Projekte erfolgreich umsetzen: So kann visuelles Projektmanagement helfen

Es gehört zum Unternehmensalltag fest dazu und kann entscheidend für den Business-Erfolg sein: die Planung und Durchführung von Projekten. Die praktische Umsetzung stellt Unternehmen jedoch oft vor große Schwierigkeiten. Das hat eine Untersuchung von Bent Flyvbjerg, Professor an den Universitäten Oxford und Kopenhagen, sowie dem Journalisten Dan Gardner ergeben.

Konkret haben die beiden mehr als 16.000 Projekte aus über 20 verschiedenen Bereichen in 136 Ländern untersucht – wobei die Projekte bis ins Jahr 1910 zurückreichen. Neben einer dedizierten Datenbank haben sie ihre Ergebnisse in dem im Jahr 2023 herausgegebenen Buch „How Big Things Get Done“ veröffentlicht.

Ihre zentrale Erkenntnis: Projekte, vor allem große, laufen eigentlich nie ganz nach Plan. So würden neun von zehn Projekten das vorgesehene Budget überschreiten, sich zeitlich verzögern oder beides. Die durchschnittliche Kostenüberschreitung bei Projekten liege bei über 60 Prozent.

Dass ein Projekt gemäß Zeit und Budget fertiggestellt wird und zusätzlich die versprochenen Mehrwerte liefert, sei hingegen die große Ausnahme: Dies treffe auf weniger als einem Prozent aller Projekte zu.

Häufige Ursache: Überstürzte und oberflächliche Planung

Doch woran liegt es, dass Projekte in den seltensten Fällen wie vorgesehen verlaufen – und in den meisten Fällen nicht? Laut Flyvbjerg und Gardner liegt die Hauptursache häufig schon zu Beginn eines Projekts. So werde die Planung des jeweiligen Projekts vielerorts zu oberflächlich und geradezu überstürzt durchgeführt – mit dem Ziel, möglichst schnell in die Umsetzung zu gehen.

Wie Flyvberg und Gardner betonen, ist das aber genau der falsche Weg: Denn dies führe in der Regel dazu, dass sich die Umsetzung des Projekts nach einem schnellen Start verzögere und dann nur schleppend vorankomme. Schließlich stehe die Umsetzung auf keiner soliden Basis.

Viel besser sei deshalb der umgekehrte Weg – sich also genügend Zeit für die Planung zu nehmen, diese möglichst akribisch und sorgfältig durchzuführen und erst dann mit der Umsetzung zu beginnen.

Um gerade ein Großprojekt erfolgreich zu planen, empfehlen die Autoren unter anderem, ein möglichst klares Ziel zu definieren, verschiedene Versionen des Projekts durchzuspielen, dieses in kleine, wiederholbare Schritte zu zerlegen sowie ähnliche Projekte aus der Vergangenheit zu analysieren und daraus entsprechende Schlüsse für das eigene Projekt zu ziehen.

Wie visuelles Projektmanagement in der Planungsphase unterstützen kann

Die Ausführungen von Flyvberg und Gardner machen deutlich: Die Planung eines Projekts ist weit mehr als ein notwendiges Übel. Sie entscheidet maßgeblich darüber, ob ein Projekt erfolgreich verläuft, den Kosten- bzw. Zeitrahmen sprengt – oder gar vollständig scheitert.

Bei der praktischen Umsetzung der Projektplanung kann ein visuelles Projektmanagement wertvolle Unterstützung leisten: Hier werden Projekte mithilfe von visuellen Darstellungen wie Grafiken, Bildern oder Diagrammen geplant und organisiert. Dabei lassen sich die visuellen Darstellungen über digitale Tools abbilden – oder alternativ „analog“ über Flipcharts bzw. Whiteboards.

Visuelles Projektmanagement birgt insbesondere das Potenzial, die Projektplanung zu optimieren: So können Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam verbessert werden. Tatsächlich können Unternehmen visuelles Projektmanagement für verschiedene Anwendungsbereiche nutzen. Diese sind vor allem:

• Entwicklung von Projektideen und -zielen: Zu Beginn eines Projekts steht häufig ein Brainstorming auf der Tagesordnung – um so gemeinsam Ideen und auch Ziele zu skizzieren. Diese Ideen und Ziele lassen sich beispielsweise in Form einer Mindmap visuell darstellen.
• Darstellung von Projektaufgaben und Zeitplänen: Hierfür eignen sich beispielsweise Gantt-Diagramme: Sie ermöglichen es, sämtliche Projektaufgaben und Zeitpläne übersichtlich in einer Grafik darzustellen. So haben alle Mitglieder eines Projektteams einen guten Überblick über das gesamte Projekt – und dessen Fortschritt.
• Visualisierung einzelner Prozessschritte: Mithilfe von Kanban-Boards lässt sich der Status einzelner Prozessschritte einfach visuell darstellen. In der Regel wird der jeweilige Prozessschritt in „To Do“, „In Arbeit“ und „erledigt“ unterteilt. Der Vorteil: Treten Verzögerungen oder Engpässen auf, können diese sofort erkannt werden. Denn in diesem Fall bleibt der Status des jeweiligen Prozessschrittes über einen längeren Zeitraum unverändert.
• Kommunikation von Projektupdates: Anstelle langer Textabhandlungen können Projektupdates oder -berichte in Form von Diagrammen dargestellt werden. Diese sind in der Regel wesentlich leichter zu verstehen – zumal wichtige Informationen deutlich schneller erfasst werden können.

Das bietet MindManager von Alludo

Ein Hersteller, der digitale Lösungen das visuelle Projektmanagement anbietet, ist Alludo mit der Software-Anwendung „MindManager“. Damit lassen sich eine Reihe von visuellen Darstellungen abbilden. Die Bandbreite reicht von Mind Maps über Gantt-Diagramme und Kanban-Boards bis hin zu Projektcharts.

Wie Alludo betont, ist die Erstellung einer solchen visuellen Darstellung mit dem MindManager ganz unkompliziert. Nach dem Einloggen in das System könnten Nutzer einfach die gewünschte visuelle Darstellung als Vorlage auswählen – zum Beispiel ein Kanban-Board – und diese anschließend an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Unter anderem sei es möglich, die Vorlage individuell zu beschriften und bei Bedarf Bilder, Farben oder Schriftarten hinzuzufügen oder zu ändern.

Nähere Informationen rund um die MindManager-Lösung finden Sie auf der exklusiven Themenseite. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Experten von CANCOM für eine unverbindliche Beratung zu kontaktieren.