So werden hybride Meetings zum Erfolg

Hybride Meetings mit Teilnehmern vor Ort und zugeschaltet benötigen zuallererst moderne Besprechungsräume. Klassische Büroräume derart umzugestalten, bedeutet einen erheblichen Aufwand. So muss die Kompatibilität zwischen den verschiedenen Mediensystemen gewährleistet sein, gleichzeitig sollen sich diese einfach und intuitiv nutzen lassen. Zudem müssen Audio und Video eine hohe Qualität aufweisen und den kompletten Raum abdecken, sodass jeder gut gehört wird und alle Teilnehmer dem Meeting folgen können. Auch die Investitionskosten in neue Technik sind oft nicht unerheblich.

Unternehmen können sich aber Unterstützung holen: Spezielle Meeting Room as a Service (MRaaS) Angebote ermöglichen es Unternehmen, ihre Büroräume schnell, einfach und ohne hohe Investitionskosten für hybride Meetings umzufunktionieren. Beim IT-Dienstleister CANCOM beispielsweise müssen Unternehmen nur ihre gewünschte Meetingraum-Größe angeben – und erhalten ein passendes Rundum-Service-Paket zu einem monatlichen Festpreis pro Meetingraum. Darin enthalten sind sowohl die technische Ausstattung der Besprechungsräume als auch Betriebs- und Supportleistungen. Hohe Anschaffungskosten entfallen ebenfalls. Die so geschaffenen modernen Meetingräume können eine optimale technische Grundlage für alle Teilnehmenden schaffen, um sich voll einzubringen – egal von welchem Ort sie sich ins Meeting einwählen.

Das sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren für hybride Meetings

Aber nicht nur die Technik ist für produktive, effiziente und angenehme Meetings entscheidend. Auch der Meeting-Verantwortliche und die Teilnehmer sollten bestimmte Regeln und Verhaltensweisen befolgen. Welche das sind, erklärt Giulia Bührer, Agile Marketing Project Manager bei CANCOM, im Interview.

CANCOM.info: In deiner Position als Agile Marketing Project Manager bei CANCOM hast du schon viele Meetings durchgeführt – sowohl vor Ort, hybrid oder auch komplett remote. Gibt es Punkte, die grundsätzlich bei Meetings zu beachten sind?

Giulia Bührer: Wichtig für Meetings jeder Art sind Teilnehmerbeteiligung, klare Kommunikation, Struktur, Zeitmanagement, Meeting-Kultur, Höflichkeit, Respekt und aktives Zuhören. damit ihr voller Fokus auf dem Meeting liegt.

CANCOM.info: Speziell hybride Meetings zeichnen sich nun dadurch aus, dass nicht alle Teilnehmer vor Ort sind. Unabhängig davon, ob es sich um ein Teammeeting oder eine Projektbesprechung handelt. Was gibt es bei hybriden Meetings in erster Linie zu berücksichtigen?

Giulia Bührer: Zunächst ist es ganz wichtig, klare Erwartungen zu definieren und ein Ziel für das Meeting festzulegen. Das geht einher mit einer zugehörigen Agenda – woraus sich wiederum der Teilnehmerkreis ergibt. Alle Teilnehmenden sollten eine Rolle zugewiesen bekommen, damit sie im Vorfeld genau wissen, was sie im Termin erwartet. So können sie sich entsprechend vorbereiten, aktiv im Meeting einbringen – und einen Mehrwert aus dem Meeting ziehen.

Darüber hinaus zeichnen sich hybride Meetings durch funktionierende Technik aus, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Dabei sollte die Kamera immer aktiviert sein, da dies die Kommunikation erheblich vereinfacht – dann sieht man zum Beispiel auch die Mimik und Gestik. Wichtig ist außerdem, dass die Teilnehmenden pünktlich erscheinen – exakt wie bei Meetings vor Ort.

CANCOM.info: Wie stellst du sicher, dass sich alle abgeholt fühlen?

Giulia Bührer: Zum einen – wie gerade schon erwähnt – ist eine strukturierte Agenda für eine gute Vorbereitung hilfreich. Das ermöglicht es, im Termin den Fokus auf die relevanten Themen zu wahren. Zum anderen ist es wichtig, eine Moderation zu haben: Diese sorgt dafür, dass alle Themen in der vorgegebenen Zeit besprochen werden und direkt nächste Schritte oder Aufgaben festgehalten werden können.

CANCOM.info: In deiner Position moderierst du regelmäßig und häufig hybride Meetings. Wendest du hier bestimmte Kniffe an, um die Meetings für alle so effizient und angenehm wie möglich zu gestalten?

