Audio- und Videotechnik sowie flexible Interaktionsmöglichkeiten sind essenziell, wenn Unternehmen eine erfolgreiche Besprechung führen möchten. Die Redaktion von CANCOM.info präsentiert die unterschiedlichen Facetten der Konferenzraumtechnik – die, wenn richtig zusammengestellt, entscheidend zu einer optimierten Zusammenarbeit beiträgt.
26. Juli 2022
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Bild: © Microsoft
Hybrides Arbeiten spielt eine immer größere Rolle im Berufsalltag. Eine flexible Work-Life-Balance einerseits und Kosteneinsparungen und Produktivität andererseits machen dieses Modell sowohl für Mitarbeitende wie auch für Unternehmen attraktiv. Die technischen Voraussetzungen müssen jedoch erst geschaffen werden – etwa, um hybride Meetings erfolgreich durchführen zu können.
Bevor allerdings die konkrete Konferenzraumtechnik ausgewählt wird, stehen folgende Überlegungen an: Welche technischen Anforderungen bestehen und welche Funktionen sind notwendig, damit Unternehmen ihre jeweiligen Besprechungsräume bestmöglich nutzen können?
Um diese Frage zu beantworten, müssen Unternehmen bei der technischen Einrichtung nicht nur ihre aktuelle Situation sondern auch die künftige Entwicklung betrachten. Gibt es mehrere Räume, die als Konferenzraum ausgestattet werden sollen? Besteht die Möglichkeit, Räume zu vergrößern oder mit angrenzenden Räumen zu verknüpfen? Für wie viele Menschen sind die jeweiligen Räume ausgelegt? Sollen Videokonferenzen stattfinden können? Welche Form von Präsentationstechnik ist notwendig?
Wichtig ist zudem die Frage, für welche Zwecke die Konferenzräume vorgesehen sind. Möglich sind verschiedene Szenarien wie:
Keine Konferenzraumtechnik kommt ohne Strom oder Internet aus. Bereits bei den Basics müssen Unternehmen beachten, wie sie den Konferenzraum nutzen möchten, welche Anschlüsse sie benötigen und wo diese zweckdienlich zum Einsatz kommen.
Ob online oder in Präsenz: Wenn es um geschäftliche Besprechungen geht, sollte Internet verfügbar sein, um möglichst reibungslose Prozesse zu garantieren. Hier besteht entweder die Option, WLAN, also kabellose Netzwerke, zu verwenden oder Ethernet. Letzteres muss zwar angeschlossen werden, erreicht dafür jedoch hohe Geschwindigkeiten und ist robuster gegenüber Anfälligkeiten. In der Regel eignet sich eine Kombination aus beiden Zugängen. Stellen Sie sicher, dass das Internet in den Konferenzräumen für die entsprechende Personenanzahl ausgelegt ist und über die nötige Reichweite verfügt.
Die Anschlusstechnik, die für die Planung der Büroräumlichkeiten eine wichtige Rolle spielt, beinhaltet ausreichend Anschlussoptionen für Strom, Netzwerk und AV-Technik. Firmen sollten die Technik sinnvoll im Raum verteilen – in Form von Wand- und Tischanschlussfeldern sowie Bodentanks.
Neben Steckdosen lassen sich zusätzliche Anschlüsse für USB-, HDMI-, RCA- oder Coaxial-Kabel je nach Bedarf modular zusammenstellen und in das individuelle Gesamtkonzept integrieren.
Gute Besprechungsergebnisse setzen eine gute Sprachverständlichkeit voraus – damit nicht nur die Sitznachbarn im Konferenzraum bestmöglich verstanden werden, sondern auch die präsentierende Person sowie die virtuell zugeschalteten Kollegen auf den Bildschirmen. Dafür ist eine gute Audiotechnik erforderlich. Konkret benötigen Unternehmen ganzheitliche Beschallungslösungen im Konferenzraum.
Die Grundlage für die Audiotechnik bildet eine gute Raumakustik, die durch geringe Nachhallzeiten und einen angenehmen Lautstärkepegel definiert wird. Dies erfordert schallabsorbierende Flächen an Wänden, Decke und Boden. Durch beispielsweise Teppichböden oder akustische Paneele lässt sich die Raumakustik zusätzlich verbessern.
Erst dann kommt die technische Ausstattung ins Spiel. Diese wird in zwei Hauptbereiche aufgeteilt: Mikrofone und Lautsprecher.
Bei Mikrofonen steht dabei eine vielfältige Auswahl zur Verfügung:
Hier gilt es – je nach Größe des Raumes und der Anzahl der sprechenden Personen – ein geeignetes Modell zu wählen. Bei einer Schulung beispielsweise, bei der nur der Referent spricht, kann ein Ansteckmikrofon ausreichend sein.
In einer Besprechung dagegen kommen alle Teilnehmenden zu Wort, sodass das Mikrofon in der Lage sein muss, Sprache aus allen Richtungen zu erfassen. Dafür eignen sich Grenzflächenmikrofone. Sie nehmen von allen Seiten (omnidirektional) und auch von entfernten Personen Sprachsignale auf und erzeugen keine Rückkopplung. Viele Grenzflächenmikrofone erfassen eine Benutzeranzahl von bis zu zehn Personen im Umkreis von vier Metern. Zudem lassen sie sich flexibel auf dem Tisch, an der Decke oder der Wand befestigen und mit weiteren Mikrofonen verknüpfen – je nach Konferenzraumgröße.
Prinzipiell sollten Unternehmen folgende Aspekte bei der Wahl des Mikrofons beachten:
Gute Besprechungsergebnisse setzen eine gute Sprachverständlichkeit voraus
Bei der Verwendung mehrerer Mikrofone müssen diejenigen, die nicht in Benutzung sind, stummgeschaltet werden, um eine Rückkopplung zu vermeiden. Damit sich Teams während der Besprechung nicht um dieses Detail kümmern müssen, kann es hilfreich sein, ein Diskussionssystem oder einen Automatikmischer einzusetzen. Ein solches System erkennt und verstärkt die Stimme des jeweiligen Sprechers automatisch, während es gleichzeitig die anderen Mikrofone ausschaltet. Auf diese Weise sind Rückkopplungen ausgeschlossen.
Häufig an die Mikrofone gekoppelt sind dabei Lautsprechersysteme. Doch selbst unabhängig von der Verbindung mit einem Mikrofon gibt es eine breite Auswahl:
Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn das Soundsystem auch für Filme und Musik in hoher Qualität genutzt werden soll. Andernfalls reicht eine der vorherigen Optionen aus.
Wenn es um Lautsprechersysteme geht, haben Firmen grundsätzlich die Wahl, ob sie die Lautsprecher verkabeln oder per Bluetooth verbinden möchten. Bei einer kabellosen Übertragung besteht das Risiko, dass Störungen auftreten können, auch wenn Bluetooth 4.0 und neuere Versionen nahezu reibungslos funktionieren.
Gerade für Videokonferenzen eignen sich am besten Gesamtlösungen, bei denen Mikrofon und Lautsprecher in einem System integriert sind. Das können Soundbars sein, die an der Wand angebracht werden oder Konferenzlautsprecher, die auf dem Tisch liegen.
Wer sich für den Kauf eines Lautsprechers entscheidet, sollte auf jeden Fall diese Aspekte berücksichtigen:
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