Robotic Process Automation (RPA): Wie die erfolgreiche Einführung gelingt

Dass RPA im Unternehmensumfeld stark an Bedeutung gewinnt, zeigen die Analysten von Gartner in ihrem “RPA Market Forecast” klar auf. Demnach wird der Markt für Robotic Process Automation im Gesamtjahr 2020 im Vergleich zu 2019 um 12 Prozent wachsen – trotz der wirtschaftlichen Auswirkungen der Coronakrise.

Laut Gartner wird sich dieser Trend künftig fortsetzen: Bis 2024 erwarten die Marktforscher konstant zweistellige Wachstumsraten.

RPA: Automatisierung wiederkehrender Prozesse

Doch was zeichnet Robotic Process Automation aus? Allgemein formuliert, beschreibt RPA den Einsatz von Software-Robotern, die wiederholbare Prozesse – für die traditionell Menschen nötig waren – vollständig automatisiert abwickeln. In der Regel handelt es sich hier um repetitive Aufgaben mit großen Datenmengen. Damit das funktioniert, imitieren die Software-Bots die einzelnen Arbeitsschritte, die die menschlichen Mitarbeiter anwenden, um die entsprechenden Aufgaben zu erledigen – wie den Login in eine Applikation oder die Dateneingabe.

Je nach Branche können Firmen die RPA-Technologie für unterschiedliche Prozesse einsetzen. Mögliche Szenarien sind zum Beispiel Kontoeröffnungen, die Bearbeitung von Patientenakten, die Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen oder die Überwachung der Lagerbestände.

Ein wesentliches Merkmal der RPA-Technologie ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz: Dadurch können die Software-Bots auf veränderte Umstände oder Ausnahmen reagieren und sich anpassen – was sie von klassischer IT-Automatisierung unterscheidet.

Richtig eingesetzt, birgt die Anwendung von Robotic Process Automation entscheidende Vorteile – womit die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben wird. Dazu zählen unter anderem:

• Schnellere Implementierung von Prozessautomatisierungen
  
• Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und Standards bei Prozessen
• Effizienzsteigerungen 
• Reduktion von Kosten 
• Entlastung der Mitarbeiter 
• 24/7-Betrieb

Das „richtige Einsetzen“ der RPA-Technologie ist jedoch leichter gesagt als getan.

Unklare Prozesse und mangelhafte Datenqualität als zentrale Herausforderungen

Denn dafür müssen Firmen einige Hürden überwinden. Das geht aus der Studie „Robotic Process Automation 2020“ von IDG Research hervor, über die unter anderem die Computerwoche berichtet hat.

Eine der größten Herausforderungen ist laut Studie die Dokumentation aller relevanten Prozesse im Unternehmen. Diese Dokumentation ist nötig, um genau analysieren zu können, für welche Prozesse eine Automatisierung mittels RPA infrage kommt – und für welche nicht. Wie die Studienautoren hervorheben, ist die Dokumentation jedoch vielerorts unzureichend. So gibt knapp jede vierte befragte Firma an, ihre Prozesse nur mangelhaft dokumentiert zu haben.

Als weitere Hürde nennt die Studie die Umsetzung einer hohen Datenqualität: 19 Prozent der Firmen hätten damit Schwierigkeiten. Wie aus der Studie hervorgeht, ist eine angemessene Datenqualität allerdings eine wichtige Voraussetzung, um Prozesse überhaupt analysieren und mithilfe von RPA-Technologie automatisieren zu können. Erschwerend komme hinzu, dass Firmen für dieses Gebiet spezielle Fachleute benötigen – die es aktuell am Markt kaum gebe.

Nicht zuletzt würden Punkte wie der hohe Aufwand bei der Implementierung von Softwarelösungen (14 Prozent) oder für Schulung und Weiterbildung (13 Prozent) den Entscheidern Kopfzerbrechen bereiten.

Mit Bezug auf die ISG-Studie konstatiert der Computerwoche-Beitrag deshalb, dass sich deutsche Unternehmen mit der Umsetzung von Robotic Process Automation eher schwer tun – auch wenn sie die Wichtigkeit dieser Technologie erkannt haben.

„Robotics as a Service“ von CANCOM und Natuvion Digital

Um Firmen dabei zu unterstützen, die Herausforderungen rund um die Einführung der RPA-Technologie erfolgreich zu meistern, hat CANCOM gemeinsam mit dem Partner Natuvion Digital das sogenannte „Robotics as a Service“-Angebot ins Leben gerufen. Konkret handelt es sich um ein RPA as a Service-Angebot, das vielfältige Leistungen umfasst und auf RPA-Lösungen im Office-Umfeld ausgerichtet ist.

Zentrales Element des Angebots ist die Implementierung der RPA-Plattform des Herstellers Blue Prism: Damit ist es möglich, sämtliche Kernkompetenzen zu bündeln und diese als Full-Service über die gesamte RPA-Journey anzubieten. Was den Plattformansatz ausmacht, beschreibt Jesko Schultes, Geschäftsführer und Mitgründer der Natuvion Digital:

