Durchdacht und vielseitig: Wie Microsoft Teams Rooms die Transformation zu hybridem Arbeiten fördern möchte

Lange gehörten hybride Meetings eher zur Ausnahme als zur Regel – obwohl die Technologie bereits vorhanden war. Nur zögerlich gestanden eine Handvoll großer Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen einige Homeoffice-Tage im Monat zu – bei guten Gründen wie dem Zahnarztbesuch oder einem kranken Kind. Auch wenn der Trend zu mehr Autonomie und Vertrauen da war, gingen die tatsächlichen Veränderungen bestenfalls langsam voran.

Aufwändiges Einwählen in eine Konferenzschaltung mit langen, kryptischen Zahlenfolgen und ein auf einer Leinwand im Besprechungsraum geteilter Bildschirm waren oft das höchste der Gefühle. Dies geschah meist, um Reisekosten zu sparen. Und die Versuche waren nicht neu – schon die Wirtschaftskrise von 2008 etwa hat für Strohfeuer in einer Online-Meetingkultur gesorgt, die anschließend wieder verschwand.

Hybride Meetings als neue Realität

Die COVID 19-Situation hat diesen Status quo nachhaltig verändert und hybrides Arbeiten im Unternehmensumfeld verankert: Seitdem gehören örtlich verteilte Teams, die ortsunabhängig – also hybrid – Meetings abhalten, fest zum Unternehmensalltag. Entsprechend hat sich eine hybride Meetingkultur in Unternehmen etabliert.

Fast am Ende des zweiten Pandemie-Jahres zeigt sich eindeutig, dass Arbeitnehmer:innen die neuen, agilen Möglichkeiten durch das hybride Arbeiten nicht mehr freiwillig hergeben werden. Zu groß sind die Vorteile: Mitarbeiter:innen, die im Homeoffice arbeiten, müssen sich am Morgen nicht mehr mit Stau und Parkplatzsuche herumärgern. Hinzu kommt das Mehr an Zeit und die deutliche einfachere Vereinbarkeit von Arbeit und Familie.

Arbeiternehmer:innen, denen der zufällige Wissensaustausch im Büro oder einfach der Arbeitsplatz zuhause fehlt, können weiterhin im Büro arbeiten. Schließlich berücksichtigt hybrides Arbeiten sowohl die Mitarbeiter:innen im Homeoffice als auch im Büro.

Natürlich hat die moderne Arbeitsweise nicht nur Vorteile. Eine Studie der Stanford-Universität hat vor kurzem bestätigt, was viele schon lange spüren: das Online-Fatigue-Syndrom. Probanden beschrieben vor allem schnellere Ermüdbarkeit und Ablenkbarkeit.

Die Studie führt dies besonders auf die zwischenmenschlichen Signale zurück, die im direkten Kontakt ausgetauscht werden – und online fehlen. Abhilfe können unter anderem regelmäßige Präsenztreffen und kurze Breakout-Sessions in Online-Meetings schaffen.

Allerdings funktioniert hybrides Arbeiten mit hybriden Meetings nur, wenn bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sind. Und zwar sowohl im Homeoffice als auch im Büro. Neben Laptops, Headsets und einer schnellen Internetverbindung für den Heimarbeitsplatz – was auch 2021 nicht überall selbstverständlich ist – müssen Firmen in Zukunft auch ihr Bürokonzept der neuen, hybriden Arbeitswelt anpassen.

Bedarf an Meetingräumen nicht ausreichend

So verfügen viele Unternehmen in ihren Büros über zu wenige Meetingräume. Und das ist inzwischen ein großes Problem. Denn angesichts der starken Zunahme von hybriden Meetings ist der Bedarf an Meetingräumen enorm gestiegen.

Um dieses Problem zu lösen, können Firmen größere Meetingräume in kleinere Räume umwandeln – um so die Anzahl bei gleichbleibender Fläche zu erhöhen. Zusätzlich sollten Unternehmen die durch Homeoffice freigewordene Bürofläche für die Abhaltung von Meetings verwenden.

In diesem Kontext gilt jedoch zu beachten, dass Betriebe sämtliche neue Meetingräume so einrichten müssen, dass darin hybride Meetings stattfinden können. Das bedeutet: Die Zusammenarbeit muss nicht nur innerhalb, sondern auch außerhalb des physischen Meetingraums möglich sein.

Damit das gelingt, sind verschiedene Voraussetzungen nötig. Eine stabile Internetverbindung alleine reicht nicht aus: So sind die meisten vorhandenen Meetingräume nicht auf moderne Kollaborationslösungen wie Microsoft Teams – die für das Abhalten hybrider Meetings erforderlich sind – ausgerichtet. Dies wäre allerdings dringend nötig, um etwa Produktivitätseinbußen zu vermeiden.

Was Microsoft Teams Rooms möglich macht

Genau an diesem Punkt setzt Microsoft Teams Rooms an. Hier handelt es sich um eine Lösung von Microsoft, die speziell für den Einsatz in Meetingräumen konzipiert wurde. Die Lösung besteht aus der Software Microsoft Teams Rooms und zertifizierter Hardware von Anbietern wie Poly, Yealink oder HP Inc. und ermöglicht die native Nutzung von Microsoft Teams in Meetingräumen. Entsprechend sind alle Funktionen von Microsoft Teams Rooms – egal ob Audio oder Video – für Besprechungen über Microsoft Teams optimiert.

Wie Microsoft hervorhebt, können Mitarbeiter:innen damit auch im Büro sämtliche Funktionen und Vorteile von Microsoft Teams nutzen. Dies sei bei einer nicht-nativen Nutzung nicht möglich.

Als optimales Addon für Microsoft Teams Rooms bietet sich das Surface Hub 2S an – so der Hersteller. Das Gerät dient als all-in-one: Es kann sowohl als digitales Whiteboard, Meeting-Plattform als auch Collaboration Hub verwendet werden. Die automatische Transkription mit Stimmerkennung verschiebt laut Microsoft den Fokus von Protokollierung auf Partizipation. Zudem nutze KI-gesteuerte Sprechererkennung alle in einem Raum verfügbaren Geräte wie Mikrofone und Kameras, um immer den Fokus auf der gerade sprechenden Person zu halten. Raumbuchungen und Meetingeinladungen ließen sich mit wenigen Gesten oder per Voice Control ausführen.

CANCOM unterstützt bei der Umsetzung

Wenn es darum geht, Microsoft Teams Rooms in den jeweiligen Büroumgebungen einzuführen, leistet CANCOM umfangreiche Unterstützung. So hat der IT-Konzern mit dem sogenannten Microsoft Teams Rooms Proof of Concept (PoC) hierfür eine ganzheitliche Lösung im Portfolio. Wie CANCOM betont, können Firmen ihre Meetingräume damit für sämtliche Anforderungen ausstatten, die hybride Meetings mit sich bringen.

Neben individuellen Beratungs- und Installationsleistungen bietet die Lösung von CANCOM auch die Möglichkeit, Microsoft Teams Rooms in den jeweiligen Meetingräumen mit zertifizierter Hardware, inklusive Surface Hub, ausgiebig zu testen.

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