Giulia Bührer: Insbesondere bei längeren Meetings sollten auf jeden Fall Pausen eingeplant werden, um die Aufmerksamkeit zu gewährleisten. Zudem sind interaktive Methoden eine gute Möglichkeit, um die Teilnehmenden aktiv zu beteiligen – zum Beispiel kann man zwischendurch thematisch passende Umfragen in das Meeting einbauen. Auch visuelle Tools wie z.B. Whiteboard Tools können dazu dienen, gemeinsame Ideen zu visualisieren. So kann man beispielsweise auch virtuell Brainstormings durchführen. Eine gute Möglichkeit sind auch sogenannte „Quick Meetings“: Das heißt, man stellt Termine z.B. nicht für 60 oder 30, sondern für 50 oder 20 Minuten ein – so spart man automatisch etwas Zeit.

CANCOM.info: Welche Herausforderungen hast du bei hybriden Meetings in der Vergangenheit beobachtet? Woran hakt es am häufigsten?

Giulia Bührer: Die gängigsten Probleme sind mangelnde Interaktion und Proaktivität der Teilnehmer. Vor allem, wenn ein Großteil der Runde vor Ort im Meetingraum sitzt. Dann fühlen sich die Zugeschalteten ausgeschlossen oder bringen sich nicht aktiv ein. Ein weiteres Problem sind Unpünktlichkeit und technische Probleme, wenn sich Teilnehmer z.B. nicht einwählen können. Das beeinträchtigt letztendlich die Effizienz des Meetings.

CANCOM.info: Wie reagierst du auf diese Herausforderungen?

Giulia Bührer: Zum einen kann man eine Meeting-Kultur etablieren. Also Impulse geben, wie man effiziente Meetings gestaltet, von der Termineinladung bis zur Dokumentation der Ergebnisse. Zum anderen bietet sich das regelmäßige Einholen von Feedback aus den Teams an. So lassen sich gemeinsam die Probleme identifizieren und dementsprechend Lösungen für eine Verbesserung der Meeting-Kultur finden.

CANCOM.info: Du hast das Thema Meeting-Kultur angesprochen. Welche Punkte sind zu beachten, um eine solche Meeting-Kultur zu etablieren?

Giulia Bührer: Wichtig ist eine offene Kommunikation, also Erwartungen abzustecken, aus der Runde Feedback zu sammeln sowie gemeinsame Regeln für hybride Meetings zu vereinbaren. So etwas sollte gemeinsam erarbeitet werden, damit wirklich jeder dahintersteht.

Außerdem ist es entscheidend, ein Bewusstsein für die unterschiedlichen Bedürfnisse und Arbeitsumgebungen zu schaffen, um das Meeting bestmöglich durchzuführen. Zum Beispiel: Manche mögen lieber kurze Meetings, manche lange. Einige schalten sich gerne von unterwegs zu, zum Beispiel aus dem Auto. Andere möchten immer vor Ort sein. Und wieder andere bleiben auch im Büro gerne an ihrem Platz sitzen und schalten sich zu, statt in den Meetingraum zu kommen.

CANCOM.info: Was sind deine 3 Top-Tipps für erfolgreiche hybride Meetings?

Giulia Bührer: Erster und wichtigster Punkt ist die Vorbereitung, sprich eine klare Agenda und eine Zielsetzung zu haben. Zweitens sollte der Moderator die aktive Beteiligung sicherstellen, durch gezielte Moderation des Meetings aber auch durch die Einbindung der Meetingteilnehmer.

Mein dritter Tipp ist das sogenannte Time-Boxing: Dabei erhält jeder Agendapunkt einen bestimmten Zeitrahmen. Bei einem 60-Minuten-Meeting mit zehn Agendapunkten kann ein festgelegtes Zeitkontingent pro Punkt helfen, dass man sich nicht verzettelt und alle Punkte schafft. Wenn z.B. Diskussionen aus dem (zeitlichen) Rahmen laufen, muss die Moderation einschreiten und wieder zum eigentlichen Thema hinlenken.

CANCOM.info: Wenn du ein Fazit ziehen müsstest: Was zeichnet aus deiner Sicht das perfekte hybride Meeting aus?

Giulia Bührer: Das perfekte hybride Meeting ist für mich, wenn der Meeting-Verantwortliche bzw. die Moderation alle aktiv miteinbezieht und abholt. Der Ablauf ist klar strukturiert, effizient und zielorientiert. Gleichzeitig beteiligen sich alle Teilnehmer am Meeting proaktiv. Zudem ist eine gewisse Flexibilität gegeben: Wenn z.B. eine relevante Person nicht teilnehmen kann, aber auf Infos aus dem Meeting angewiesen ist, verschiebt man nicht zwingend den ganzen Termin. Vielmehr zeichnet man das Meeting auf und stellt dieses im Nachgang zur Verfügung. Nicht zuletzt findet nach dem Meeting eine Dokumentation statt. Das bedeutet, dass die Ergebnisse in einer geeigneten Form festgehalten, evtl. aufbereitet und zum Beispiel per E-Mail in die Runde geschickt werden. So haben auch Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, die wichtigsten Infos zur Hand. Außerdem können so die Vereinbarungen des Termins für alle transparent festgehalten werden – und für etwaige Follow-up-Termine hat man schonmal einen gemeinsamen Arbeitsstand.