„Der Plattformansatz ist darauf ausgerichtet, eine gemeinsame Basis für den gesamten Roboter-Lebenszyklus zu bieten, die zu nahezu 100 Prozent auf die Anforderungen des jeweiligen Betriebs zugeschnitten ist. Der Begriff Plattform ist im Wesentlichen getrieben durch Anbieter wie Facebook, Amazon, YouTube oder Netflix. Er ist aber auch in anderen Bereichen geläufig. So setzt zum Beispiel die Automobilindustrie auf Basisplattformen für ihre verschiedenen Fahrzeugmodelle und Modellreihen – und damit auf eine hohe Standardisierung und Skalierung der Anforderungen. VW etwa nutzt Plattformen im Kontext einer Baukastensystematik: Diese Plattformen bilden den Standard, um darauf basierend verschiedenste, individuelle Modelle zu entwickeln. Unterschiedliche Marken innerhalb des Konzernverbundes nutzen diese Methode. Genau das erreichen wir auch mit unserer Plattform – übergreifend standardisierte und skalierbare Roboter für unsere Kunden.“

Und dies geschehe aus gutem Grund: „Dadurch werden nicht nur Kosten in der Fertigung, sondern auch im Entwicklungs- und IT-Bereich gespart. So muss man beispielsweise dem Roboter nicht bei jedem Prozess neu anlernen, wie er diesen ausführen soll, da häufig identische Arbeitsschritte in den Backends durchgeführt werden – und sich deshalb Datenauswertungen, -verarbeitungen und -veredelungen modular wiederverwenden lassen. Das Resultat sind Skaleneffekte in bisher ungeahnter Größenordnung, die zu deutlichen Kostenvorteilen gegenüber Konkurrenten führen“, so Jesko Schultes.

Das „Robotics as a Service“-Angebot von CANCOM und Natuvion Digital beinhaltet unter anderem folgende Leistungen:

• Beratung: Damit Unternehmen Robot Process Automation in dafür sinnvolle Bereiche einführen, steht im ersten Schritt eine umfassende Beratung an – in der zahlreiche Prozesse und Prozessabläufe ausgewählt und bewertet werden. Das Ziel dabei ist, diejenigen Prozesse im Unternehmen zu identifizieren, die sich für eine Automatisierung mittels RPA-Technologie eignen.
• Implementierung und Betrieb: Stehen diese Prozesse fest, wird die RPA-Technologie in der entsprechenden Firma implementiert und betrieben. Zum Einsatz kommt in diesem Kontext die Automatisierungsplattform von Blue Prism – die als eine der weltweit führenden RPA-Plattformen gilt. Die Plattform wird auf die bestehende IT-Infrastruktur „aufgesetzt“, sodass die Infrastruktur selbst unverändert bleibt.
• Managed Hosting: Die komplette Infrastruktur, inklusive eingeführter RPA-Software, wird in den zertifizierten deutschen Rechenzentren von CANCOM gehostet und betrieben.

Wie Unternehmen von „Robotics as a Service“ profitieren, bringt Werner Schwarz (Vice President Corporate Strategy and Innovation, CANCOM) auf den Punkt:

„Mit dem Robotics as a Service“-Angebot, das wir gemeinsam mit unserem Partner Natuvion Digital anbieten, können Firmen RPA-Lösungen sinnvoll und unkompliziert in ihrem Betrieb einführen. Wir übernehmen sämtliche Leistungen, die für die Einführung sowie den stabilen und sicheren Betrieb nötig sind. Damit profitieren Unternehmen von allen zentralen Vorteilen, die Robotic Process Automation auszeichnen – wie Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und verbesserte Kundenzufriedenheit.“

„Robotics as a Service“ bei Harz Energie

Eine Firma, die das „Robotics as a Service“-Angebot in Anspruch nimmt, ist der zur Thüga-Gruppe gehörende Energiekonzern Harz Energie. Dieser versorgt in den Regionen Harz und Eichsfeld knapp 290.000 Menschen mit Strom, Erdgas und Trinkwasser.

Nicole Schleier, Verantwortliche bei Harz Energie für den Bereich Geschäftsprozesse, erkannte, dass einige Kernprozesse viel Zeit und Ressourcen benötigten. Dazu zählten in erster Linie Umzüge. So mussten Kunden häufig lange warten, bis Umzüge administrativ abgewickelt wurden – obwohl es sich eigentlich um Routinevorgänge mit den immer gleichen Abläufen handelte.

Um diesen Prozess deutlich effizienter zu gestalten, entschied sich Harz Energie für die Einführung der RPA-Technologie. Mithilfe von CANCOM und Natuvion wurde der Prozess dafür zunächst im Detail analysiert, dokumentiert und modelliert – um die RPA-Lösungen anschließend auf der Blue Prism-Plattform zu implementieren.

Bereut hat Harz Energie diese Einführung nicht. Im Gegenteil: Nach Angaben des Energieversorgers habe RPA auf Anhieb ermöglicht, 60 Prozent der jährlich 18.000 Fälle zu automatisieren. Und dies bringe mehrere Vorteile mit sich. Wie Harz Energie betont, haben Mitarbeiter nun mehr Zeit für höherwertige Aufgaben – weil Routinearbeiten wegfallen. Tatsächlich ließen sich durch RPA über 2.000 Arbeitsstunden einsparen. Außerdem seien die Gesamtkosten signifikant gesunken. „Dank eines tollen Projektteams konnten schnell die erwarteten Erfolge erzielt und Mitarbeiter entlastet werden“, so Nicole Schleier.

Für die Zukunft möchte Harz Energie weiter auf Robotic Process Automation setzen – und die Technologie sogar ausbauen. So plant der Energiekonzern, RPA für die Bereiche Rechnungswesen und Zählerstandsbearbeitung anzuwenden.

Sie möchten sich weiter zum Thema RPA und dem „Robotics as a Service“-Angebot von CANCOM und Natuvion informieren oder wünschen eine unverbindliche Beratung? Dann wenden Sie sich hier gerne an die Experten von CANCOM.