Über die Anforderungen und Umsetzung der digitalen Archivierung

Dr. Nils Albrechtsen: Zum einen müssen etwa Kliniken oder Pflegeeinrichtungen das Thema Datenschutz ins Auge fassen. Die elektronische Patientenakte ist hier das Paradebeispiel. Wer vertrauliche Patientendaten archiviert, muss wissen, dass diese der strengen Vertraulichkeit bzw. ärztlichen Schweigepflicht unterliegen – und deshalb laut DSGVO als besonders schützenswert gelten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen, wenn es um die datenschutzkonforme Verarbeitung, Speicherung und Archivierung dieser Daten geht. Zum anderen gilt es, zu überlegen, inwiefern die digitale Archivierung dazu beitragen kann, die Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und eine positive Patientenerfahrung zu schaffen.

Dr. Nils Albrechtsen: Die erste Herausforderung besteht darin, dass Kliniken und Pflegeeinrichtungen in kurzer Zeit in der Lage sein müssen, sowohl aktuelle Daten zu klassifizieren und zu archivieren als auch ältere Daten zu finden und in den richtigen Kontext zu setzen. Nur dann können sie den Gesundheitsbehörden wertvolle Daten bereitstellen. Die zweite Herausforderung ergibt sich für die Behörden selbst – diese müssen die bereitgestellten Daten nämlich so verarbeiten und archivieren, dass sie auf deren Basis Krankheitsverläufe in ihrer Entwicklung nachvollziehen, Zukunftsprognosen erstellen oder Handlungsoptionen entwickeln können. Wie die Corona-Pandemie gezeigt hat, stößt unser Gesundheitssystem gerade an diesem Punkt an seine Grenzen.

Dr. Nils Albrechtsen: Die Probleme wurden insbesondere beim Thema Corona-Erkrankungen ersichtlich: Die Informationslage über deren Verlauf war nicht nur zu Beginn der Pandemie lückenhaft. Der Grund war, dass vielen Gesundheitsämtern die Systeme und Ressourcen fehlten, um die, etwa von Kliniken übermittelten, Daten zu sichten, weiterzuverarbeiten und kostenoptimiert zu archivieren. Bis heute hat sich diese Situation nur marginal verbessert – obwohl solche Systeme und Ressourcen zwingend nötig wären. Um die Größenordnung zu verdeutlichen: Allein das Bundesland Nordrhein-Westfalen verfügt über 344 Krankenhäuser und versorgt im Schnitt 4,6 Millionen stationäre sowie 5 Millionen ambulante Patienten. Entsprechend enorm ist die Summe an Patientendaten, die zu verarbeiten und archivieren sind.

Dr. Nils Albrechtsen: Hier sind drei zentrale Merkmale zu nennen. Das erste Merkmal dreht sich um die Themen Flexibilität und Skalierbarkeit. Enterprise Vault ist ein sehr reifes – also seit Jahren weiterentwickeltes – offenes und flexibles Archivsystem. Dies ermöglicht Gesundheitseinrichtungen, die Lösung optimal auf ihre Betriebskonzepte und Prozesse zuzuschneiden. Außerdem profitieren sie von einer offenen Architektur, die eine Vielzahl von Betriebskonzepten und Informationsquellen unterstützt – ohne bei der Archivierung wichtige Compliance- oder Datenschutzanforderungen außer Acht zu lassen.

Dr. Nils Albrechtsen: In Bezug auf Betriebskonzepte lässt sich Enterprise Vault unter anderem im lokalen Rechenzentrum und in der Cloud ausführen. In Bezug auf Informationsquellen unterstützt unsere Archivierungslösung über 120 Quellen aus den Bereichen E-Mail, Instant Messaging, File und Social Media.

