Audio- und Videotechnik sowie flexible Interaktionsmöglichkeiten sind essenziell, wenn Unternehmen eine erfolgreiche Besprechung führen möchten. Die Redaktion von CANCOM.info präsentiert die unterschiedlichen Facetten der Konferenzraumtechnik – die, wenn richtig zusammengestellt, entscheidend zu einer optimierten Zusammenarbeit beiträgt.
26. Juli 2022
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Lesedauer: ca. 10 Min.
Bild: © Microsoft
Für Videokonferenzen wie für Präsentationen ist die Bildübertragung nicht mehr wegzudenken. Dabei ist die Raumgröße entscheidend dafür, welche Lösung die besten Ergebnisse erzielt. Zur Auswahl stehen sowohl geeignete Kameras für die Videoübertragung als auch Präsentationstechnik in Form von Beamern und Bildschirmen in Konferenzräumen.
Egal, ob Firmen Kameras, Beamer oder Projektoren einsetzen möchten: Zunächst müssen sie gute Bedingungen für deren Einsatz schaffen – unabhängig von der Tages- oder Jahreszeit. Damit das gelingt, sollte ein Raum möglichst gleichmäßig und weder zu hell noch zu dunkel beleuchtet sein.
Vorhänge, Jalousien oder Markisen ermöglichen Lichtschutz bei hoher Sonneneinstrahlung. Für eine optimale Beleuchtung sollte es idealerweise verschiedene Deckenlampen geben, um gezielt einen Teil des Raumes zu beleuchten oder zu verdunkeln. Dimmbare Leuchtmittel bieten den Vorteil, dass sich die Helligkeitsstufe individuell einstellen lässt.
Die Bildwiedergabe moderner Kameras beschränkt sich längst nicht mehr nur auf scharfe Aufnahmen und originalgetreue Farbdarstellung. Kameras mit PTZ-Funktion (pan, tilt, zoom) erkennen bei einer Videokonferenz dank Künstlicher Intelligenz den Sprecher und verändern automatisch die entsprechende Richtung und den Zoom. Speziell für Besprechungen ausgelegte Videotechnik umfasst häufig eine Integration von Mikrofon und Lautsprecher – sodass Unternehmen lediglich ein System anschließen müssen.
Wichtige Kriterien für die Kamerawahl sind:
Tipp: Eine besondere Funktion bieten Dokumentenkameras. Die hochauflösenden Visualizer sind darauf ausgelegt, Gegenstände dreidimensional und plastisch darzustellen oder Dokumente präzise wiederzugeben. Firmen, die häufig Videokonferenzen aufsetzen, um analoge Objekte standortübergreifend zu diskutieren, können damit die Qualität ihrer Videokonferenzen erheblich verbessern.
Über einen Beamer ist es möglich, eine Präsentation oder Videokonferenz unkompliziert zu teilen. Einzige Voraussetzung ist eine geeignete Projektionsfläche, für die Unternehmen entweder eine weiße Wand oder eine ausfahrbare Leinwand verwenden können. Mit einer Deckenhalterung ist der Beamer zu jeder Zeit aufgeräumt und einsatzbereit.
Helle Räume wirken sich auf die Benutzung eines Beamers unter Umständen nachteilig aus. Denn nur mit entsprechender Leuchtkraft schafft es der Beamer, Bilder in ausreichendem Kontrast darzustellen. Hier können Fensterverdunklungen und flexible Lichttechnik helfen.
Bei der Wahl eines Beamers sollten Unternehmen besonders auf folgende Merkmale achten:
Neben Beamer und Projektoren bieten Displays eine weitere Möglichkeit, Inhalte zu teilen. Der große Vorteil gegenüber Beamern ist die Regulierbarkeit von Helligkeit und Kontrastverhältnis. Zudem lassen sich Displays erweitern und miteinander verknüpfen, sodass Firmen die passende Größe für ihren Konferenzraum selbst bestimmen können. Beispielsweise gibt es die Option, eine Videowall aus mehreren Displays zu bauen oder Inhalte auf unterschiedlichen Displays aufzuteilen. Im letzteren Fall kann das erste Display etwa die Teilnehmenden einer Videokonferenz zeigen, während der zweite Monitor die Präsentation abbildet.
