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Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gewinnt weiter an Dynamik. Eine repräsentative Forsa-Befragung unter Bürgermeistern von Gemeinden ab 1.000 Einwohnern – über die das Magazin IT-Boltwise berichtete – zeigt: Mehr als jede zweite Kommune nutzt Künstliche Intelligenz bereits produktiv oder befindet sich in einer Testphase.
Während 16 Prozent der Verwaltungen AI bereits im Alltag einsetzen, evaluieren 36 Prozent entsprechende Lösungen im Rahmen von Pilotprojekten. 43 Prozent sehen AI aktuell noch nicht als Thema.
Dokumente, Übersetzungen und Protokolle als wichtigste Einsatzfelder
Besonders häufig kommt AI dort zum Einsatz, wo große Mengen an Texten verarbeitet werden: Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen zählen laut Studie die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Übersetzungen, die Zusammenfassung und Analyse von Akten sowie die automatische Protokollierung von Sitzungen.
Wie die Forsa-Befragung hervorhebt, bieten sich diese Aufgaben für den AI-Einsatz besonders an, da sie strukturierte Abläufe und wiederkehrende Prozesse umfassen. Gleichzeitig könnten Mitarbeitende von zeitintensiven Routineaufgaben entlastet werden und sich stärker auf fachliche Bewertungen und Bürgeranliegen konzentrieren.
Effizienzgewinne treffen auf Fachkräftemangel
Die Umfrage verdeutlicht, warum Kommunen das Thema zunehmend vorantreiben: Erwartet werden demnach vor allem schnellere Bearbeitungszeiten, eine höhere Effizienz sowie Unterstützung angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels im öffentlichen Sektor. AI könne dabei helfen, Inhalte schneller aufzubereiten, Informationen zusammenzufassen und administrative Prozesse zu beschleunigen.
Gleichzeitig zeigt das Ergebnis, dass sich viele Kommunen noch in einer Orientierungsphase befinden. Immerhin 43 Prozent der befragten Verwaltungen sehen AI derzeit noch nicht als relevantes Thema für ihre Organisation.
Governance und Datenschutz bleiben zentrale Erfolgsfaktoren
Die Forsa-Umfrage verdeutlicht: AI kommt auch in Kommunen vermehrt zum Einsatz. Dadurch steigen jedoch auch die Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Governance. Gerade öffentliche Verwaltungen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten geschützt bleiben, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden und AI-generierte Ergebnisse einer angemessenen Qualitätskontrolle unterliegen.
Für einen nachhaltigen Einsatz sind deshalb Richtlinien, transparente Prozesse sowie ein kontrollierter Umgang mit Daten und AI-generierten Inhalten wichtig. Erst wenn Pilotprojekte erfolgreich in standardisierte Prozesse überführt werden, kann das volle Potenzial der Technologie ausgeschöpft werden. Konkret bedeutet das:
- AI-Anwendungsfälle mit Mehrwerten identifizieren, beispielsweise in der Dokumentenverarbeitung und Protokollierung
- Datenschutz- und Governance-Richtlinien frühzeitig in AI-Projekte integrieren
- Mitarbeitende gezielt für den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit AI schulen
- AI-Ergebnisse durch Human-in-the-Loop-Konzepte validieren, um eine entsprechende Qualität sichern
- AI-Lösungen nahtlos in bestehende Verwaltungs- und Fachverfahren integrieren
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