und für die Umsetzung dokumentiert. Auf dieser Basis erfolgt anschließend die praktische Implementierung von Enterprise Vault. Diese kann je nach Anforderung zum Beispiel in einer Cloud-Umgebung erfolgen. In allen Projektphasen kann CANCOM auf unsere Unterstützung als Hersteller zurückgreifen.
CANCOM.info: Wenn Sie zusammenfassen: Wieso sollte das Gesundheitswesen auf Veritas und CANCOM setzen, um die digitale Archivierung umzusetzen?
Dr. Nils Albrechtsen: Für den Aufbau einer Archivierungslösung sind nicht nur umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen über die zugrundeliegenden Infrastrukturkomponenten sowie über die eigentliche Software-Lösung erforderlich. Auch ist es nötig, die jeweiligen Prozesse und Geschäftsabläufe genau zu identifizieren, beim Aufbau entsprechend zu berücksichtigen und die Lösung passgenau in die bestehende Umgebung zu integrieren. Bei all diesen Punkten kann CANCOM umfassend unterstützen – wobei wir als Veritas mit Enterprise Vault die international führende Archivierungslösung bereitstellen. Genau diese Kombination – also das ganzheitliche Leistungsportfolio von CANCOM auf der einen und unsere Archivierungslösung auf der anderen Seite – bietet dem Gesundheitswesen ideale Voraussetzungen, um die digitale Archivierung erfolgreich umzusetzen.
Sie wünschen eine unverbindliche Beratung rund um das Thema digitale Archivierung? Dann wenden Sie sich gerne an stefanie.fischl@cancom.de.
Hintergrund zum Experten
Dr. Nils Albrechtsen arbeitet seit 2018 als Senior Partner Account Manager DACH bei Veritas. In seiner Position beschäftigt er sich täglich mit Themen rund um die digitale Archivierung.
Zuvor war er 18 Jahre lang als Geschäftsführer und Vertriebsleiter bei IT-Systemhäusern in Hamburg und Essen tätig.
Quelle Titelbild: © nadia_snopek/stock.adobe.com (modifiziert von CANCOM)