Erhebliche Vorteile bieten Displays mit Touchscreen – die Referenten wie ein Whiteboard nutzen können. Viele Displays lassen sich sogar im Hochformat als auch im Querformat verwenden – je nach Bedarf. Fahrbare Monitorständer ermöglichen zusätzliche Flexibilität. Wer außerdem eine Wandhalterung installiert, profitiert von einer schlanken Aufbewahrung und sicheren Befestigung.
Beim Kauf eines Displays für den Einsatz in Konferenzräumen gilt es, folgende Faktoren miteinzubeziehen:
Bild: © Microsoft
Die Vielfalt an Möglichkeiten für Audio-, Video- und Präsentationstechnik führt dazu, dass die Zusammenstellung der Konferenzraumtechnik gut aufeinander abgestimmt werden muss. In diesem Kontext bietet es sich an, ein ganzheitliches Konferenzsystem zu erwerben, das im Paket bereits alle notwendigen Audio- und Videozugänge enthält und sich auf die jeweilige Raumgröße und Personenanzahl anpassen lässt.
Ein solches Konferenzsystem ist beispielsweise Microsoft Teams Rooms: Damit können Unternehmen ihre Erfahrungen aus den Online-Meetings mit Microsoft Teams auf ihre Büroräumlichkeiten erweitern. Wie Microsoft hervorhebt, ist Microsoft Teams Rooms einfach und intuitiv zu bedienen – sodass sich Unternehmen ganz auf ihre Videokonferenz konzentrieren können.
Neben der Software steht Unternehmen eine Reihe von Hardware-Lösungen zur Verfügung, die für Microsoft Teams Rooms zertifiziert sind, Audio- und Videotechnik inkludieren und auf eine vorgegebene Raumgrößte und Personenanzahl optimiert sind.
Für kleine Räume können Unternehmen etwa eine minimalistische Meetingbar wählen, die mit Kamera, Lautsprecher und Mikrofon ausgestattet ist – inklusive Touchpanel für die Steuerung. Für besonders große Konferenzräume bietet sich wiederum ein Set aus zwei Deckenmikrofonen, vier Wandlautsprechern, zwei Kameras, einem Mini-PC und einem leistungsstarkem Touchpanel an. Zusätzlich besteht die Option, weitere Mikrofone, Kameras und Lautsprecher anzuschließen, um so den Konferenzraum vollständig zu erfassen.
Ferner ist es möglich, Microsoft Teams Rooms mit dem Surface Hub 2S zu verknüpfen. Dieses Gerät können Firmen unter anderem als interaktives Whiteboard nutzen, um Brainstormings abzuhalten oder kleinteilige Grafiken und Präsentationen darzustellen – wobei Unternehmen direkt auf ihre Office 365-Dateien zugreifen können.
Der im Surface Hub 2S integrierte Akku sowie der drahtlose Netzwerkempfänger erlauben dabei eine hohe Mobilität – so Microsoft.
Wie der Hersteller betont, liegt der Vorteil des Konferenzsystems Microsoft Teams Rooms nicht zuletzt an der zentralen Mediensteuerung in Form eines Touch Pads. Darüber hätten Unternehmen die Möglichkeit, diverse Einstellungen zu Bild und Ton vom Tisch aus zu regeln.
Weiterhin könnten Firmen Microsoft Teams Rooms im Vorhinein konfigurieren, individuelle Einstellungen während eines Meetings vornehmen sowie Geräte mit der gesamten, für Microsoft Teams Rooms zertifizierten Hardware verknüpfen. Sogar ein Raumbuchungssystem ließe sich vollständig integrieren.
Um Kunden dabei zu unterstützen, die Gestaltung des Konferenzraums exakt auf die individuellen Bedürfnisse zuzuschneiden, bietet CANCOM eine Vielzahl von Leistungen an. Neben einer ganzheitlichen Beratung, die von Audio- und Videotechnik über Präsentationsmodi bis zur Gesamtausstattung von Büroräumen für Videokonferenzen reicht, übernimmt CANCOM auch die Einrichtung der jeweils benötigten Hardware – inklusive Einführung in die Benutzung.
Unternehmen können hierzu den CANCOM-Workshop „Microsoft Teams Rooms Proof of Concept“ buchen. Weitere Informationen zum Workshop und zu Microsoft Teams Rooms finden Sie auf der exklusiven Themenseite. Außerdem können Sie dort über ein Kontaktformular mit den Experten von CANCOM in Verbindung treten.
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