Dr. Nils Albrechtsen: Das zweite Merkmal betrifft die Daten- bzw. Informationsverarbeitung. Hier ist unsere Lösung mit einer extrem performanten Index-Engine auf Basis von Elastic Search ausgestattet – wobei auch Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Damit kann die Lösung unter anderem Daten indexieren und klassifizieren, den Datenzugriff im Regelbetrieb definieren sowie Fristen für die Aufbewahrung und Löschung der Daten festlegen. Viele dieser Prozesse, unter anderem die Klassifizierung, erfolgen dabei automatisiert. Das dritte Merkmal ist eng mit dem Thema User Experience verknüpft. Die Benutzeroberfläche einer Archivierungslösung muss einfach und intuitiv zu bedienen sein. Dies ist gerade im Gesundheitswesen wichtig, wo das Personal knapp und die Zeit vor allem für die Patientenversorgung genutzt werden soll. Enterprise Vault ist mit einer solchen Benutzeroberfläche ausgestattet.

Dr. Nils Albrechtsen: Prinzipiell entwickeln wir unsere Archivierungslösung kontinuierlich weiter, um möglichst schnell auf technische Entwicklungen zu reagieren. Eine bedeutende Funktion wird künftig sein, dass Enterprise Vault auch moderne Kommunikationskanäle wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom bei der Datenarchivierung berücksichtigt. Denn wir sehen, dass die geschäftliche Kommunikation immer weniger über die klassische E-Mail stattfindet. Für medizinische Fachkräfte ergeben sich daraus zentrale Vorteile: Sie können moderne Kommunikationskanäle für die Telemedizin oder für Patientengespräche nutzen und gleichzeitig alle Dokumentationspflichten erfüllen. Wer Enterprise Vault mit unserer Backup-Lösung „NetBackup“ kombiniert, wird außerdem in Zukunft von der Funktion „autonomes Backup“ profitieren. Darüber wird es möglich sein, automatisiert die Infrastruktur, inklusive Datenbestand, zu analysieren und Backup Jobs zu konfigurieren und zu starten. Der hohe Automatisierungsgrad wird IT-Administratoren in Gesundheitseinrichtungen signifikant entlasten – und ihnen mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben verschaffen. Und dies ist auch nötig. So nehmen gerade die Themen Backup & Archive aktuell noch viele Ressourcen in Anspruch, weil diese häufig manuell durchgeführt werden müssen.

Dr. Nils Albrechtsen: Prinzipiell schätzen wir an CANCOM sehr, dass sie neben dem Verkauf auch die Integration einer Lösung übernehmen – inklusive der Bereitstellung passender Services und Support-Leistungen. Um auf Ihr Beispiel einzugehen: Zunächst gilt es, die Prozesse und Policies des Klinikums unter die Lupe zu nehmen. Unter anderem müssen folgende Fragen beantwortet werden: Welche Daten sollen archiviert werden? Wo sollen diese Daten gespeichert werden? Wer soll darauf Zugriff bekommen? Wie lange sollen sie aufbewahrt werden? Welche Daten sollen zu welchem Zeitpunkt gelöscht werden? Welche Daten sollen nicht archiviert werden – und woran erkennt das System die entsprechenden Daten? Um diese und weitere Fragen zu klären, hält CANCOM eine Reihe von Workshops ab, in denen unser Partner die individuellen Kundenanforderungen identifiziert und für die Umsetzung dokumentiert. Auf dieser Basis erfolgt anschließend die praktische Implementierung von Enterprise Vault. Diese kann je nach Anforderung zum Beispiel in einer Cloud-Umgebung erfolgen. In allen Projektphasen kann CANCOM auf unsere Unterstützung als Hersteller zurückgreifen.

Dr. Nils Albrechtsen: Für den Aufbau einer Archivierungslösung sind nicht nur umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen über die zugrundeliegenden Infrastrukturkomponenten sowie über die eigentliche Software-Lösung erforderlich. Auch ist es nötig, die jeweiligen Prozesse und Geschäftsabläufe genau zu identifizieren, beim Aufbau entsprechend zu berücksichtigen und die Lösung passgenau in die bestehende Umgebung zu integrieren. Bei all diesen Punkten kann CANCOM umfassend unterstützen – wobei wir als Veritas mit Enterprise Vault die international führende Archivierungslösung bereitstellen. Genau diese Kombination – also das ganzheitliche Leistungsportfolio von CANCOM auf der einen und unsere Archivierungslösung auf der anderen Seite – bietet dem Gesundheitswesen ideale Voraussetzungen, um die digitale Archivierung erfolgreich umzusetzen.

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